Le manuel complet de Bookwits

Où trouver ce parcours et ses commandes

Après une connexion professionnelle, ouvrez Bien démarrer dans l’encadré d’aide au bas du menu de gauche. Ce menu donne accès aux modules; les onglets en haut d’une page appartiennent au module déjà ouvert. Dans une fenêtre plus étroite, l’icône de menu près du logo Bookwits permet d’afficher la navigation.

Pour ajouter votre premier client, ouvrez Clients → Tous les clients → Ajouter un client, au-dessus du répertoire, à droite. Pour importer un fichier, ouvrez plutôt Actions → Importer des clients depuis un CSV au-dessus du tableau. Pour configurer votre compte, ouvrez votre nom/avatar en haut à droite, puis Paramètres. Le lien Espace de travail de la barre supérieure permet de quitter les paramètres.

Un client invité par un cabinet utilise son invitation et la connexion client, plutôt que cette configuration professionnelle. Un employé qui rejoint un cabinet existant accepte d’abord l’invitation de l’équipe au lieu de créer un deuxième espace.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Le parcours de configuration (dans l'ordre)

1. Créer votre compte et votre profil
2. Vérifier votre courriel pour que tout fonctionne
3. Créer un vrai client pour tester votre flux
4. Importer des clients si vous avez 10+ clients
5. Configurer les modèles tâches + courriels + liste de contrôle fiscale
6. Ajouter votre équipe (optionnel)

7. Connecter le courriel Gmail / Outlook
8. Configurer des rappels suivis planifiés

1) Créer votre compte

2) Confirmer votre adresse courriel

3) Créer votre premier vrai client (configuration client test)

4) Importer des clients en lot (CSV + correspondance)

5) Configurer les modèles (Tâches + Courriels + Liste de contrôle d'impôt personnel)

6) Ajouter votre équipe (optionnel)

7) Connecter votre courriel (Gmail ou Outlook)

1. Ouvrez les paramètres de messagerie. Choisissez Courriels dans le menu de gauche. Si la connexion manque ou a expiré, utilisez la commande proposée dans l’avis. Vous pouvez aussi ouvrir votre nom en haut à droite, puis Paramètres → Courriel.
2. Choisissez le fournisseur de votre boîte. Sélectionnez Gmail ou Outlook selon les options proposées. Cette connexion permet de lire et d’envoyer des courriels. Elle n’invite pas un client au portail et ne modifie pas ses coordonnées.
3. Effectuez vous-même la connexion. Vérifiez le compte affiché par Google ou Microsoft et les accès demandés. Si plusieurs comptes sont ouverts, choisissez bien la boîte prévue. Ne transmettez jamais votre mot de passe à une autre personne pour terminer cette étape.
4. Revenez dans Bookwits et vérifiez le résultat. Attendez que les dossiers de la boîte soient accessibles. Si l’avis d’accès expiré demeure, la connexion n’est pas rétablie. Vérifiez le fournisseur et le compte, puis consultez l’administrateur de messagerie si nécessaire.
5. Vérifiez l’expéditeur avant le premier envoi. Ouvrez un nouveau courriel et examinez le compte expéditeur, la signature et les destinataires. Pour un essai autorisé, utilisez l’adresse de test prévue et vérifiez séparément la réception. Une connexion réussie ne prouve pas la livraison d’un message.

8) Configurer les rappels courriel (envois planifiés)

Choisissez votre point de départ avant de suivre la liste de configuration

Propriétaire du cabinet : configurez l’espace de travail, définissez les accès et préparez les modèles avant d’inviter toute l’équipe. Vous préparez un environnement commun, pas un cabinet distinct pour chaque employé.

Teneur de livres ou membre de l’équipe : acceptez d’abord l’invitation du cabinet. Demandez quels clients vous sont partagés et qui révise votre travail. Ne créez pas un deuxième cabinet simplement parce qu’un client partagé est introuvable.

Client : commencez par la demande reçue de votre professionnel. Une liste de contrôle, un dossier partagé, une tâche client et une demande de signature ont des étapes d’accès différentes. Le chapitre sur le portail explique chaque parcours; vous n’avez pas à configurer l’administration du cabinet.

Bookwits organise le travail lié aux services de tenue de livres et de fiscalité. Un profil d’entreprise, une tâche terminée ou une déclaration téléversée ne produit pas automatiquement les livres, une déclaration fiscale, une remise ou une preuve d’acceptation gouvernementale. Inscrivez ces résultats externes après les avoir vérifiés.

Vérifiez un exemple complet avant de travailler en lot

1. Ouvrez un client autorisé et confirmez son nom, l’entreprise ou l’année fiscale.
2. Créez ou révisez la tâche interne appropriée et son responsable.
3. Vérifiez où classer les pièces justificatives et ce qui est partagé au client.
4. Prévisualisez le modèle. Confirmez le destinataire et le texte avant tout envoi.
5. Après une vraie réponse, rouvrez le bon dossier et révisez le résultat. Une invitation envoyée n’est pas une réponse client terminée.

Distinguez la préparation de l’envoi. Inviter un membre, partager un dossier, envoyer une liste de contrôle, activer un courriel récurrent ou transmettre une demande de signature peut contacter de vraies personnes.

Exemple : préparer un petit cabinet avant la première invitation client

Imaginez une propriétaire de cabinet, Jordan à la préparation et Morgan à la révision. La propriétaire prépare un modèle de clôture mensuelle et décide quels clients seront accessibles à Jordan. Jordan rejoint cet espace par son invitation au lieu de créer un second cabinet au nom semblable. Morgan doit recevoir une transmission claire; son ajout à l’équipe ne lui indique pas quel travail est prêt.

