Suivi du temps pour comptables et teneurs de livres : planifier le travail

Le suivi du temps d’un cabinet doit expliquer où passe l’effort de prestation. Un relevé utile associe le temps au bon client, à la période ou au travail, fournit un contexte suffisant et rejoint le processus de rapport approprié. Un chronomètre ne suffit pas à expliquer le dépassement d’un mandat à forfait.

Bookwits propose des chronomètres, des saisies manuelles et des rapports de feuilles de temps. Ce guide porte sur leur utilisation et leur révision. Il ne prétend pas surveiller automatiquement toutes les applications, détecter chaque activité ou créer automatiquement les factures des clients.

1. Définir les questions auxquelles le temps doit répondre

Les besoins varient selon le cabinet. Un mandat horaire peut demander une révision pour la facturation; un forfait fixe peut nécessiter une analyse de portée et de capacité. Un gestionnaire peut vouloir distinguer préparation, révision et relances. Convenez de ces questions avant d’imposer une multitude de détails à l’équipe.

Utilisez des catégories claires, sans en créer trop. « Travail client » explique rarement pourquoi une tâche a pris plus de temps que prévu. Une liste trop compliquée peut aussi décourager la saisie régulière. Précisez comment noter les réunions, les corrections, les tâches internes et les travaux ajoutés. Suivez les politiques de confidentialité et d’emploi du cabinet pour les renseignements sur le personnel.

2. Consigner le temps près du travail

Utilisez le chronomètre lorsqu’il convient à la tâche, ou une saisie manuelle pour un appel ou une séance interrompue. Vérifiez le client et, selon le cas, la société, l’année fiscale ou la tâche. Des noms de clients semblables ne suffisent pas à établir leur identité.

• Choisir le bon contexte avant de commencer.
• Arrêter ou vérifier le chronomètre lors d’un changement de travail.
• Rédiger une description concise et compréhensible.
• Vérifier la durée et la date avant l’enregistrement.
• Éviter les entrées qui se chevauchent pour le même travail.

N’inscrivez pas de mots de passe, d’identifiants sensibles complets ni de détails inutiles dans les descriptions. Expliquez votre politique sur les pauses, les changements de mandat et les corrections. Les commandes du logiciel et la procédure de l’équipe doivent se compléter.

3. Réviser les entrées avant de les considérer comme prêtes

Liste de vérification pratique des feuilles de temps

Contrôle	Question	Action possible
Identité	Bon client et bon contexte ?	Corriger l’association par la procédure disponible
Durée	Temps plausible et sans chevauchement involontaire ?	Questionner la personne qui l’a saisi
Description	Contexte suffisant pour comprendre le travail ?	Préciser sans exposer de données inutiles
Portée	Prestation normale ou demande ajoutée ?	Signaler au responsable du mandat
État du rapport	Entrée révisée et non déjà finalisée ?	Suivre le processus approuvé de révision et d’exportation

Une heure saisie n’est pas automatiquement une heure facturable approuvée. Le mandat et la procédure de révision déterminent son traitement. Un statut dans un outil ne remplace pas la décision commerciale réelle.

4. Exemple : des relances répétées dans un forfait

Supposons un travail mensuel estimé à six heures. Sur plusieurs périodes comparables, l’équipe consigne du temps supplémentaire pour obtenir des pièces. Avant de modifier les honoraires, vérifiez la clarté de la demande, son responsable et la compréhension du client quant à la date de collecte.

Notez le temps de relance séparément du temps de préparation. Vous pourrez voir si la méthode doit être améliorée ou si le client demande plus de travail. S’il a ajouté une société ou un nouveau rapport, utilisez ces faits pour discuter des services convenus. Si votre estimation de départ était trop basse, corrigez le plan.

Les six heures sont un exemple, pas une référence de marché ni un résultat promis. Les relevés éclairent une décision; ils ne prouvent pas la rentabilité d’un mandat et n’obligent pas le client à accepter un nouveau tarif.

5. Distinguer exportation, statut et facturation réelle

Le guide Bookwits explique les rapports CSV (fichier de données texte) et XLS (feuille de calcul Excel). Il montre aussi comment marquer des entrées de temps comme facturées. Vérifiez exactement les entrées choisies avant l’exportation ou le changement de statut. Gardez une trace pour ne pas traiter le même temps deux fois par erreur.

Un rapport ou un statut « facturé » ne prouve pas qu’une facture a été émise, livrée ou payée dans votre système comptable. Confirmez le processus en aval et la personne responsable. Ne présumez pas d’une intégration non vérifiée pour votre configuration.

6. Éclairer la capacité, pas seulement le passé

Bookwits relie le temps au contexte du travail du cabinet. Utilisez les feuilles de temps avec les tâches et budgets pertinents pour comparer la planification à l’effort réel. Le guide des feuilles de temps présente les commandes et le guide des budgets décrit le processus associé.

Revoyez les relevés régulièrement. Cherchez les problèmes qui reviennent, les travaux à venir et les tâches qu’une seule personne sait faire. Parlez aussi de la qualité et des résultats pour le client, pas seulement des heures. De meilleurs relevés aident à planifier l’équipe et les services convenus. Noter plus de détails ne donne pas, à lui seul, plus de temps à l’équipe.