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COMMENT UTILISER BOOKWITS TACHES CLIENT DEBUTANT

Guide du module Taches client

Taches client aide les teammembers a demander du travail aux clients dans un workflow structure et traquable. Ce guide explique les fonctionnalites cles pour les deux cotes: le professionnel qui cree et gere les taches, et le client qui complete et soumet les demandes.
Comment utiliser Bookwits
14 min de lecture
Presentation video (Taches client)
Client onboarding checklist template for Canadian bookkeeping firms Ajoutez votre demonstration complete ici quand elle est prete. Pour de meilleurs resultats, incluez les flux teammember et client dans une seule session. Bientot disponible...
Pourquoi ce module est important Taches client transforme les relances en processus controle avec echeances, types de demandes et statut de completion visible. Cela reduit les oublis et les allers-retours sans fin.

Apercu du module en langage simple

Une tache client est un paquet de demandes envoye par votre equipe a un client. A l'interieur, vous ajoutez une ou plusieurs actions que le client doit completer.
Pensez-y comme ceci
  • Tache = le workflow global du livrable client
  • Demandes = les actions precises que le client doit faire
  • Statut = l'etape actuelle de la tache
  • Chronologie = l'historique de qui a fait quoi et quand
Commencez avec un petit nombre de demandes claires. La clarte bat la quantite.

Qui utilise Taches client

Cote teammember
  • Creer et envoyer des taches client
  • Definir les actions de demande et les echeances
  • Suivre reponses, documents et resultats de revision
  • Completer, annuler ou archiver le workflow au besoin
Cote client
  • Ouvrir les taches depuis la liste ou un lien d'invitation
  • Completer confirmations, televersements, reponses et revisions
  • Soumettre les reponses et communiquer dans le chat de la tache
  • Voir la progression et les statuts en temps reel

Demonstration complete des fonctionnalites

Les teammembers accedent a Taches client depuis le module principal. Les clients accedent aux taches depuis leur liste de taches ou via les liens d'invitation.

  • Page liste principale pour rechercher, filtrer et ouvrir des taches
  • Page creation pour configurer une nouvelle tache
  • Page detail pour executer les demandes et suivre la progression
  • Acces portail/invitation pour les clients
Champs de configuration teammember
  • Nom/titre de la tache
  • Description/instructions
  • Selection du destinataire/client
  • Lien connexe (entreprise ou annee d'impot personnel)
  • Contact principal/utilisateur demande
  • Date d'echeance
  • Etiquette (optionnel)
  • Frequence de rappel
Gardez une convention de nommage constante, par exemple: "Documents T2 2026 - Nom du client".

Chaque tache peut inclure plusieurs types d'actions de demande:

A) Confirmer la completion

Le client coche un ou plusieurs elements de confirmation. Ideal pour les confirmations procedurales et les attestations de completion.

B) Televerser des documents

Le client televerse les fichiers demandes. Prend en charge les actions au niveau fichier, les liens de dossier et le telechargement cote equipe.

C) Repondre aux questions

Le client fournit des reponses ecrites a une ou plusieurs questions, avec pieces jointes en option.

D) Reviser et approuver

Le client peut approuver ou demander des changements. Les traces de revision restent visibles pour la tracabilite.

Actions teammember
  • Enregistrer en brouillon avant d'envoyer
  • Envoyer quand les demandes sont pretes
  • Renvoyer l'invitation si le client n'a pas accepte/ouvert
  • Annuler la tache si le workflow doit etre arrete
  • Supprimer les brouillons inutiles
Comportement des statuts d'invitation
  • En attente: invitation creee mais non completee
  • Acceptee: le client peut acceder a la tache
  • Refusee/Revoquee/Expiree: renvoi ou remplacement necessaire
  1. Le client ouvre le lien d'invitation
  2. Le client se connecte (si necessaire)
  3. Le client accepte l'invitation
  4. Le client voit la liste de demandes et la progression
  5. Le client complete chaque type de demande
  6. Le client soumet les resultats pour chaque action
Demandez aux clients de suivre l'ordre des demandes pour reduire les cycles de revision.
Confirmer la completion

Le client marque les elements de confirmation comme completes. Le teammember peut voir l'etat confirme/non confirme pour chaque ligne.