Prenez Sarah Thompson comme première relation d’exemple. Créez son profil, ajoutez Thompson Consulting Inc. et examinez l’espace de cette entreprise. Déterminez où classer les relevés, qui doit avoir accès et quels renseignements demander dans la liste d’intégration. Prévisualisez une tâche issue du modèle et remplacez dates et descriptions génériques par les détails du mandat. Vérifiez destinataire et texte avant tout envoi.

Le résultat utile n’est pas d’avoir visité chaque réglage : une collègue doit pouvoir retrouver Sarah, distinguer entreprise et fiscalité personnelle, trouver les pièces, comprendre la prochaine tâche et identifier son responsable. Réglez ces questions avant un import important ou une communication récurrente.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Distinguez d’abord les rôles employés propriétaire, administrateur et membre du compte du portail client. Un membre travaille dans l’application; ce n’est pas un invité en lecture seule. Portée client, visibilité des tâches et approbations diffèrent des rôles de gestion. Demandez l’accès précis manquant plutôt que le rôle administrateur pour chaque problème.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Tableau de bord dans le menu de gauche, ou Espace de travail dans la barre supérieure. Les quatre indicateurs se trouvent en haut. La zone suivante présente les tâches à venir, celles d’aujourd’hui et celles en retard; ouvrez la fiche d’une tâche existante plutôt que d’en créer une copie.

Les commandes d’affichage des tâches terminées et du calendrier se trouvent dans l’en-tête de cette zone. La liste des retards possède son propre sélecteur de période. Les clients récents ouvrent les profils déjà consultés; le lien vers tous les clients ramène au répertoire complet. Les actions rapides permettent de créer du travail, d’ajouter un client et de démarrer le suivi du temps.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Le tableau de bord sert de point de départ pour trouver le travail, et non pour modifier tous les dossiers. Ses panneaux de tâches, clients récents et raccourcis ouvrent les modules détaillés.

Comprendre les indicateurs sans les confondre

• Totaux des clients, entreprises et dossiers fiscaux : il s’agit de types de dossiers différents. Un client ayant deux entreprises ne représente pas trois clients.
• Tâches du jour : commencez par les échéances d’aujourd’hui. Ouvrez une tâche pour lire ses consignes, son responsable et son statut.
• Tâches à venir : examinez les prochaines échéances avant de répartir le travail.
• Tâches en retard : trouvez le blocage et mettez à jour la tâche concernée. Ouvrir le panneau ne résout pas le retard.
• Voir le calendrier : accédez au calendrier des tâches pour examiner les échéances par date.
• Clients récents : rouvrez un client déjà consulté. Ce raccourci n’est pas le répertoire complet.
• Ajouter un client : démarre la création d’un dossier. Recherchez d’abord un dossier existant pour éviter un doublon.

Trouver un dossier depuis l’en-tête

1. Repérez la loupe dans la barre supérieure et ouvrez la recherche de l’espace de travail. Elle couvre plusieurs types de dossiers; la recherche située au-dessus d’un tableau concerne plutôt ce tableau.
2. Saisissez au moins deux caractères d’un nom ou texte distinctif. Par exemple, recherchez « Sarah Williams », puis choisissez Clients dans le panneau pour trouver son profil plutôt qu’une tâche qui la mentionne. La limite de saisie est de 200 caractères.
3. Comparez le nom et les renseignements du résultat avant de l’ouvrir. Les flèches et Entrée permettent la navigation au clavier; Échap ferme la recherche. Vérifiez ensuite le client, l’entreprise ou l’année avant toute modification.
4. Si le dossier manque, essayez un terme plus précis, vérifiez les filtres du module et confirmez le partage. La recherche respecte les accès; elle ne permet pas d’obtenir les autorisations d’une autre personne.

Utiliser les notifications pour revenir au travail

Ouvrez la cloche pour consulter les mises à jour et accéder au dossier concerné. Vérifiez son état actuel : une notification décrit un événement qui a pu être suivi d’un autre changement. Les préférences de notification par courriel se règlent dans Paramètres; la mise en sourdine du clavardage se règle dans la conversation.

Une routine quotidienne concrète

Examinez les retards, les tâches du jour et les échéances à venir; ouvrez les tâches importantes; lisez l’activité et les commentaires récents; révisez les réponses clients; mettez ensuite à jour la tâche ou la liste concernée. Un compteur à zéro ne prouve pas l’absence de travail dans un autre module ou sous un autre filtre.

Exemple : transformer un indicateur de retard en action précise

Le tableau de bord indique une clôture d’octobre en retard pour Thompson Consulting. Ouvrez la tâche avant de modifier quoi que ce soit. Sa description peut signaler un relevé manquant, tandis qu’un commentaire récent indique que Sarah l’a téléversé hier. Ouvrez Documents dans le bon contexte et examinez le fichier. Si c’est bien octobre, le blocage peut être résolu malgré l’ancien statut.

Jordan reprend alors le rapprochement, met à jour l’état et explique le changement en commentaire. Si le fichier concerne septembre, gardez le blocage explicite et demandez octobre. Ni le compteur de retard ni la notification de téléversement ne tranche cette question.

Lors d’une révision d’équipe, comparez la portée du tableau de bord à celle de Tâches. Une tâche future relève du travail à venir. Un filtre ou un accès non partagé peut exclure certains dossiers d’une vue membre. L’indicateur sert à ouvrir le dossier réel, et non à copier un total inexpliqué dans un rapport client.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Propriétaire/administrateur voient les tâches internes de l’équipe; les tableaux d’un membre suivent ses attributions sauf si Peut voir toutes les tâches est activé. Une tâche parente attribuée peut rendre ses sous-tâches visibles. Dates, périodes et filtres restent importants. Un résumé du tableau de bord n’est pas une carte complète des accès : ouvrez le dossier ou la liste pour connaître les opérations disponibles.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Ouvrez votre nom/avatar en haut à droite → Paramètres. Les paramètres possèdent leur propre menu de catégories à gauche, différent du menu Clients/Tâches. Utilisez Général pour le profil et la langue, Sécurité pour les identifiants et la vérification, et Facturation pour les renseignements de paiement accessibles à votre compte.

