Guide du module Tâches client

Où trouver ce parcours et ses commandes

Pour le cabinet, ouvrez Clients → Tâches clients, ou l’onglet correspondant dans le profil d’un client. La recherche et les filtres se trouvent au-dessus de la liste. La rangée de statuts distingue l’ensemble, les brouillons, l’attente du client, les retards et les tâches terminées. Le panneau d’actions rapides à droite contient la création d’une tâche client et l’accès aux modèles.

Ouvrez une fiche pour consulter la demande et les réponses. Dans un parcours de modification, distinguez une occurrence d’une série récurrente avant de changer les dates ou consignes. Les tâches du menu professionnel constituent un autre module, réservé au travail interne.

Pour un client connecté, l’entrée Tâches du menu ouvre ses tâches clients. Le destinataire d’une invitation suit cette invitation; il n’utilise pas le répertoire professionnel des clients du cabinet.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Aperçu du module en langage simple

Qui utilise Tâches client

Glossaire

Distinguer la création de l’envoi

Côté équipe, ouvrez Clients → Tâches client, puis les raccourcis d’actions rapides pour créer une tâche client ou utiliser un modèle. Renseignez le titre, les consignes, le client, l’entreprise ou l’année pertinente, le contact principal, l’échéance, l’étiquette et le rappel. Le contact principal est le membre du cabinet qui sera l’interlocuteur du client, pas le destinataire. Les actions de demande sont facultatives; ajoutez-les lorsqu’une confirmation, un document, une réponse ou une approbation précise est nécessaire. Vérifiez le destinataire et les exigences avant l’envoi; un brouillon enregistré ne constitue pas encore la liste de travail du client.

Exécuter chaque demande, pas seulement le clavardage

Un fichier dans le clavardage apporte du contexte, mais ne prouve pas que l’action de téléversement est terminée. Exécutez l’action elle-même et utilisez les commandes de soumission globale affichées sur la tâche.

Aider un nouveau client à accepter l’invitation

1. Ouvrez l’invitation originale de la tâche.
2. Si un compte est nécessaire, sélectionnez Créer un compte pour accepter sur cette page. Ne commencez pas l’inscription ailleurs : le compte doit être relié à l’invitation.
3. Saisissez le nom, le courriel et un mot de passe sûr, vérifiez le courriel et connectez-vous.
4. Revenez à l’invitation, acceptez-la et ouvrez la tâche. Utilisez le compte invité, pas celui d’un conjoint ou d’un collègue.

Lire le même statut des deux côtés

Le statut équipe En attente du client devient À faire côté client. Soumis devient En révision; Terminé reste Terminé; Annulé devient Fermé. La soumission remet le travail à l’équipe pour révision. L’équipe termine le parcours après vérification; ouvrir une invitation ou répondre dans le clavardage ne termine pas le dossier.

Fréquence des rappels et demandes récurrentes

Un rappel relance une demande en attente : Aucun rappel, Tous les 3 jours ou Tous les 7 jours. La récurrence planifie de nouvelles occurrences. Ce sont des réglages distincts : un rappel ne crée pas la demande du mois suivant.

Pour la récurrence, choisissez la fréquence, un intervalle entier de 1 à 100 et la prochaine date d’envoi. Les fréquences comprennent chaque jour, semaine, deux semaines, deux fois par mois, mois, trimestre, semestre et année. Les cycles basés sur les mois proposent le jour sélectionné, le premier, le milieu ou le dernier jour. Un jour dépassant la fin d’un mois court est ramené à son dernier jour. Le cycle deux fois par mois utilise le 15 et le dernier jour.

Vérifiez l’aperçu des prochaines dates avant d’enregistrer. Une nouvelle série commence à une date future; la planification suit le calendrier de Toronto, pas une simple supposition fondée sur votre appareil. Révisez ou suspendez la série à la fin du mandat au lieu de terminer seulement une occurrence.

Exemple détaillé : demander des relevés et une approbation distincte

Créez pour Sarah « Clôture d’octobre — relevés et révision ». Ajoutez une action de téléversement qui nomme comptes et mois manquants. Si vous attendez aussi des réponses écrites, ajoutez Répondre aux questions avec des questions précises. Utilisez Réviser et approuver seulement pour du contenu réellement prêt à décider.

Sarah téléverse sur l’action prévue, répond et soumet avec les contrôles de la tâche. Le même fichier dans le clavardage peut expliquer un point sans prouver l’achèvement du téléversement demandé. Si elle demande des modifications, lisez sa décision et son contexte au lieu de considérer toute réponse comme une approbation.

L’équipe révise ensuite fichiers, réponses et soumission globale. En révision côté client correspond à Soumis côté équipe, pas à l’achèvement final. Terminez seulement après examen. Pour une réutilisation mensuelle, vérifiez récurrence et prochaine date séparément des rappels : une relance aux sept jours suit une demande existante; la récurrence produit du travail futur. Confirmez client et période sur les prochaines occurrences au lieu de renvoyer indéfiniment les consignes d’octobre.

