Bon de commande, facture ou reçu : que prouve chaque document?
Voyez ce que prouvent la commande, la livraison, la facture et le reçu de paiement. Un exemple simple aide à vérifier les quantités avant de payer.
Un bon de commande décrit ce que l’acheteur souhaite commander. Une facture décrit ce que le fournisseur réclame. Un reçu peut constater un paiement, tandis qu’un document de réception décrit une livraison. Tout regrouper sous « les papiers » facilite le paiement d’une mauvaise quantité ou la perte de preuves.
Vous n’avez pas besoin d’un grand service des achats. Gardez le bon document à chaque étape et confiez les différences à régler à une personne responsable.
Quatre documents, quatre rôles
| Document | Rôle principal | Ce qu’il ne prouve pas seul |
|---|---|---|
| Bon de commande | Consigne la commande autorisée et les détails convenus | Que les biens sont arrivés ou que le paiement a eu lieu |
| Document de réception | Décrit la livraison réelle, les quantités et les exceptions | Que le prix facturé est correct |
| Facture fournisseur | Demande le paiement de biens ou services identifiés | Que tout a été reçu ou payé |
| Reçu de paiement ou preuve de remise | Justifie un règlement ou son imputation | Tous les renseignements nécessaires pour valider l’achat ou une taxe récupérable |
Les appellations varient. Un reçu de caisse peut combiner les articles, les taxes et le paiement; un bordereau peut décrire une livraison sans prouver le règlement. Lisez le contenu au lieu de supposer qu’un fichier nommé « reçu » répond à toutes les questions.
Un bon de commande accepté peut faire partie d’un contrat, selon les circonstances. Le moment où inscrire le coût dépend aussi des faits et de la méthode comptable. Passer une commande ne veut pas automatiquement dire qu’il faut inscrire une dépense.
Comparer la commande, la livraison et la facture
Un atelier fictif commande 18 bacs à 32 $ chacun. Le bon approuvé totalise 576 $ avant taxes et livraison. Le document de réception indique seulement 15 bacs en bon état, alors que le fournisseur facture les 18.
Commandé : 18 × 32 $ = 576 $. Reçu : 15 × 32 $ = 480 $. Écart : 3 bacs, soit 96 $ avant taxes et autres frais.
Cette comparaison s’appelle un rapprochement à trois pièces. Elle montre un écart, mais pas comment le régler. Les bacs manquants peuvent être en attente d’expédition, arriver dans une autre livraison ou avoir été facturés par erreur.
Demandez à la personne responsable des achats de résoudre l’écart avec le fournisseur. Selon l’entente, un paiement partiel approuvé, une livraison ultérieure ou un crédit peut convenir. Ne modifiez pas discrètement la facture, ne supposez pas les bacs reçus et ne bloquez pas tout paiement sans considérer les modalités réelles.
Résoudre les exceptions en conservant la trace
Consignez le fournisseur, la commande, le numéro de facture, la date de livraison et la personne ayant vérifié la réception. Conservez ensemble la question sur les quantités et la réponse. Si les biens arrivent plus tard, ajoutez la preuve au même dossier.
Un écart de prix exige une révision distincte. Le transport, les taxes, les rabais et les changements autorisés peuvent expliquer un total différent; ce ne sont pas automatiquement des erreurs. Vérifiez la présence d’une commande révisée ou d’une approbation supplémentaire.
Pour les services, gardez une preuve que le travail a été accepté : une étape approuvée, une confirmation de travail terminé ou une feuille de temps autorisée, selon le cas. On ne peut pas vérifier tous les achats en comptant des boîtes. Si une facture n’a pas de bon de commande, obtenez l’approbation requise pour cette exception. N’inventez pas une ancienne commande après coup.
Payer une fois et fermer le dossier
Avant le paiement, vérifiez que la facture n’a pas déjà été saisie sous une autre pièce jointe ou réglée dans un autre lot. L’identité du fournisseur et les changements bancaires doivent suivre une vérification indépendante, pas une instruction figurant uniquement sur une facture inattendue.
Après le règlement, imputez le paiement à la bonne facture et confirmez les livraisons ou crédits encore attendus. Gardez les réceptions non résolues comme tâches opérationnelles, même si une facture partielle approuvée est payée. L’état du paiement et celui de la livraison ne sont pas la même chose.
Bookwits peut aider à attribuer les suivis et à organiser les documents. Dans la méthode décrite ici, il ne crée pas de bons de commande, ne gère pas les stocks et ne paie pas les fournisseurs. Gardez les registres officiels de comptabilité et d’achats dans les systèmes conçus pour ce travail.
Questions fréquentes
Un bordereau de livraison suffit-il pour approuver une facture?
Pas à lui seul. Il peut justifier la réception, mais il faut aussi vérifier le prix autorisé, les modalités et les autres approbations requises avant de décider du paiement.