La section des communications contient le courriel et les notifications. Celle de l’espace de travail présente l’identité visuelle de l’entreprise, la configuration des champs et les tâches lorsque vos autorisations le permettent. Les notifications par courriel et celles dans l’application ont des vues distinctes. Enregistrez la section modifiée; changer de catégorie n’enregistre pas automatiquement tous les formulaires.

La loupe et la cloche restent dans la barre supérieure. Le lien Espace de travail ramène au tableau de bord. Il n’est pas nécessaire de se déconnecter pour quitter les paramètres.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Depuis un écran connecté, repérez le coin supérieur droit de l’en-tête vert. Sélectionnez votre propre nom ou avatar rond, puis Paramètres dans ce menu. Il s’agit du menu de votre compte, pas du menu à trois points d’un client. Les paramètres sont regroupés en Compte, Communication et Espace de travail. Sur petit écran, choisissez la section dans le sélecteur en haut des paramètres plutôt que dans le menu latéral. Général et Sécurité concernent votre compte; l’image de marque, les champs et les rappels de tâches par défaut peuvent toucher l’équipe.

Modifier le profil et la langue de l’interface

1. Ouvrez votre nom ou avatar en haut à droite et choisissez Paramètres. Dans le menu propre aux paramètres, choisissez Général. Ce menu remplace temporairement celui des modules.
2. Repérez la section du profil et utilisez Modifier. Vérifiez le prénom, le nom ou l’avatar concernés : il s’agit de votre identité de compte, pas du nom du cabinet ou d’un client.
3. Pour la langue de l’interface, choisissez anglais ou français et enregistrez la section concernée. Vérifiez l’écran obtenu. Les noms, notes et contenus de documents saisis par les utilisateurs ne sont pas traduits automatiquement.
4. Utilisez Espace de travail dans la barre supérieure pour revenir à l’application. Il n’est pas nécessaire de se déconnecter pour quitter les paramètres. Après une annulation, vérifiez que l’ancienne valeur demeure.

Changer l’adresse de connexion

1. Sélectionnez votre nom ou avatar en haut à droite, choisissez Paramètres, puis Sécurité sous Compte dans le menu des paramètres. Sur petit écran, choisissez Sécurité dans le sélecteur de section.
2. Dans les identifiants de connexion, repérez la ligne Courriel et son action Modifier. N’utilisez pas les commandes distinctes du mot de passe ou de la vérification téléphonique.
3. La fenêtre de mise à jour du courriel s’ouvre. Remplacez l’adresse par une boîte permanente que vous contrôlez, vérifiez l’orthographe et choisissez Mettre à jour. Cette action lance la vérification; ouvrir la fenêtre ne change rien.
4. Ouvrez le message reçu dans cette boîte et suivez son lien de vérification. Vérifiez les indésirables et l’adresse avant d’utiliser Renvoyer le courriel.
5. Revenez dans la fenêtre Bookwits et choisissez Confirmer la vérification du courriel. Corrigez toute erreur et vérifiez ensuite la ligne Courriel. Tant que la vérification ne réussit pas, l’ancienne adresse reste inchangée.

Exemple : remplacer votre ancienne adresse professionnelle de connexion par une nouvelle ne modifie ni les coordonnées de Sarah Williams ni la connexion d’un compte Outlook. L’adresse de contact du client, votre adresse de connexion et vos boîtes Gmail/Outlook connectées sont des réglages distincts.

Modifier ou réinitialiser le mot de passe

Ouvrez votre nom/avatar → Paramètres → Compte → Sécurité. Dans les identifiants de connexion, sélectionnez Modifier sur la ligne Mot de passe, pas sur la ligne Courriel. Saisissez le mot de passe actuel, un nouveau d’au moins 12 caractères comprenant majuscule, minuscule et chiffre, puis sa confirmation identique. Choisissez Enregistrer dans cette section; Annuler abandonne le brouillon. Si vous ignorez le mot de passe actuel, Réinitialiser le mot de passe envoie un courriel de récupération et ne révèle pas l’ancien. Une fois déconnecté, utilisez plutôt la récupération sur la page de connexion. Ne communiquez jamais un mot de passe ou un code à un collègue ou au soutien.

Activer la vérification téléphonique en deux étapes

1. Ouvrez votre nom/avatar en haut à droite, puis Paramètres → Compte → Sécurité. Repérez la ligne de vérification téléphonique en deux étapes. Utilisez votre propre téléphone, pas celui d’un collègue. Sur petit écran, choisissez Sécurité dans le sélecteur des paramètres.
2. Suivez l’activation, indiquez le téléphone et son indicatif, puis demandez le code. Il s’agit d’un vrai message de vérification : contrôlez le numéro avant de l’envoyer.
3. Saisissez le code reçu et confirmez. Vérifiez que l’écran indique l’activation. Saisir un numéro sans terminer la vérification par code ne suffit pas.
4. Si le code n’arrive pas, vérifiez le numéro et utilisez le renvoi ou la récupération proposés. Avant de changer de téléphone, révisez ce paramètre pendant que vous disposez encore de l’accès.

La désactivation nécessite une confirmation et réduit la protection du compte. Sur un ordinateur partagé, déconnectez-vous après utilisation; fermer un onglet ne constitue pas une déconnexion.