Distinguer brouillon, demande envoyée et série récurrente

Un brouillon reste en préparation; il ne prouve pas que le client a reçu une invitation. Vérifiez le client/contact, l’entreprise ou l’année associée, l’échéance, les consignes et les pièces demandées avant l’envoi. Le client et l’entité doivent concerner le même mandat.

Exemple : « Déposer les relevés bancaires de mars de Blue Horizon Partners avant le 8 avril » constitue une action client précise. « Préparer la clôture de mars » concerne le personnel et appartient aux tâches internes. Reliez ces travaux dans votre organisation sans demander au client de terminer une tâche réservée au cabinet.

Pour la récurrence, choisissez délibérément la modification d’une tâche particulière ou de la série. Une correction ponctuelle d’échéance ne doit pas changer involontairement les prochaines périodes. Vérifiez les dates obtenues. Si une vue n’est pas disponible, revenez à l’ensemble et examinez dates et statuts; un échec de vue ne prouve pas l’absence de demandes en attente.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Trouver la création et comprendre le contact du cabinet

1. Choisissez Clients à gauche, puis Tâches client dans le sous-menu ou les onglets du haut. Cet espace de demandes client est distinct du module Tâches internes.
2. À droite, repérez les actions rapides. Créez une tâche client pour une demande neuve, ou utilisez Créer à partir d’un modèle. Vérifiez quand même client, dates et message du modèle.
3. Dans les détails, donnez un nom de tâche concret, comme « Téléverser les relevés bancaires de septembre », puis sélectionnez le vrai client. Utilisez le rattachement à l’entreprise ou à l’année personnelle appropriée au besoin. Choisissez d’abord le client.
4. Révisez le contact principal. C’est un membre de l’équipe du cabinet : le client le voit comme interlocuteur, reçoit ses mises à jour et peut communiquer avec lui. Ce champ ne choisit pas le client destinataire.
5. Continuez vers l’échéance, la description et l’étiquette. Précisez période, pièces et résultat attendu plutôt que de compter uniquement sur le titre.

Exemple : demandez à Sarah Williams les relevés de septembre de la bonne entreprise, choisissez le collègue qui répondra aux questions et précisez toutes les pages ainsi que la période. La capture montre un brouillon incomplet dont le client reste à sélectionner. Un titre et un contact du cabinet renseignés ne suffisent pas pour l’envoi.

Ajouter les actions réellement nécessaires

La section Demandes est facultative. Ajouter une autre demande affiche les quatre choix ci-dessous. Choisissez selon la preuve attendue; chaque tâche n’a pas besoin de tous les types.

• Confirmer l’achèvement : faire confirmer une action précise, comme vérifier une adresse postale. Cela ne remplace pas un document à examiner.
• Téléverser des documents : nommer les pièces et la période. Demandez toutes les pages du relevé de septembre plutôt que « envoyer des documents ».
• Répondre aux questions : séparer clairement les questions pour recevoir des réponses et, au besoin, des pièces facultatives.
• Réviser et approuver : fournir le contenu à réviser et expliquer la portée de l’approbation. Une demande de changements n’est pas une approbation; une réponse de clavardage ne représente pas forcément la décision enregistrée.

Révisez les fiches ajoutées et corrigez ou retirez celles qui ne conviennent pas avant l’envoi. Lors de la révision, ouvrez chaque réponse ou fichier, puis utilisez les commandes de révision et d’achèvement. Une progression seule ne prouve pas que le bon document ou une réponse utile a été fourni.

Distinguer brouillon, modèle, courriel et série récurrente

Plus bas, révisez rappels, récurrence, objet et message. Enregistrer le brouillon garde le travail pour plus tard; enregistrer comme modèle conserve une structure réutilisable; envoyer la tâche client déclenche la vraie démarche auprès du destinataire. Revérifiez client et message. Champs intelligents et signature ne choisissent pas le bon destinataire à votre place.

Les rappels automatiques s’appliquent après l’envoi; les choix de 3 ou 7 jours relancent cette tâche. Les tâches client récurrentes programment de nouvelles tâches et de nouveaux envois même si les précédentes ne sont pas terminées. Vérifiez prochaine date, aperçu et destinataire avant d’activer une collecte mensuelle. Cela diffère d’une tâche interne qui se réinitialise à son achèvement.

