CTI de TPS/TVH : quelles taxes pouvez-vous récupérer?

La TPS est la taxe sur les produits et services; la TVH est la taxe de vente harmonisée. Un reçu indiquant de la TPS/TVH ne permet pas automatiquement de tout récupérer. Les crédits de taxe sur les intrants, ou CTI, permettent aux entreprises inscrites admissibles de récupérer la taxe payée ou due sur les achats utilisés dans leurs activités commerciales, selon les règles applicables.

Une bonne révision sépare trois questions : l'achat est-il admissible, quelle part de taxe est récupérable et les pièces soutiennent-elles la demande? Répondre seulement à la troisième peut produire un dossier parfaitement classé contenant des montants non admissibles.

Vérifier l'admissibilité avant d'additionner les reçus

Confirmez l'inscription du demandeur et le motif commercial de l'achat. Une dépense déductible pour l'impôt sur le revenu ne rend pas automatiquement sa TPS/TVH récupérable. Les deux régimes ont des règles différentes.

Les activités commerciales comprennent généralement la vente de biens ou de services taxables. Cela inclut les ventes détaxées, dont le taux de taxe est zéro. Les ventes exonérées sont différentes : les achats liés à ces activités ne donnent généralement pas droit aux CTI. Si vous exercez les deux types d'activités, il peut falloir répartir les coûts plutôt que tout demander ou ne rien demander.

L'usage personnel, les restrictions propres à certaines dépenses et certains biens en immobilisation exigent aussi un examen. Si une facture comprend une autre taxe provinciale, ne l'ajoutez pas au CTI simplement parce que les deux figurent sous « taxes ». Les autres régimes, dont la TVQ au Québec, ont leur propre traitement.

Lorsqu'un achat est incertain, formulez une question claire pour la révision. N'inscrivez pas un crédit deviné pour finir la feuille et n'écartez pas silencieusement un montant potentiellement admissible parce qu'une pièce manque.

Préparer la liste des pièces justificatives

Les renseignements à garder dépendent du montant de l'achat et des circonstances. Tous les reçus ne demandent pas les mêmes détails. Vérifiez les règles applicables et réunissez assez de renseignements pour identifier :

• Le fournisseur et son numéro de TPS/TVH lorsqu'il est requis.
• La date de la facture ou du reçu et le montant payé ou payable.
• La nature des biens ou services et les renseignements pertinents sur l'acheteur.
• La TPS/TVH ou les renseignements nécessaires pour la déterminer.
• Le motif commercial, la part d'usage commercial et les restrictions appliquées.
• Le lien avec l'écriture comptable et la période de demande.

Un relevé de carte peut aider à prouver le paiement sans expliquer l'achat ni fournir les renseignements fiscaux du fournisseur. Une photo recadrée peut présenter le même problème. Demandez une facture complète de remplacement au besoin et gardez les échanges qui règlent la lacune.

Conservez des documents lisibles liés aux écritures. Un dossier de fichiers tous nommés « reçu » est moins utile qu'une référence constante permettant de passer du grand livre à la pièce.

Trier un lot fictif de reçus

Imaginons une entreprise de consultation inscrite qui examine ces achats. Les taxes sont des montants supposés figurant dans ses pièces, pas des exemples d'un taux actuel universel. Le classement vaut uniquement selon les hypothèses indiquées et après examen documentaire.

Examen fictif de la TPS/TVH par type d'achat

Achat	TPS/TVH indiquée	Traitement supposé	CTI illustratif
Logiciel utilisé entièrement en consultation taxable	38 $	Entièrement admissible selon les faits supposés	38 $
Service avec usage commercial documenté de 75 %	24 $	Répartir : 24 $ × 75 %	18 $
Repas d'affaires soumis à la restriction habituelle de 50 %	22 $	Appliquer la restriction supposée : 22 $ × 50 %	11 $
Achat entièrement personnel	9 $	Aucun usage commercial	0 $
Facture sans TPS/TVH facturée	0 $	Aucune TPS/TVH à récupérer	0 $

Le total illustratif est de 38 $ + 18 $ + 11 $ = 67 $. Ce n'est pas la somme de toutes les taxes imprimées sur tous les reçus. La répartition de 75 % doit être justifiable; ce n'est pas une proportion commerciale par défaut.

L'exemple du repas suppose que la limite habituelle s'applique et qu'aucune exception ne change le résultat. Certains repas, les divertissements, les biens utilisés à long terme et les achats à usage commercial et personnel demandent un examen différent. Faites vérifier votre achat réel plutôt que de recopier une catégorie du tableau.

Régler les pièces manquantes et les demandes en double

Attribuez une référence stable à chaque achat et vérifiez s'il figure déjà dans une note de frais, une facture fournisseur ou un import de carte d'entreprise. Deux copies du même reçu ne donnent pas deux crédits.

Distinguez une pièce manquante d'un refus d'admissibilité. Une facture absente peut nécessiter un suivi fournisseur; une meilleure copie ne rend pas admissible un achat entièrement personnel. Notez le motif et la prochaine action pour que les éléments en attente restent compréhensibles.

Surveillez les notes de crédit et les remboursements qui modifient un achat antérieur. Ils peuvent exiger un ajustement plutôt que le maintien intact de la taxe initiale. Reliez-les à l'opération corrigée.

N'inventez pas de numéro d'inscription et ne déduisez pas la TPS/TVH d'un total rond sans preuve suffisante. Si une facture semble incohérente, demandez au fournisseur ou au réviseur de régler la question avant de considérer le montant comme établi.

Garder des pièces réellement faciles à retrouver

Les documents de TPS/TVH doivent généralement être conservés six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Cela n'autorise pas à supprimer automatiquement tout fichier vieux de six ans : les oppositions, appels et autres circonstances peuvent prolonger la conservation.

Gardez les pièces accessibles et lisibles, avec les explications des répartitions et restrictions. Vérifiez qu'un réviseur peut retrouver le document d'une écriture sans dépendre de la mémoire ou de la boîte courriel personnelle de la personne qui l'a saisie.

Les délais pour demander un CTI varient aussi selon les circonstances. Ne supposez pas qu'un ancien reçu peut toujours être ajouté à la prochaine déclaration. Faites confirmer la période et le délai appropriés pour une demande tardive ou omise.

Remettre les calculs et les questions au préparateur

1. Séparer les montants admissibles révisés des éléments en attente et refusés.
2. Présenter les calculs de répartition ou de restriction utilisés.
3. Relier chaque montant à sa pièce et à sa référence comptable.
4. Signaler les crédits fournisseurs, les risques de doublons et les questions ouvertes.
5. Rapprocher les totaux révisés des livres avant la production.

Bookwits peut coordonner les demandes de documents, les listes de vérification et les responsabilités de révision. Il ne décide pas de l'admissibilité aux CTI et ne produit pas la déclaration. L'objectif est un dossier vérifiable permettant au professionnel responsable de confirmer la demande, pas une promesse de crédit pour chaque reçu numérisé.