Choisir les notifications utiles

Dans Paramètres → Notifications, révisez les mises à jour de tâches, téléversements, messages non lus, tâches client terminées, succès ou échecs des rappels et les autres catégories disponibles. Enregistrez vos changements. L’option de mise à jour des notifications de tous les dossiers partagés dépasse une préférence personnelle : lisez la confirmation avant de l’appliquer. Conservez les alertes d’échec afin de ne pas confondre une communication planifiée non envoyée avec une livraison réussie.

Exemple : distinguer trois adresses avant d’en modifier une

Jordan se connecte avec une adresse professionnelle, utilise une boîte Gmail ou Outlook distincte pour les échanges et conserve le courriel de Sarah dans son profil client. Ces adresses n’ont pas le même rôle. Modifier Sarah ne change pas la boîte d’envoi de Jordan. Connecter une boîte ne prouve pas que l’adresse de connexion a été changée et vérifiée.

Si Jordan adopte une nouvelle adresse de connexion permanente, utilisez Sécurité et terminez la vérification, puis contrôlez l’adresse affichée. Si les réponses partent de la mauvaise boîte, examinez plutôt les paramètres de courriel. Si seules les prochaines invitations de Sarah doivent utiliser une autre adresse, examinez ses coordonnées et l’état des invitations existantes.

La distinction vaut aussi pour la langue : choisir le français modifie l’interface, pas un nom saisi, une note de collègue ou le contenu d’un PDF. Relisez le message ou modèle dans son contexte avant l’envoi. Ne supposez pas que changer l’interface traduit automatiquement tous les documents clients.

Rechercher dans l’espace de travail sans deviner le module

Pour les comptes professionnels autorisés, la loupe près de la cloche en haut à droite ouvre la recherche globale. Saisissez au moins deux caractères. Le panneau présente les types de dossiers disponibles, des résultats regroupés et leur nombre. Votre rôle et vos fonctionnalités déterminent les résultats; cette recherche ne contourne pas les restrictions des dossiers privés.

Exemple : recherchez « Sarah Williams », puis distinguez son profil de personne et Blue Horizon Partners à l’aide des catégories Clients ou Entreprises. Examinez le contexte du résultat avant de l’ouvrir. Un nom peut figurer dans plusieurs entreprises, années ou éléments de travail; le premier résultat n’est pas nécessairement la bonne destination.

Les flèches permettent de parcourir les résultats, Entrée ouvre la sélection et Échap ferme le panneau. Faites défiler les résultats pour consulter d’autres correspondances. Les éléments récents ne constituent pas tout le répertoire client. En cas d’erreur, réessayez plutôt que d’interpréter l’absence de résultats comme une suppression.

Distinguer courriels de notification, boîte de la cloche et fenêtres contextuelles

La cloche de la barre supérieure ouvre les notifications. La vue générale comprend les éléments lus et non lus; celle des non-lus restreint la liste. Ouvrir un élément le marque comme lu et mène à sa destination disponible. Tout marquer comme lu change l’état de la boîte, sans terminer les tâches ou demandes mentionnées. Une destination peut être inaccessible si son dossier a été supprimé ou si vos droits ont changé.

Ouvrez Paramètres → Notifications. La vue des courriels règle les catégories présentées, comme les dépôts clients, messages non lus, tâches clients terminées, mises à jour de tâches et résultats des rappels. La vue dans l’application règle la cloche et les fenêtres contextuelles. Une fenêtre contextuelle dépend de l’activation de la notification correspondante dans l’application. Examinez les options par type, puis enregistrez les modifications de cette grille.

Exemple : gardez un événement de tâche dans la cloche, mais désactivez sa fenêtre contextuelle pour éviter une interruption. Ce choix ne désactive pas nécessairement le courriel réglé séparément. Mettre une conversation en sourdine constitue encore un autre réglage, limité à cette conversation.

Identifier l’action de facturation ou de sécurité concernée

Les options d’abonnement accessibles se trouvent dans Paramètres → Facturation. Le choix mensuel/annuel modifie la comparaison; l’achat exige l’action et la confirmation de paiement appropriées. Abonnement, crédits et placement promotionnel concernent des achats différents. Vérifiez prix, période et espace de travail avant de confirmer. Quitter le paiement ou voir un bouton ne prouve pas un achat terminé.

La rubrique Sécurité distingue le courriel de connexion, le mot de passe et la vérification téléphonique en deux étapes. Modifiez l’élément voulu, suivez sa validation et enregistrez cette section. Un changement de mot de passe utilise le mot de passe actuel et une confirmation identique du nouveau; la réinitialisation sert à récupérer l’accès. Ne transmettez pas vos mots de passe ou codes à autrui. Modifier votre courriel de connexion ne corrige pas les courriels de tous les clients et ne reconnecte pas votre boîte externe.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Tous les rôles employés gèrent leur propre nom, connexion/sécurité et préférences de notification. Propriétaire/administrateur ne permet pas de modifier le mot de passe ni de lire la boîte d’un collègue. La facturation appartient au propriétaire; administrateur ne remplace pas ce rôle. Le profil professionnel du propriétaire reste distinct des paramètres personnels d’un employé.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Clients dans le menu de gauche, puis Tous les clients dans les onglets supérieurs. La recherche se trouve au-dessus du tableau. Ouvrez Actions → Paramètres du tableau pour changer les colonnes, ou Actions → Importer des clients depuis un CSV pour importer un fichier. Les filtres déterminent les clients affichés; la commande verte Ajouter un client ouvre l’assistant.

Cliquez sur le nom du client pour ouvrir son profil. Les onglets supérieurs donnent accès à la vue d’ensemble, aux entreprises, aux impôts personnels, aux tâches clients, à la boîte de réception, au clavardage, au budget et à Sign. Dans l’onglet Overview (vue d’ensemble), repérez la fiche de renseignements du client. En haut à droite, Modifier est suivi du bouton à trois points. Ce menu contient notamment Lier un partenaire, l’invitation à Bookwits, les suivis d’invitation disponibles et les commandes d’archivage ou de suppression.