Dans la liste des tâches clients, seules les tâches à récurrence active affichent une pastille avec la prochaine date d’envoi de la série, et non la date de la tâche actuelle. Les configurations en pause n’affichent aucune pastille. Ouvrez Filtres et cochez Tâches récurrentes actives uniquement pour filtrer toutes les pages; combinez ce filtre avec la recherche et les autres filtres, ou utilisez Effacer tout pour retirer les filtres. Une configuration en pause reste accessible dans Détails de la tâche; aucun nouvel envoi n’aura lieu avant la réactivation de la récurrence. Dans une tâche récurrente existante, consultez Détails de la tâche. Sous Fréquence des rappels, vérifiez l’état de la récurrence, sa fréquence et la prochaine date d’envoi. Utilisez Activer la récurrence ou Arrêter la récurrence pour gérer les futurs envois, ou Modifier la configuration pour modifier la série. L’icône d’information précise quelles tâches sont concernées.

Utilisez Retour aux tâches client en haut pour quitter. Si une confirmation apparaît, restez pour conserver la saisie ou confirmez le départ pour l’abandonner. Retour ne signifie pas Enregistrer le brouillon. Dans la liste, utilisez recherche, filtres et vues Toutes/Brouillons/En attente du client/En retard/Terminées pour retrouver le dossier enregistré; une page inachevée ne prouve pas qu’un brouillon existe.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Deux conditions pour qu’un membre voie une tâche client : accès au client et son propre nom comme contact principal. Cela concerne liste, détails, documents retournés et conversation liée; l’avoir créée ne suffit pas. Propriétaire/administrateur peuvent consulter les tâches client de l’équipe. Contact principal signifie membre employé du cabinet, pas destinataire client.

Exemple : Morgan est membre et le client Sarah lui est partagé. Si Alex est contact principal de sa demande de documents, Morgan n’obtient pas cette tâche client simplement parce que Sarah apparaît dans Clients. Organisez le contact et l’accès appropriés avec le cabinet. Pour une série récurrente, un membre doit choisir un client partagé accessible et lui-même comme demandeur/contact; propriétaire/administrateur peuvent consulter les séries et déléguer à un collègue admissible. Peut voir toutes les tâches concerne les tâches internes, pas cette règle.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Commencez par l’invitation de votre cabinet. Pour une connexion complète au portail, la page propose la création d’un compte ou la connexion pour accepter. Après une connexion client, vérifiez l’expéditeur et acceptez l’invitation. La commande d’ouverture de l’espace de travail donne ensuite accès à votre travail.

Dans l’espace client, Tâches ouvre les demandes qui vous concernent. Les documents et le clavardage sont disponibles selon votre compte et les partages du cabinet. Votre nom/avatar en haut à droite permet d’ouvrir vos propres paramètres.

Une liste de vérification, une invitation de partage, une demande de dépôt de fichiers ou un courriel de signature peut ouvrir un parcours précis plutôt que tout l’espace. Suivez l’action décrite dans le courriel reçu. Il n’est pas nécessaire de créer un compte professionnel de cabinet pour répondre à une demande client.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Vous utilisez peut-être Bookwits uniquement pour fournir des renseignements, téléverser des fichiers, répondre à une demande ou signer un document. Il n’est pas nécessaire d’apprendre les outils administratifs du cabinet. Commencez par le message reçu et identifiez le type de demande.

Téléverser des fichiers utiles, notamment sur téléphone

1. Vérifiez la personne, l’entreprise et l’année avant de choisir les fichiers.
2. Choisissez le document, pas seulement une capture de son nom. Pour les photos, vérifiez la lisibilité, l’orientation et l’absence de pages coupées.
3. Attendez le résultat visible de chaque téléversement et corrigez les erreurs.
4. Révisez la liste des fichiers et utilisez la soumission finale lorsqu’elle est proposée. Sélectionner un fichier n’est pas toujours la dernière étape.
5. Conservez l’original jusqu’à confirmation que le document est utilisable.

Si un lien ne s’ouvre pas

Vérifiez le message le plus récent et l’adresse invitée. Si un autre compte est connecté, déconnectez-vous et utilisez le bon compte au lieu de partager des mots de passe. Un lien expiré, révoqué ou annulé exige l’aide de l’expéditeur; créer des comptes sans lien ne le rétablit pas. Si plusieurs liens se ressemblent, demandez lequel utiliser.

Si les renseignements sont erronés ou peu clairs

N’approuvez pas un contenu incorrect pour faire disparaître une demande. Utilisez Demander des changements, le clavardage de la demande ou contactez l’expéditeur. Précisez l’élément ou la page concernés. Ne transférez jamais le lien privé ou de signature d’une autre personne et ne publiez pas de lien donnant accès à un dossier.

Ce qui peut rester invisible

Un client n’obtient pas le répertoire du cabinet, ses budgets ou ses outils internes en créant un compte. Un menu absent peut être normal. Demandez le partage du dossier ou de la demande précise plutôt que le mot de passe d’un employé.

