Créances irrécouvrables au Canada : comptabilité, impôt et TPS/TVH
Que faire quand un client ne peut plus payer? Distinguez la perte comptable des demandes fiscales, avec des exemples de paiement partiel et de recouvrement.
Un client ne paie plus. La facture est ancienne et les rappels restent sans réponse. Le propriétaire demande de « passer la créance en perte ». Il veut retirer des comptes clients une somme qu’il ne pense plus recevoir. Avant de faire une écriture, vérifiez trois choses : le traitement comptable, la déduction d’impôt possible et l’allègement de taxe sur les produits et services ou de taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).
Les mêmes preuves peuvent servir aux trois analyses, sans que les conditions ni les dates soient identiques. Ce guide vise les créances commerciales ordinaires et le régime habituel de TPS/TVH. Les prêts personnels, les dettes d’actionnaires, les règles de prêteurs spécialisés et la méthode rapide nécessitent une analyse distincte.
D’abord : les comptes et les raisons de ne plus attendre de paiement
Une facture en retard n’est pas automatiquement irrécouvrable. Examinez la situation financière du client, ses paiements antérieurs, la correspondance, les différends, les renseignements d’insolvabilité et les perspectives réalistes de recouvrement. Consignez qui a examiné les faits et approuvé la conclusion. Une règle fixe du type « 90 jours signifie perdu » ne remplace pas cette évaluation.
L’écriture dépend des règles comptables utilisées et des pertes déjà inscrites. Une provision est un montant prévu dans les comptes pour les factures qui risquent de rester impayées. La radiation d’une facture peut utiliser cette provision plutôt que créer une nouvelle charge. Ne comptez pas la même perte deux fois.
Conservez la facture initiale et l’historique des paiements. Une radiation n’est pas une note de crédit qui réduit le prix convenu et ne libère pas nécessairement le client de sa dette juridique. S’il s’agit d’une correction réelle de prix ou d’une fourniture annulée, analysez cette situation séparément plutôt que de la présenter comme un non-paiement.
Ensuite : la déduction d’impôt sur le revenu
Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), une créance commerciale irrécouvrable peut généralement être déduite si deux conditions sont remplies. Vous avez établi durant l’année qu’elle ne pouvait plus être recouvrée. Le montant avait aussi déjà été inclus dans le revenu. La date de facture ou le statut dans les comptes ne suffit donc pas à choisir l’année d’imposition.
Vérifiez ce qui a réellement été reconnu aux fins de l’impôt. Une somme jamais incluse dans le revenu ne devient pas une déduction ordinaire pour créance irrécouvrable simplement parce que le propriétaire espérait la recevoir. Une provision aux états financiers et une déduction fiscale peuvent aussi différer, ce qui exige un ajustement aux documents de travail fiscaux.
Préparez une note de preuve concise plutôt qu’un rituel artificiel. Décrivez la dette, les démarches de résolution, les faits financiers pertinents et le motif de l’année retenue. Les démarches appropriées dépendent des circonstances; cet article ne prétend pas qu’une poursuite est toujours obligatoire avant de considérer une dette irrécouvrable.
Enfin : les conditions distinctes de la TPS/TVH
Selon les règles habituelles de TPS/TVH de l’ARC, un allègement peut être possible si la taxe sur une vente à crédit a déjà été déclarée et versée. Tout ou partie de la dette doit devenir irrécouvrable et être radié des registres. Le fournisseur et le client doivent avoir traité sans lien de dépendance, donc comme des parties indépendantes. Vérifiez ces conditions au lieu de réduire la taxe automatiquement à chaque radiation.
Reprenez les montants de la vente initiale. Multipliez sa TPS/TVH par le total impayé qui est radié. Divisez le résultat par le total initial de la vente. Les deux totaux comprennent la TPS/TVH et la taxe de vente provinciale applicable. N’appliquez pas simplement le taux actuel à un ancien solde.
L’ARC indique que le rajustement doit figurer dans une déclaration produite dans les quatre ans suivant la date limite de production de la déclaration de la période où la créance a été radiée. Le délai ne commence donc pas simplement à la date de facture. Confirmez le traitement selon le mode de production et conservez le calcul justificatif.
Un exemple original avec paiement partiel
Supposons une vente à crédit fictive, sans lien de dépendance, au régime habituel : 2 000 $ de services plus 260 $ de TVH ontarienne, soit 2 260 $. La taxe a été correctement déclarée et versée. Le client paie 1 130 $. Plus tard, les preuves justifient le caractère irrécouvrable des 1 130 $ restants et leur radiation est approuvée. Il n’existe aucune provision antérieure ni taxe de vente provinciale distincte.
| Élément | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Facture brute initiale | 2 000 $ + 260 $ | 2 260 $ |
| Montant impayé radié | 2 260 $ − 1 130 $ | 1 130 $ |
| Rajustement admissible de TPS/TVH | 260 $ × 1 130 $ ÷ 2 260 $ | 130 $ |
| Partie restante des services | 1 130 $ − 130 $ | 1 000 $ |
Dans cet exemple, retirez des comptes clients les 1 130 $ encore dus. Inscrivez la récupération de taxe admissible de 130 $ au compte qui sert à suivre cette taxe. Les 1 000 $ restants représentent la perte sur les services, selon la méthode de radiation directe supposée et sans provision antérieure. Le comptable doit vérifier les écritures réelles et les ajustements fiscaux. Déduire 1 130 $ de charge tout en récupérant 130 $ de taxe compterait la taxe deux fois, sauf ajustement approprié.
Un paiement ultérieur relance le calcul fiscal
Supposons que le client verse ensuite 565 $ sur la créance radiée. Selon le ratio de la vente initiale, la TPS/TVH correspondante est de 565 $ × 260 $ ÷ 2 260 $ = 65 $. Si l’allègement a déjà été demandé, cette partie fiscale doit être incluse dans le rajustement de la période applicable. Les 500 $ restants suivent le traitement approprié du recouvrement et de l’impôt sur le revenu.
Ne traitez pas la totalité du reçu comme une nouvelle vente et ne le laissez pas sans attribution parce que l’ancienne facture a disparu de la liste de recouvrement active. Reliez les sommes reçues à la dette initiale, à l’allègement et aux périodes déclarées. Déterminez qui repérera un paiement ultérieur après l’approbation de la radiation.
Bookwits aide à confier la vérification à quelqu’un, à demander la correspondance manquante et à suivre les approbations ou les paiements reçus plus tard. Les écritures et les déclarations restent dans les systèmes comptables et fiscaux. Gardez une trace claire de chacune des trois décisions. Une seule mention « radiée » n’explique pas ce qui a réellement été demandé.
Questions fréquentes
Radier une créance signifie-t-il renoncer juridiquement à la dette?
Pas nécessairement. Retirer une créance du grand livre et libérer juridiquement le client sont deux questions distinctes. Obtenez les conseils appropriés avant d’annoncer qu’une dette est remise.