Les contacts, identifiants logiciels et calendrier des tâches forment des sections distinctes sous cette fiche. Une personne ajoutée comme contact n’est pas automatiquement connectée au portail. Un partenaire ne désigne ni un contact, ni un employé, ni le propriétaire d’une entreprise.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Le modèle de données Bookwits

Démarrage rapide (quoi faire en premier)

Utiliser le module au quotidien

1) Ajouter un nouveau client

Le dossier client représente la personne ou la relation principale servie par le cabinet. Il regroupe ses coordonnées, entreprises, dossiers fiscaux annuels et accès de l’équipe. Recherchez d’abord cette personne : deux dossiers identiques risquent de répartir ses documents et son travail entre deux profils.

Par exemple, créez un seul client pour Sarah Thompson, puis rattachez Thompson Consulting Inc. comme entreprise. Si Sarah a aussi une déclaration personnelle, ajoutez l’année dans ce même dossier. Deux services ne nécessitent pas deux dossiers Sarah. Saisissez le prénom et le nom obligatoires, puis les coordonnées vérifiées sans inventer les renseignements manquants.

1. Ouvrez Clients dans le menu de gauche. Sur la page affichée, choisissez Tous les clients dans la rangée d’onglets. Ce répertoire présente les personnes; les onglets Entreprises et Impôts personnels présentent d’autres types de dossiers.

   

2. Vérifiez si la personne existe déjà. Utilisez la recherche au-dessus du tableau et comparez les noms et coordonnées. Si Emma Laurent figure déjà dans la liste, ouvrez son profil plutôt que de créer une deuxième Emma. Effacez ensuite la recherche.
3. Choisissez Ajouter un client en haut à droite du tableau. Il s’agit de la commande verte avec un signe plus, à côté des filtres. La page de création contient cinq étapes : renseignements personnels, adresse, entreprises, détails supplémentaires et équipe.
4. Complétez les renseignements personnels. Le prénom et le nom sont deux champs obligatoires distincts. Le courriel et le téléphone sont facultatifs à cette étape; tout courriel saisi doit être valide. Vérifiez l’indicatif du téléphone. L’exemple d’Emma Laurent demeure un brouillon non enregistré.

   

5. Utilisez Suivant pour passer à l’adresse. Saisissez l’adresse personnelle, la ville, le pays, la province et le code postal connus. Vérifiez le pays avant la province. Ces coordonnées ne correspondent pas automatiquement à celles d’une entreprise. Vous pouvez laisser les renseignements inconnus vides et continuer.

   

6. À l’étape Entreprises, déterminez si une entreprise est nécessaire. Un formulaire vide peut s’ouvrir automatiquement. Pour des impôts personnels seulement, choisissez Annuler dans ce formulaire, puis Suivant sur la page. N’inventez pas d’entreprise. Sinon, saisissez son nom et les détails pertinents, puis enregistrez l’entreprise dans le brouillon du client. Le petit + rond permet d’en ajouter une autre. L’enregistrement final du client reste nécessaire.

   

7. Révisez les détails supplémentaires. Choisissez les étiquettes pertinentes et la langue préférée du client. Les contacts, identifiants de logiciels et champs personnalisés occupent des zones distinctes. Ajoutez seulement les renseignements utiles au cabinet et laissez les données inconnues vides. Les champs proposés dépendent de votre espace.

   

8. À l’étape Équipe, vérifiez le gestionnaire et les accès. Le gestionnaire sert au suivi des responsabilités, pas à l’attribution des accès. Utilisez la recherche et les cases pour les membres concernés. Les propriétaires et administrateurs ont déjà accès à tous les clients. Vérifiez les noms et le nombre sélectionnés; cela n’invite pas le client au portail.

   

9. Utilisez Suivant pour afficher le récapitulatif. Révisez ensemble la personne, l’adresse, les entreprises, les détails et l’équipe. Le crayon d’une section permet de la corriger. Choisissez Enregistrer lorsque le dossier est prêt. Le récapitulatif illustré demeure un brouillon.

   

10. Comprenez l’enregistrement anticipé. Terminer et enregistrer le client enregistre depuis l’étape actuelle; cette commande ne sert pas simplement à afficher l’aperçu final. Utilisez-la seulement si les renseignements saisis suffisent. Après l’enregistrement, vérifiez le profil ouvert. La création du dossier n’envoie pas automatiquement une invitation au portail.

Le client apparaît dans Tous les clients . Vous pouvez y rattacher Entreprises, Impôts personnels, tâches, documents, etc.

Si vous n'avez pas encore tous les détails, créez quand même le client et completez les champs plus tard.

2) Modifier les informations d'un client

Modifiez le client existant lorsque ses coordonnées changent. Cela conserve le lien avec le travail déjà présent; créer un profil de remplacement ne transfère pas les tâches, documents ou invitations. Ouvrez le profil et repérez la section précise à modifier.

Par exemple, Sarah déménage, mais sa société conserve ses bureaux. Modifiez son adresse personnelle et examinez séparément toute option de correspondance d’adresse de l’entreprise. Corriger son courriel de contact ne revient pas à modifier votre boîte connectée ou son adresse de connexion. Après l’enregistrement, rouvrez la section et vérifiez la valeur avant de l’utiliser pour une nouvelle demande.