Exemple : choisir le bon lien parmi plusieurs demandes du cabinet

Sarah reçoit une liste fiscale, une demande de fichiers et une signature. Le premier lien retrouvé ne sert pas à toutes les actions. La liste recueille les réponses; la demande reçoit les fichiers à sa destination; la signature présente les documents et champs affectés à Sarah. Terminer l’une ne termine pas silencieusement les autres.

Sur téléphone, ouvrez la demande et vérifiez cabinet, personne, entreprise ou année avant de choisir les fichiers. Après une photo ou un PDF, attendez le résultat du téléversement et examinez la liste. Utilisez Soumettre ou Terminer lorsque prévu. Une photo sélectionnée sur l’appareil mais non téléversée n’est pas arrivée au cabinet.

Si le portail exige un compte, utilisez l’identité invitée. Si une liste ne nécessite pas d’inscription, créer un compte ailleurs ne répare pas un lien expiré. Demandez au cabinet quelle demande actuelle utiliser si les messages se contredisent. Ne transférez pas un lien personnel au conjoint comme s’il s’agissait d’une connexion familiale générale.

Accepter une invitation à la plateforme du début à la fin

Votre teneur de livres a peut-être saisi vos coordonnées avant votre première utilisation de Bookwits. Ce dossier n’est pas votre connexion. L’invitation à la plateforme associe votre propre compte client vérifié à la relation avec le cabinet.

1. Ouvrez le bouton du courriel d’invitation et vérifiez l’expéditeur ainsi que l’identité du client. Si l’invitation est inattendue, joignez le cabinet par un moyen connu avant de poursuivre.
2. Si vous débutez, choisissez Créer un compte pour accepter sur cette page. Le parcours conserve ainsi le lien avec l’invitation. Ne quittez pas la page pour créer un compte professionnel sans rapport avec la demande.
3. Saisissez vos propres prénom et nom, le même courriel que celui de l’invitation et un mot de passe sécurisé. Ne demandez pas à un collègue de créer le compte avec son adresse pour contourner cette étape.
4. Ouvrez le courriel de vérification Bookwits et confirmez votre adresse. L’inscription et la vérification sont distinctes; terminer le formulaire n’accepte pas l’invitation du cabinet.
5. Connectez-vous comme client. Si vous possédez déjà un compte client, choisissez la connexion pour accepter plutôt qu’une nouvelle inscription.
6. Revenez à la page d’invitation et choisissez Accepter l’invitation. Si vous arrivez sur une page générale, rouvrez le courriel original encore valide.
7. Après la confirmation, utilisez la commande d’ouverture de Bookwits. Examinez les tâches et espaces partagés disponibles. Le travail interne privé du cabinet ne devient pas automatiquement visible.

Exemple : Sarah reçoit l’invitation à son courriel personnel, mais une autre personne du ménage est actuellement connectée. Elle ne doit pas accepter sous cette identité. Elle utilise son propre compte client vérifié au courriel invité. Le lien de partenariat créé dans les dossiers du cabinet ne permet pas à Sarah et Michael d’accepter l’invitation de l’autre.

Si l’acceptation ne fonctionne pas

• Mauvais compte ou courriel : utilisez le compte client visé. Un compte professionnel n’a pas le même rôle pour ce parcours. Si le cabinet a utilisé la mauvaise adresse, demandez une correction du profil et une nouvelle invitation.
• Courriel non vérifié : terminez la vérification avant de réessayer. Ne communiquez pas au cabinet votre mot de passe courriel ou votre lien de vérification.
• Lien expiré, annulé ou remplacé : demandez une invitation à jour. Une invitation à la plateforme expire après 30 jours; un ancien lien en attente n’est plus valide après son remplacement.
• Refus : si l’invitation ne convient pas, choisissez Refuser lorsqu’offert et examinez la confirmation. Le refus n’associe pas votre compte au cabinet.
• Départ de la page : l’avertissement indique que la connexion n’est pas terminée. Fermer la page n’accepte rien. Revenez par une invitation valide lorsque vous êtes prêt.
• Échec temporaire : utilisez la commande de nouvel essai lorsqu’offerte. Un échec ne prouve pas un accès accordé et créer plusieurs comptes ne répare pas le lien.

Reconnaître le type d’invitation reçu

Gardez les liens de destinataire privés. Si vous ne retrouvez pas le bon courriel, demandez à l’expéditeur le type de demande envoyé plutôt que de réutiliser l’ancien lien d’un membre du ménage.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le portail client n’est pas un quatrième rôle employé. Le client voit le contenu lié/partagé, les demandes/conversations qui lui sont destinées et les droits documentaires accordés. Accepter une invitation ne donne ni le rôle membre employé, ni Équipe, Budgets, temps des collègues, facturation du cabinet ou répertoire interne des clients. Les droits du propriétaire/administrateur ne rendent pas automatiquement chaque fichier visible au client.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions