Un client, plusieurs entreprises : garder des livres distincts pour chacune

Un client dit avoir « ouvert une deuxième entreprise ». Est-ce une nouvelle société, une société à numéro qui détient un immeuble, une société de personnes ou seulement un autre nom commercial? Une entité juridique est la personne ou l’organisation reconnue par la loi, pas simplement le nom affiché. Confirmez d’abord la structure. Elle détermine combien de livres et d’inscriptions sont nécessaires, et qui devrait voir chaque dossier.

Ce guide explique comment garder séparée la tenue de livres d’entités juridiques distinctes au quotidien. Il ne traite pas de la consolidation, qui réunit leurs résultats dans un seul ensemble d’états financiers. C’est un autre travail comptable, avec ses propres règles.

Confirmer l’entité avant de toucher aux livres

Avant d’ouvrir un dossier, demandez s’il s’agit d’une entité distincte ou d’une division, d’un emplacement ou d’un nom commercial d’une entité existante. Selon les directives de l’Agence du revenu du Canada, une entreprise reçoit généralement un seul numéro d’entreprise, son identifiant fiscal. Chaque entité distincte a besoin de sa propre inscription et de ses comptes de programme. Ceux-ci peuvent viser la paie ou la taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée (TPS/TVH). Un seul numéro pour une « deuxième entreprise » peut indiquer une seule entité avec deux noms d’exploitation.

Obtenez une confirmation écrite du client ou de son conseiller. Ne vous fiez pas seulement à une description verbale. Cette réponse détermine s’il faut une autre fiche Entreprise, une liste de tâches récurrentes et un calendrier de production.

Structure : une fiche client, plusieurs fiches d’entreprise

Dans Bookwits, une fiche client peut contenir plusieurs fiches « Entreprise ». Chacune peut représenter une entité distincte avec ses documents et ses tâches. Le cabinet n’a donc pas à créer une relation client séparée, avec un autre accueil, une autre facturation et d’autres échanges, pour chaque entité. Gardez une relation client tout en organisant séparément le travail de chaque entreprise.

Ce que Bookwits ne fait pas, c’est fusionner ou consolider les résultats financiers de ces entités. Ce n’est pas un grand livre et il ne produit pas d’états financiers combinés. Si le client a besoin d’un rapport consolidé entre les entités, il s’agit d’un exercice comptable distinct, réalisé dans le logiciel comptable ou par le comptable, en utilisant les livres de chaque entité comme intrants.

Vérifier les dates et la fréquence pour chaque entreprise

Vérifiez les dates de chaque entreprise au lieu de supposer qu’elles concordent. L’une peut déclarer sa TPS/TVH annuellement et l’autre chaque trimestre. L’une peut terminer son exercice, soit son année financière, en décembre et l’autre en juin selon sa date de constitution. La fréquence de tenue de livres peut aussi différer. Créez les tâches récurrentes pour chaque entité. L’échéance d’une entreprise ne couvre pas l’autre.

Ne donnez pas à une tâche récurrente seulement le nom du client. Ajoutez aussi l’entité. Une tâche de « production trimestrielle de TPS/TVH » doit préciser le numéro d’entreprise et la fréquence de déclaration. Une autre personne doit pouvoir la comprendre dans six mois.

Vérifier qui peut voir les dossiers de chaque entreprise

Les personnes qui travaillent pour un client n’ont pas toutes besoin de voir chaque entreprise. Une personne débutante peut faire les écritures quotidiennes d’une entreprise pendant qu’un collègue expérimenté traite une entité plus complexe. Les directives de l’Agence du revenu du Canada lient l’autorisation au numéro d’entreprise précis ou aux identifiants de la personne. Un même propriétaire ne partage donc pas automatiquement ces accès entre ses entités.

Vérifiez les réglages d’accès disponibles dans Bookwits et qui peut voir les dossiers de chaque entreprise. Attribuer du travail à une personne ne limite pas à lui seul ses accès. Ne présumez pas qu’une fiche Entreprise distincte a ses propres permissions. Si les réglages disponibles ne permettent pas la séparation nécessaire, réglez le plan d’accès avant de partager les dossiers.

Une courte liste de vérification avant de traiter une « nouvelle » entité

Vérifications à effectuer avant de traiter quelque chose comme une entité distincte

Question	Si oui	Si non
A-t-elle son propre numéro d’entreprise ou sa propre constitution?	Traiter comme une entité distincte/fiche Entreprise	Probablement une division ou un nom commercial de l’entité existante
A-t-elle sa propre fin d’exercice?	Construire un calendrier de tâches récurrentes distinct	Confirmer si elle partage réellement celui déjà en place
Des membres du personnel différents y travailleront-ils?	Vérifier les réglages disponibles et qui peut voir les dossiers de chaque entreprise	Confirmer que les accès existants conviennent aux dossiers

Répondez à ces trois questions avant de créer un dossier. Cela évite de mélanger les opérations de deux entités dans un seul dossier. Cela évite aussi de créer des dossiers en double pour une seule entité qui porte deux noms.