Chèques en circulation ou périmés : quoi vérifier au rapprochement bancaire?

Un rapprochement bancaire fait régulièrement ressortir des chèques émis par l’entreprise il y a des semaines ou des mois et qui n’ont toujours pas été encaissés. Avant de les radier ou de les oublier, il est utile de comprendre ce que « périmé » signifie réellement, et ce que cela ne signifie pas.

Ce qu’un chèque périmé signifie réellement

Selon Paiements Canada, un chèque est généralement considéré comme périmé six mois après son émission. Une institution financière peut alors refuser de le payer. Cette pratique de six mois concerne le traitement des chèques par les banques. Ce n’est pas une date légale qui annule la dette à payer.

Un exemple chiffré de suivi des chèques en circulation

Exemple de suivi de trois chèques en circulation lors d’un rapprochement

Chèque	Date d’émission	Mois en circulation au rapprochement	Ce que cela suggère
Chèque A	Il y a 6 semaines	Environ 1,5 mois	Normal; de nombreux destinataires n’ont simplement pas encore déposé le chèque
Chèque B	Il y a 4 mois	Environ 4 mois	Mérite un appel de suivi au destinataire avant d’approcher le statut périmé
Chèque C	Il y a 8 mois	Environ 8 mois	Probablement déjà périmé à la banque; la dette existe toujours et doit être résolue, pas ignorée

Comparez l’âge du chèque à la convention de six mois. Un ancien chèque peut demander un appel ou une réémission plutôt qu’un simple suivi au rapprochement. Cela ne justifie pas une radiation automatique.

Pourquoi la dette sous-jacente ne disparaît pas

Un chèque donne l’instruction de payer. Ce n’est pas la dette elle-même. S’il n’est jamais encaissé, l’entreprise doit encore le remboursement ou le paiement au fournisseur, même si le chèque est périmé. Gardez habituellement le passif, c’est-à-dire la somme due, dans les livres. Il peut passer à un compte distinct comme « chèques à payer » au lieu de rester sans fin au rapprochement bancaire. Relancez le destinataire ou réémettez le paiement selon le cas. N’effacez pas la dette seulement parce que le chèque est vieux.

Les montants non réclamés depuis longtemps peuvent relever des règles provinciales sur les biens non réclamés

Si des efforts raisonnables ne permettent pas de joindre le bon destinataire, l’entreprise ne peut pas simplement garder l’argent pour toujours. Le programme des biens non réclamés de l’Alberta, par exemple, fixe des périodes d’abandon et des obligations pour les détenteurs. Cela comprend certains fonds non réclamés. D’autres provinces ont des programmes semblables, mais différents. Pour un vieux chèque impossible à régler avec le destinataire, vérifiez les règles, les seuils et les obligations de déclaration de la province concernée. Ne supposez pas que le montant peut simplement disparaître des livres.

Bookwits peut garder une tâche de suivi pour un ancien chèque en circulation et une note de la décision. Il ne suit pas les soldes bancaires et ne rapproche pas les opérations. Il ne détermine pas non plus les obligations relatives aux biens non réclamés. Le teneur de livres s’en charge avec le relevé bancaire réel et les règles provinciales applicables.