Demander des documents manquants aux clients : courriels et méthode de suivi
Trois modèles de courriels et des étapes simples pour demander les documents comptables manquants et suivre les réponses partielles.
Une bonne demande précise le document manquant, la période visée, le lieu de transmission et la personne à contacter. Une bonne méthode indique aussi à votre équipe ce qui est arrivé, ce qui doit être vérifié et ce qui bloque la prochaine étape. Un courriel bien rédigé ne remplace donc pas un suivi partagé.
Ce guide s’adresse aux cabinets qui recueillent des pièces pour des travaux convenus. Les messages sont des exemples originaux à adapter, et non une promesse de réponse. Remplacez tous les éléments entre crochets avant l’envoi et utilisez le canal approuvé par votre cabinet pour les renseignements sensibles.
1. Définir la pièce manquante avant de rédiger
« Envoyez vos documents » laisse souvent trop de questions. Nommez l’entreprise, le compte ou le document, la période et la partie manquante. Si vous avez besoin du relevé complet, demandez-le plutôt qu’une capture du solde. Si la personne s’occupe de plusieurs sociétés, précisez laquelle est concernée.
- Pièce : le relevé complet du compte professionnel concerné.
- Période : les dates précises de début et de fin.
- Objectif : les travaux convenus auxquels la pièce servira.
- Transmission : la demande ou l’espace de dépôt approuvé.
- Délai : votre date souhaitée, distincte de toute échéance légale.
Vérifiez les dépôts existants avant de relancer le client. Un document peut être mal classé, joint à un autre échange ou en attente de vérification. Désignez une personne responsable pour éviter que deux collègues transmettent des listes différentes.
2. Modèle : la première demande
Objet : [Entreprise] — documents requis pour [période]
Bonjour [nom],
Nous préparons [travaux convenus] pour [entreprise]. Merci de transmettre les éléments suivants dans [espace approuvé] au plus tard le [date souhaitée] :
- [Document, identifiant du compte et période].
- [Document, entité et période].
- [Explication précise concernant une pièce déjà reçue].
Si un élément ne s’applique pas ou n’est pas encore disponible, indiquez lequel et sa date de disponibilité prévue. Ne transmettez aucun mot de passe ni identifiant de connexion bancaire.
Pour toute question, communiquez avec [responsable] par [moyen approuvé]. Merci, [nom et cabinet].
La liste du courriel doit correspondre à la demande réelle. Le client ne devrait pas devoir comparer trois versions dans un courriel, un tableur et un portail. Si vous modifiez les éléments requis, expliquez le changement plutôt que de remplacer discrètement la liste initiale.
3. Modèle : reconnaître une réponse partielle
Objet : [Entreprise] — éléments encore requis pour [période]
Bonjour [nom],
Merci pour [pièces reçues]. Nous les avons reçues et leur vérification est en cours. Il nous manque encore [éléments et périodes]. Merci de les ajouter dans [même espace approuvé] avant le [date souhaitée], ou de prévenir [responsable] si ce délai n’est pas possible.
Nous avons reçu [pièce], mais il nous faut [pages ou précisions manquantes] pour l’utiliser. Il n’est pas nécessaire de renvoyer les autres pièces déjà confirmées. Merci, [nom].
Une pièce « reçue » n’est pas forcément « utilisable pour les travaux ». Un relevé incomplet peut nécessiter une précision. Décrivez le manque de façon ciblée et respectueuse. Ne considérez pas toute la demande comme terminée à la réception d’une seule pièce jointe.
4. Modèle : signaler un blocage sans créer une fausse urgence
Objet : Action requise : [pièce] bloque [travaux convenus]
Bonjour [nom],
Nous attendons toujours [pièce et période précises]. Sans cet élément, nous ne pouvons pas terminer [étape concernée]. Merci de le déposer dans [espace approuvé], ou de contacter [responsable] avant le [date souhaitée] pour convenir d’un nouveau plan.
Cette date sert à planifier les travaux. Si une échéance de déclaration ou de paiement risque d’être touchée, nous discuterons séparément de l’échéance applicable et des responsabilités. Merci, [nom].
Adaptez les rappels aux travaux convenus et à ce qui les retarde. Un document nécessaire aujourd’hui ne demande pas le même suivi qu’un document pour le mois prochain. Ne promettez pas une date que vous ne pouvez plus respecter. Ne parlez pas de pénalités sans avoir vérifié qu’elles s’appliquent.
5. Suivre la demande, pas seulement le courriel
| Champ | Question à laquelle il répond |
|---|---|
| Client, entité et période | À quels travaux sert la demande ? |
| Pièce demandée et responsable | Que manque-t-il et qui relance ? |
| Date souhaitée et dernier échange | Quand faut-il revoir la prochaine action ? |
| Reçu / à préciser / vérifié | L’équipe peut-elle poursuivre ? |
| Prochaine action | Demander, vérifier, signaler ou fermer ? |
Ce sont des exemples de mots pour suivre le travail. Les logiciels n’utilisent pas tous ces statuts. Supposons qu’en fin de mois, deux relevés arrivent, mais qu’une explication manque. Confirmez la réception des relevés et vérifiez-les. Gardez seulement l’explication en attente, sans recommencer toute la demande.
6. Relier la collecte aux travaux dans Bookwits
Les tâches clients de Bookwits servent à organiser les demandes et à recueillir les documents. Le module Courriels offre une boîte de réception connectée et des modèles. Gardez les éléments attendus dans la demande. Attribuez une tâche interne pour préciser qui vérifie les fichiers et fait les rappels. Avant l’envoi, vérifiez le destinataire et ce qui manque encore.
Consultez le guide des tâches clients et le guide des courriels. Les exemples ci-dessus restent à adapter sous la responsabilité du cabinet. Une réponse, une relance ou un dépôt ne prouve pas à lui seul que les travaux ont été vérifiés et terminés.
Questions fréquentes
À quelle fréquence faut-il relancer un client ?
Convenez d’un rythme qui tient compte du travail, des attentes et des vraies dates limites. Vérifiez ce qui manque avant chaque rappel. Ne renvoyez pas toute la liste après une réponse partielle.
Le client doit-il tout envoyer par courriel ?
Utilisez le moyen approuvé par votre cabinet selon la sensibilité des pièces. Gardez un emplacement de référence et ne demandez pas de mots de passe ni de renseignements personnels inutiles.
La réception d’un fichier termine-t-elle la demande ?
Non. Vérifiez l’entité, le compte, la période, la lisibilité et l’intégralité du document. Distinguez la confirmation de réception de la vérification et de l’acceptation.