Comptes fournisseurs : vérifier les factures et les coordonnées avant de payer
Réduisez le risque de fausses factures, de changements bancaires frauduleux et de paiements en double. Séparez les rôles et notez les exceptions urgentes.
Les comptes fournisseurs représentent les sommes dues aux fournisseurs. Bien des pertes viennent de problèmes simples : payer un achat que personne n’a commandé ou payer la même facture deux fois. Les vérifications ci-dessous utilisent les documents et les approbations pour repérer ces problèmes avant le paiement. Elles réduisent le risque. Aucun processus manuel ne peut toutefois garantir de repérer toutes les fausses factures ou tous les paiements en double.
Le schéma de la fausse facturation : une facture jamais commandée
Le Centre antifraude du Canada décrit des factures reçues pour des biens ou services jamais commandés. Elles peuvent viser des achats ordinaires : inscriptions à un répertoire, fournitures ou abonnements. Une personne occupée peut les payer sans vérifier, parce qu’elles semblent crédibles. Avant de payer, comparez la facture à un vrai bon de commande ou obtenez l’accord de la personne qui a autorisé l’achat. Faites cette vérification même si les documents semblent authentiques.
Le schéma du changement de fournisseur : un fournisseur connu avec de nouvelles coordonnées bancaires
Le Centre décrit aussi le harponnage : un message ciblé qui se fait passer pour une personne de confiance. Il peut imiter un fournisseur ou un dirigeant et demander les prochains paiements dans un nouveau compte bancaire. Le nom connu peut rassurer à tort. Confirmez chaque changement de coordonnées bancaires ou de paiement par un autre moyen, vérifié séparément. Appelez par exemple un numéro déjà connu. Ne répondez pas seulement au courriel qui demande le changement. Vérifiez avant d’envoyer tout paiement au nouveau compte.
Prévenir les paiements en double sur des factures authentiques
Un paiement en double peut aussi être une erreur de bonne foi. La facture peut être saisie deux fois, payée par chèque et par virement, ou renvoyée par le fournisseur et payée de nouveau. Avant d’envoyer un groupe de paiements, vérifiez le fournisseur et le numéro de chaque facture. Signalez les numéros déjà dans l’historique des paiements. Comparez régulièrement les détails des comptes fournisseurs, appelés le grand livre auxiliaire, aux mouvements bancaires. N’attendez pas la fin de l’exercice.
Pourquoi une seule personne ne devrait pas accomplir les trois étapes seule
Séparez trois rôles : saisir la facture, approuver le paiement et envoyer l’argent. Même si deux ou trois personnes occupent plusieurs fonctions, évitez qu’une seule contrôle tout le paiement. Il ne s’agit pas de se méfier d’un collègue. Une vérification distincte aide à repérer les erreurs ou les modifications que la première personne peut manquer.
Les exceptions arrivent — documentez-les au lieu de contourner le contrôle
Un paiement urgent ne peut parfois pas attendre toutes les approbations habituelles. Il ne faut ni interdire toute exception ni la laisser passer sans trace. Notez sur le moment qui l’a approuvée, pourquoi la méthode habituelle n’a pas été suivie et qui a vérifié ensuite. Des exceptions répétées « juste cette fois », sans notes, peuvent laisser passer la fraude et les paiements en double.
Bookwits peut garder la tâche d’approbation, la pièce justificative et le nom de la personne qui a autorisé l’exception. La décision laisse ainsi une trace, plutôt que de rester dans une conversation ou dans la mémoire de quelqu’un. Bookwits ne détecte pas la fraude, ne signale pas les changements suspects de fournisseurs et ne déplace pas l’argent. Ces décisions et le paiement restent la responsabilité des personnes et des systèmes bancaires concernés.
Questions fréquentes
S’agit-il de protéger nos systèmes informatiques contre le piratage?
Non. Ces vérifications portent sur les paiements aux fournisseurs : comparer les factures aux bons de commande, vérifier les changements de coordonnées et séparer les tâches. Ce n’est pas une évaluation de la sécurité informatique ou réseau. Elles réduisent le risque de payer une fausse facture ou de répondre à un faux fournisseur. Aucun processus ne garantit de bloquer chaque tentative.
Comment vérifier une demande de changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur?
Par un moyen de contact distinct et confirmé de façon indépendante, comme un appel téléphonique à un numéro déjà au dossier, et non en répondant au courriel ou message ayant fait la demande.
Exiger une séparation des tâches signifie-t-il qu’une petite entreprise a besoin de plus de personnel?
Pas nécessairement — cela signifie organiser qui saisit, approuve et libère les paiements parmi les personnes déjà en place, afin qu’une même personne ne demande pas et n’approuve pas la même étape.