1. Ouvrez Clients → Tous les clients, recherchez la personne au-dessus du tableau et cliquez sur son nom. Vérifiez le titre du profil pour éviter de modifier un homonyme.
2. Choisissez l’onglet Overview (vue d’ensemble). Dans la fiche de renseignements du client, utilisez Modifier en haut à droite. Les contacts, entreprises et années fiscales possèdent leurs propres zones de modification.
3. Modifiez les champs voulus et révisez les renseignements voisins. Pour corriger un courriel, confirmez l’adresse avec la personne; ne la remplacez pas par celle d’un collègue pour recevoir ses invitations.
4. Enregistrez, attendez la fermeture du formulaire ou la confirmation, puis relisez la valeur sur le profil. Rouvrez l’éditeur au besoin. Pour abandonner une modification, utilisez Annuler plutôt que d’enregistrer des valeurs vides ou inventées.

Faites les modifications depuis le profil client (pas depuis la liste) pour éviter d'oublier des champs.

3) Supprimer un client (et quand ne pas le faire)

L’archivage et la suppression définitive répondent à des besoins différents. Archivez un ancien client pour alléger le répertoire actif tout en conservant son historique. N’envisagez la suppression définitive qu’après examen de la confirmation, du travail lié et des obligations de conservation. Supprimer un nom en double sans examiner son contenu peut éliminer le dossier utile.

Par exemple, comparez les entreprises, années et documents de deux profils Sarah Thompson avant de décider. Le plus récent n’est pas nécessairement vide et la suppression ne fusionne rien. Si le mandat a simplement pris fin, commencez plutôt par l’archivage.

1. Trouvez la personne dans Clients → Tous les clients et ouvrez son profil. Vérifiez son identité, ses entreprises et la raison du retrait avant toute commande destructive. Une ligne masquée par un filtre n’est pas un dossier supprimé.
2. Dans Overview → Renseignements du client, ouvrez le menu à trois points à côté de Modifier. Choisissez Archiver pour retirer un client inactif des listes actives tout en conservant son dossier. Lisez la confirmation.
3. Pour retrouver un client archivé, revenez à Tous les clients et ouvrez Filtres au-dessus du tableau. Vérifiez le commutateur des archives ainsi que la recherche et les autres filtres. Ouvrez le dossier voulu et désarchivez-le si nécessaire.
4. Utilisez Supprimer définitivement seulement si le retrait est autorisé et compatible avec vos règles de conservation. Vérifiez le dossier nommé dans la confirmation. En cas de doute, annulez : archiver, délier un partenaire et annuler une invitation sont des opérations différentes.

Ne supprimez pas si le client a un historique de travail utile plus tard ou des enregistrements liés au reporting/piste d'audit.

Alternative plus sure : utilisez un statut Inactif/Archive (si votre flux de travail le permet) au lieu de supprimer.

4) Ajouter les informations d'entreprise (Entreprises)

Une entreprise représente une entité d’affaires distincte dans la relation client. Son nom légal, ses coordonnées, sa fin d’exercice et ses obligations peuvent différer des renseignements personnels. Gardez les entités séparées même lorsqu’elles ont la même propriétaire, la même comptable ou la même adresse.

Par exemple, Sarah possède Thompson Consulting Inc. et Thompson Properties Inc. Créez deux entreprises sous Sarah, chacune avec sa fin d’exercice et son espace de travail. Classez les pièces de paie du cabinet de consultation dans cette entreprise, et non dans la société immobilière ou l’année fiscale personnelle de Sarah. Le client rassemble la relation; l’entreprise sélectionnée distingue le travail.

1. Ouvrez d’abord le bon client. Allez à Clients → Tous les clients, utilisez la recherche au-dessus du tableau, puis cliquez sur le nom de la personne. Vérifiez le nom affiché en haut du profil.
2. Ouvrez l’espace des entreprises. Choisissez Entreprises dans les onglets du profil client, et non dans le répertoire global. Les entreprises existantes possèdent leurs propres onglets. Utilisez Ajouter une entreprise à côté de ces onglets.
3. Saisissez les renseignements de l’entreprise. Indiquez son nom, son type et son numéro d’entreprise lorsque vous les connaissez. Vérifiez la fin d’exercice, l’activité, le courriel, le téléphone et l’adresse. Le courriel personnel d’Emma Laurent peut être différent de celui de Maple Grove Design Ltd.
4. Complétez les sections pertinentes. Révisez les inscriptions fiscales, obligations de paie, formulaires et champs personnalisés proposés par votre cabinet. Une réponse positive peut afficher d’autres questions. Ne choisissez pas Oui uniquement pour remplir la section et n’inventez pas les numéros de compte ou fréquences.
5. Enregistrez et vérifiez l’onglet créé. Utilisez la commande d’enregistrement du formulaire, puis ouvrez l’entreprise. Dans Détails, vérifiez le nom et la fin d’exercice. Ses tâches, documents et listes concernent cette entreprise, pas toutes celles du client.

Si un client a plusieurs entreprises, ajoutez chaque entité sous le même profil client.

5) Ajouter des champs personnalisés à un profil d'entreprise

Les champs personnalisés décrivent le fonctionnement propre au cabinet; ils ne remplacent pas les champs d’identité habituels. Définissez le sens de la valeur et la personne chargée de la maintenir avant de créer un champ. Deux libellés presque identiques peuvent sinon devenir deux sources contradictoires.

Par exemple, utilisez une case « Accès représentant ARC confirmé » pour une condition vérifiée, une date pour « Début du mandat » et du texte pour un identifiant dont les zéros initiaux doivent rester. Appliquez le champ à toutes les entreprises seulement s’il doit être partagé dans l’espace de travail. Une exception locale ne doit pas devenir automatiquement une colonne à maintenir pour tous.

