Reçu d’entreprise ou relevé bancaire : pourquoi garder les deux?
Le relevé montre le paiement. Le reçu explique l’achat et la taxe. Voyez pourquoi les dossiers d’une entreprise canadienne ont besoin de ces détails.
Un relevé bancaire et un reçu peuvent afficher le même montant et la même date. Ce ne sont pas pour autant les mêmes preuves d’une dépense d’entreprise. Chacun répond à une question différente. Dans les registres d’une entreprise canadienne, des relevés bancaires ou de carte de crédit ne remplacent pas les reçus ou factures correspondants, même si tous les montants concordent.
Deux genres de preuves différents
Une ligne de relevé confirme un paiement : combien, quand et à qui, selon le nom affiché par la banque ou le réseau de cartes. Un reçu ou une facture est un document source, c’est-à-dire une pièce qui appuie l’opération. Il indique l’achat, la quantité, le prix et la taxe. L’un montre que l’argent a été versé. L’autre explique l’achat.
Ce qu’une ligne bancaire ne montre pas
Un paiement de 42,17 $ dans un café confirme qu’un achat a eu lieu. Était-ce quatorze cafés pour une rencontre client ou un achat personnel avec la même carte? Le relevé ne le dit pas. Il ne précise pas non plus la taxe comprise dans les 42,17 $. Le reçu détaillé fournit ces renseignements sur l’achat. Le relevé peut afficher le paiement un jour ou deux plus tard. Il peut aussi regrouper un pourboire ou un autre petit achat dans un montant arrondi. Vérifiez le reçu plutôt que de vous fier uniquement à la ligne bancaire.
Pourquoi l’ARC s’attend au document source, pas seulement à la ligne de règlement
Le guide T4002 de l’Agence du revenu du Canada (ARC) explique les obligations générales de tenue de dossiers d’entreprise. Il faut garder les pièces justificatives, pas seulement la preuve du paiement. Une ligne bancaire ne permet pas de vérifier les détails de l’achat ni son lien avec l’entreprise. Gardez donc les documents sources accessibles pendant la période requise. Ne les jetez pas dès que le paiement est passé. Une personne qui révise le dossier des mois plus tard a besoin de ces détails aussi. Si vous ne gardez que les relevés, le manque risque de se révéler seulement au moment de chercher un reçu.
Ce que Bookwits conserve ici, et ce qu’il ne fait pas
Les documents de Bookwits permettent de conserver et d’organiser les images ou fichiers de reçus sous le bon client ou la bonne entreprise. Bookwits n’extrait pas les données des reçus par reconnaissance optique de caractères. Il ne rapproche pas les opérations d’un flux bancaire et ne choisit pas automatiquement les catégories de dépenses. Il garde le document, sans le lire ni le classer lui-même. Il ne peut pas non plus créer ou reconstituer un reçu manquant à partir d’une ligne bancaire.
Questions fréquentes
Un relevé bancaire ou de carte de crédit suffit-il pour demander un crédit de taxe sur les intrants?
Généralement non. Le crédit de taxe sur les intrants (CTI) permet de récupérer la taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) admissible payée sur les achats d’entreprise. Il faut habituellement le reçu ou la facture détaillée montrant la taxe, pas seulement une ligne bancaire. Consultez les exigences actuelles de l’ARC pour votre demande.
Combien de temps ces documents sources doivent-ils être conservés?
Les directives générales de l’ARC exigent de conserver les registres d’entreprise pendant un nombre d’années déterminé à partir de la fin de l’année d’imposition pertinente. Vérifiez directement les directives actuelles de conservation de l’ARC pour la période exacte et les exceptions, plutôt que de vous fier à un chiffre répété ailleurs.