Televerser des documents

Le client televerse un ou plusieurs fichiers. Le teammember peut reviser les fichiers, telecharger individuellement ou tout telecharger en ZIP quand disponible.

Repondre aux questions

Le client soumet une reponse texte par question. Le texte enrichi et les pieces jointes peuvent etre pris en charge quand actives.

Reviser et approuver

Le client choisit Approuver ou Demander des changements et peut ajouter un message. Le teammember voit l'historique complet de revision et peut repondre.

  • Brouillon: encore en preparation par le teammember
  • En attente client: envoyee et en attente de completion client
  • Soumis: le client a termine et soumis
  • Complete: finalisee par le teammember
  • Annulee: arretee et non active

Les actions disponibles dans la barre d'outils dependent du statut actuel et du role utilisateur.

Capacites de la liste principale
  • Recherche par nom/contenu
  • Onglets de statut (toutes, brouillons, attente, en retard, completees)
  • Panneau de filtres (statut, client, lien connexe, contact, tag, dates)
  • Chargement etendu pour gros volumes
  • Cartes rapides avec progression, echeance et etiquettes
Fonctionnalites de barre laterale (teammember)
  • Raccourci de creation de tache
  • Raccourci utiliser un modele
  • Flux d'activite recente
Zones principales de detail
  • Description de tache avec etendre/reduire
  • Liste des actions avec puces de statut par action
  • Panneau d'info/statut avec progression et metadonnees
  • Chronologie d'activite avec evenements de type audit
  • Panneau de chat pour la communication liee a la tache

Les deux roles voient une version adaptee avec des controles bases sur les permissions et le statut de la tache.

  • Ouvrir le chat depuis le detail de la tache
  • Envoyer des messages avec fichiers/images
  • Suivi lu/non lu par conversation
  • Mises a jour de conversation dans le contexte de la tache

Le chat est lie au workflow de la tache, donc le contexte reste dans la tache au lieu d'etre disperse dans des canaux externes.

  • Creer les taches manuellement ou depuis des modeles
  • Utiliser le selecteur de modeles pour des paquets de demandes coherents
  • Reduire le temps de configuration des workflows recurrents
Construisez vos modeles autour de workflows clients reels, pas de scenarios idealises.

La chronologie peut inclure des evenements tels que:

  • Tache creee/envoyee/vue
  • Demande completee
  • Document televerse/supprime
  • Reponse soumise
  • Revision approuvee/changements demandes
  • Tache soumise/completee/annulee

Cela donne aux equipes un registre fiable pour la responsabilisation et le suivi.

Le client ne peut pas ouvrir l'invitation
  • Verifiez que le jeton n'est pas expire ou revoque
  • Renvoyez l'invitation depuis les actions de tache
  • Assurez-vous que le client se connecte avec le bon compte
La tache semble bloquee en attente
  • Confirmez que toutes les actions de demande sont terminees
  • Verifiez qu'une action de revision n'attend pas une decision finale
  • Verifiez la chronologie et les cartes d'action non finalisees
Documents manquants ou incomplets
  • Verifiez les televersements par action, pas seulement le chat
  • Utilisez le telechargement ZIP global pour verifier le contenu
  • Utilisez des noms de tache clairs et des descriptions courtes
  • Fixez des echeances realistes et une frequence de rappel adaptee
  • Preferez les modeles pour les demandes repetitives
  • Gardez la communication client dans le chat de tache pour la tracabilite
  • Relisez la chronologie avant escalade ou discussion de delais
  • Fermez rapidement les taches completes pour garder des rapports fiables

Glossaire

Tache client: Workflow de demandes structure envoye a un client.
Action de demande: Une action precise que le client doit completer.
Soumis: Completion cote client renvoyee pour revision.
Complete: Workflow finalise par le teammember.
Jeton d'invitation: Cle de lien securise pour l'acces par invitation.
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