1. Ouvrez le client depuis Clients → Tous les clients, choisissez Entreprises dans son profil et sélectionnez l’onglet de l’entreprise voulue. Vérifiez le nom avant la modification.
2. Dans les Détails de l’entreprise, ouvrez la modification, puis repérez les champs personnalisés. Ils décrivent cette entreprise; ce ne sont pas les questions d’une liste déjà envoyée.
3. Remplissez chaque champ avec le type de renseignement attendu : texte, date ou choix proposé. Si une nouvelle définition est nécessaire, utilisez Ajouter un champ personnalisé lorsque votre rôle le permet.
4. Pour ajouter une définition, choisissez son type et un nom explicite. L’option d’application à toutes les entreprises élargit la disponibilité du champ; elle ne signifie pas simplement « enregistrer cette valeur ». Réservez un champ local à une exception.
5. Enregistrez le champ et les modifications de l’entreprise selon les commandes proposées. Vérifiez la valeur dans Détails. Pour l’afficher dans un répertoire, configurez séparément les colonnes de ce tableau.

Commencez avec 5 à 8 champs personnalisés qui réduisent directement les relances et les étapes oubliees.

6) Ouvrir une nouvelle année d'impôt personnel

Une année fiscale personnelle sépare le travail annuel. Ce n’est ni l’année de naissance, ni la fin d’exercice d’une entreprise, ni un remplacement du dossier précédent. Choisissez l’année de la déclaration préparée, pas automatiquement l’année civile actuelle.

Par exemple, la déclaration 2025 de Sarah préparée en 2026 appartient à 2025. Une correction ultérieure de 2024 demeure dans le contexte 2024. Avant une création pour plusieurs clients, examinez ensemble les personnes sélectionnées et l’année. Ouvrez ensuite un résultat et vérifiez l’onglet annuel avant d’ajouter listes, tâches ou documents.

1. Ouvrez le profil de la bonne personne. Dans Clients → Tous les clients, recherchez le client et cliquez sur son nom. Choisissez ensuite l’onglet Impôts personnels du profil pour rattacher l’année à cette personne.
2. Vérifiez d’abord les onglets d’années. Si l’année voulue existe déjà, ouvrez-la au lieu de créer un doublon. Sinon, utilisez Ajouter une année à côté des onglets et choisissez l’année fiscale du mandat, pas automatiquement l’année civile courante.
3. Limitez l’opération au client voulu. Si le formulaire propose une application à plusieurs clients, laissez cette option désactivée pour une seule personne. Pour un lot, vérifiez tous les clients ou groupes sélectionnés avant de confirmer.
4. Créez l’année et ouvrez son onglet. Vérifiez ensemble le nom du client et l’année. Utilisez les sections Listes, Tâches, Documents, Notes ou Directives de cette année. Les dossiers de 2025 restent distincts de ceux de 2026.
5. Identifiez les actions restantes. Créer une année n’envoie pas de liste, ne prépare pas la déclaration et ne la transmet pas. Pour recueillir les renseignements, ouvrez les listes de l’année. Affectez séparément la préparation et la révision dans les tâches.

Astuce : besoin d'ouvrir la même année fiscale pour plusieurs clients ? Activez « Appliquer a plusieurs clients » et utilisez la recherche avancee pour sélectionner les groupes souhaites. Cela permet de créer l'année d'impôt personnel en lot au lieu de répéter les étapes une par une.

7) Comprendre Tous les clients vs Entreprises vs Impôts personnels

Tous les clients répond à « Quelle personne ou relation est-ce que je cherche? » Retrouvez Sarah Thompson, examinez ses coordonnées et relations, puis ouvrez son espace complet. Sarah représente un seul client même si le cabinet s’occupe de plusieurs entreprises et années.

Entreprises répond à « Quelle entité d’affaires nécessite du travail? » Thompson Consulting Inc. et Thompson Properties Inc. occupent des lignes distinctes, car leurs fins d’exercice, inscriptions et travaux peuvent différer. Cette vue transversale organise les obligations d’entreprises sans ouvrir chaque propriétaire.

Impôts personnels répond à « Quelle personne et quel dossier annuel nécessitent une intervention? » Les dossiers 2024 et 2025 de Sarah sont deux dossiers annuels. Cette vue sert au travail entre personnes et années; l’année sélectionnée dans son profil contient ses documents, tâches et listes.

Si Sarah signale un nouveau numéro de téléphone, partez de Tous les clients. Pour repérer les sociétés ayant une fin d’exercice en décembre, utilisez Entreprises et les critères adaptés. Pour vérifier les collectes fiscales 2025 manquantes, partez d’Impôts personnels. Passer d’une vue à l’autre ne copie, ne fusionne et ne termine aucun dossier. Confirmez toujours la personne, l’entreprise et l’année avant d’agir.

8) Personnaliser les tableaux (masquer colonnes / choisir champs)

Les réglages du tableau modifient la vue de travail, pas les renseignements enregistrés. Choisissez les colonnes utiles à votre question et distinguez une colonne masquée d’un champ vide. La recherche et les filtres peuvent aussi exclure des lignes même si toutes les colonnes sont visibles.

Par exemple, une réviseure de fin d’exercice peut afficher entreprise, fin d’exercice, gestionnaire et statut. Une collègue qui vérifie les invitations a plutôt besoin du courriel client et des accès. Masquer le téléphone ne le retire pas du profil et ne change pas les coordonnées enregistrées. Ouvrez un dossier représentatif pour consulter une information qui n’apparaît plus.

