Note de crédit ou remboursement : corriger la vente, puis suivre l’argent
Voyez quand une note de crédit réduit une facture, crée un crédit client ou mène à un remboursement, sans compter la même correction deux fois.
Un client retourne un article. Une personne produit une note de crédit; une autre effectue un remboursement. S’agit-il de deux corrections ou de deux parties d’une même correction? Confondre les deux peut réduire le chiffre d’affaires deux fois, même si le client reçoit le bon montant.
Une note de crédit inscrit un changement à une vente ou à un montant dû. Un remboursement rend de l’argent. Les deux peuvent servir pour un même retour, mais ils prouvent des choses différentes. Retrouvez la facture initiale, vérifiez le motif approuvé et confirmez si le client a payé.
Choisir le chemin avant de saisir la correction
| Situation | Question à résoudre |
|---|---|
| Facture impayée avec réduction approuvée | Comment le crédit réduit-il le montant encore à percevoir? |
| Facture payée avec retour | Le client reçoit-il un remboursement ou conserve-t-il un crédit convenu? |
| Paiement client reçu deux fois par erreur | Faut-il rendre l’argent sans modifier une vente valide? |
| Brouillon de facture créé par erreur | Peut-on annuler ce brouillon selon les contrôles du système, sans effacer une opération réelle? |
Un paiement en double n’exige pas automatiquement une réduction des ventes. De même, un brouillon jamais transmis diffère d’une vente réalisée puis retournée. Conservez la piste documentaire et utilisez le processus comptable approprié plutôt que de supprimer des pièces pour faire disparaître un solde.
Exemple : la facture n’est pas encore payée
Dans cet exemple original fictif, un fournisseur facture cinq articles de 180 $, soit 900 $ avant taxes. Supposons que la facture comporte légitimement 45 $ de TPS, pour un total de 945 $. Il s’agit expressément d’une opération illustrée avec TPS seulement, pas d’un taux ou traitement universel au Canada.
Un article est retourné. Le crédit autorisé réduit la vente de 180 $ et la taxe correspondante de 9 $, soit un crédit total de 189 $. Après son application à la facture impayée, le client doit 945 $ − 189 $ = 756 $.
Aucun argent n’a quitté la banque du fournisseur. N’inscrivez pas un remboursement bancaire de 189 $ simplement parce qu’une note de crédit existe. Le compte client restant et tout ajustement de taxe doivent refléter l’événement approuvé et les règles applicables.
Facture initiale de 945 $ − crédit de 189 $ = montant à percevoir de 756 $. Une note de crédit ne prouve pas un décaissement de 189 $.
Exemple : la même facture était déjà payée
Supposons maintenant que le client avait payé les 945 $ avant le retour. Le crédit approuvé de 189 $ ne réduit plus une facture impayée : il crée un montant à régler ou un crédit client convenu, selon les faits et le système.
Si le fournisseur rembourse 189 $, rapprochez le mouvement bancaire du crédit client existant. Ne réduisez pas les ventes d’un deuxième montant de 189 $. Le paiement initial moins le remboursement laisse un encaissement net de 945 $ − 189 $ = 756 $, cohérent avec la vente corrigée.
Si le client accepte plutôt d’utiliser le crédit pour un achat futur, conservez le solde de 189 $ et documentez l’entente. Il n’a pas été remboursé. Vérifiez le compte après une utilisation ultérieure pour que le crédit ne soit ni oublié ni appliqué deux fois.
Donnez des références distinctes à la correction de vente et au remboursement, puis reliez-les. Un fournisseur de paiements peut aussi déduire des frais ou regrouper des remboursements dans un versement. Vérifiez ces détails séparément. Ne forcez pas le montant bancaire à égaler chaque note de crédit si le versement comprend d’autres éléments.
Réunir le motif et les preuves fiscales
La TPS est la taxe sur les produits et services; la TVH est la taxe de vente harmonisée. Pour les modifier, il faut respecter des conditions et garder les pièces requises. Le mémorandum 12.2 de l’Agence du revenu du Canada (ARC) explique les remboursements, rajustements et crédits selon l’article 232, dont les renseignements exigés sur les notes de crédit ou de débit. Les faits déterminent quand et comment ajuster la taxe. L’acceptation d’un retour ne permet pas de deviner l’ajustement fiscal.
Gardez ensemble la facture initiale, le client, la date d’émission, le motif du changement, le montant approuvé et la taxe. Ajoutez le numéro d’inscription du fournisseur et les autres renseignements lorsque les règles les exigent. Le client pourrait aussi devoir modifier un ancien crédit de taxe sur les intrants, soit une demande de récupération de taxe admissible sur un achat.
Ne présumez pas un traitement identique pour les taxes provinciales, un escompte, une surfacturation ou une créance irrécouvrable. Faites résoudre les classifications incertaines. Ce guide ne prescrit volontairement ni délai ni taux commun à toutes les situations.
Terminer par une vérification du solde
- Confirmez l’autorisation et l’état du paiement initial.
- Reliez la correction à l’opération d’origine et à son motif.
- Constatez une seule fois les ajustements approuvés de vente et de taxe.
- Appliquez le crédit ou réglez le remboursement dans le bon compte client.
- Vérifiez le solde restant et rapprochez tout mouvement réel de fonds.
Confiez chaque retour non résolu à une personne et notez la prochaine étape. Ne le laissez pas dans un solde temporaire sans explication. Bookwits peut coordonner ces tâches et documents. Inscrivez les notes de crédit et traitez les remboursements dans les outils comptables et de paiement appropriés.
Questions fréquentes
Une note de crédit est-elle toujours suivie d’un remboursement?
Non. Elle peut réduire un solde impayé ou rester comme crédit client convenu. Le remboursement constitue un règlement distinct lorsque l’argent est réellement restitué.
Un paiement en double doit-il réduire les ventes?
Pas simplement parce qu’il a été reçu deux fois. Vérifiez si la vente change réellement ou s’il faut retourner ou imputer un paiement client excédentaire.