1. Ouvrez le tableau à modifier. Pour le répertoire des personnes, utilisez Clients → Tous les clients → Actions → Paramètres du tableau. Les tableaux d’entreprises ou d’impôts possèdent leurs propres paramètres.
2. Dans le formulaire des paramètres, révisez les noms de colonnes. Affichez les données utiles et masquez les autres. Si des commandes d’ordre ou de colonnes figées sont proposées, gardez les renseignements d’identification faciles à suivre.
3. Appliquez ou enregistrez la disposition avec la commande du formulaire. Vérifiez ensuite les en-têtes et le défilement horizontal. Masquer une colonne ne supprime pas les renseignements du dossier.
4. Si un dossier manque, vérifiez la recherche et les filtres plutôt que d’ajouter des colonnes. La disposition détermine la présentation; les filtres déterminent les lignes affichées.

Vues typiques : Saison fiscale (statut/année/documents manquants), fin d'exercice (date/statut), intégration (accès demande/documents reçus).

9) Listes de clients (votre centre de contrôle des échéances et flux de travail)

Une liste clients transforme un groupe défini de dossiers en suivi opérationnel. Les critères déterminent les lignes; le nom explique l’objectif aux collègues. Nommer une liste « Fins d’exercice de décembre » ne sélectionne pas les entreprises de décembre si le critère et ses paramètres ne correspondent pas.

Par exemple, créez cette liste, vérifiez ses entreprises et indiquez En attente du client lorsqu’il manque des relevés. Ajoutez une note précisant la période et créez une tâche pour la personne responsable de la relance. Le statut de la ligne et celui de la tâche demeurent distincts et doivent être rapprochés lors de la révision.

1. Choisissez Clients dans le menu de gauche, puis Listes de clients dans les onglets supérieurs. Utilisez la commande de création au-dessus des listes. Il s’agit d’un suivi de travail, pas du répertoire Tous les clients.
2. Donnez un nom précis à la liste et ajoutez une description utile. « Fins d’exercice de décembre 2026 » est plus clair que « Important ». Le titre explique la liste, mais ne sélectionne pas les dossiers.
3. Sous Sélectionner les critères, choisissez le travail et complétez ses paramètres, par exemple la période de fin d’exercice ou l’année fiscale. Le texte du nom ne remplace pas ces critères.
4. Créez la liste et examinez ses lignes. Comparez plusieurs clients ou entreprises ainsi que le nombre obtenu aux critères choisis. Si une entreprise manque, vérifiez ses données de fin d’exercice ou d’obligations plutôt que de créer un doublon.
5. Utilisez les statuts et notes de la liste pour le suivi. Si une action nécessite un responsable et une échéance, utilisez aussi une tâche. Un statut de liste ne prouve pas automatiquement qu’une déclaration a été transmise ou une demande terminée.

Créez une liste par flux de travail réel. Si cela ne correspond pas a un résultat concret, cela devient du bruit.

10) Exemples pratiques de parcours

La même structure client permet plusieurs services, mais le parcours doit correspondre au mandat. Commencez par la bonne personne, choisissez l’entreprise ou l’année appropriée, puis reliez le travail et les pièces. Un statut générique ne prouve pas que tous les services sont terminés.

Pour un nouveau mandat comptable, créez le client et l’entreprise, confirmez les accès, recueillez les renseignements de départ et affectez l’intégration. Pour une cliente fiscale existante, gardez la personne, ouvrez la bonne année et recueillez les renseignements annuels. Pour plusieurs entreprises, vérifiez l’entité sur chaque tâche et document. Les exemples suivants donnent l’ordre global; les chapitres spécialisés expliquent chaque opération.

1. Nouveau client d’affaires : créez la personne avec les instructions d’ajout, puis son entreprise dans l’onglet du profil. Révisez la fin d’exercice et les obligations. Utilisez les listes pour le suivi des dossiers et les tâches pour les responsables, échéances et étapes.
2. Client d’impôts personnels : ouvrez son onglet d’impôts, choisissez ou créez l’année et préparez la collecte dans les listes de cette année. Affectez la préparation et la révision dans les tâches. Liez un partenaire seulement lorsque deux profils distincts nécessitent cette relation, sans fusionner leurs dossiers annuels.
3. Une personne avec plusieurs entreprises : conservez le profil approprié et ajoutez un onglet par entreprise distincte. Avant les tâches, documents ou listes, choisissez l’entreprise puis sa section. Le répertoire global des entreprises sert aux comparaisons entre plusieurs clients.

Importer des clients en lot (import CSV + mappage des colonnes)

Si vous avez déjà des clients dans une feuille de calcul, importez-les avec un fichier CSV plutôt que de les ajouter un par un.

Ce que signifie « mapper les colonnes »

Le mappage consiste a dire a Bookwits : « cette colonne est Prénom », « cette colonne est Courriel », « cette colonne est Nom de l'entreprise », etc. C'est important car les feuilles de calcul utilisent des intitulés différents.

Avant l'import

• Une ligne par entreprise; les noms clients identiques sont regroupés dans le même import
• En-têtes de colonnes clairs (première ligne)
• Enregistrer/exporter en .CSV
• Nettoyez les doublons avant (pour éviter un double import)

Comment importer des clients avec un CSV

1. Ouvrez le répertoire. Dans le menu de gauche, choisissez Clients, puis l’onglet Tous les clients. Au-dessus du tableau, ouvrez Actions → Importer des clients depuis un CSV. Ajouter un client sert plutôt à saisir une personne à la fois.
2. Préparez le fichier. Consultez l’exemple ou le modèle de la page d’importation. Placez le prénom et le nom dans deux colonnes distinctes. Enregistrez au format CSV : renommer un fichier Excel ne suffit pas. Conservez les en-têtes, les accents et les zéros initiaux des identifiants.
3. Préparez un lot facile à vérifier. La limite indiquée est de 100 lignes de données, et non de 100 personnes distinctes. Une personne possédant plusieurs entreprises peut occuper plusieurs lignes. Deux lignes pour Emma Laurent et ses deux entreprises comptent donc pour deux lignes du lot.
4. Associez les colonnes. Sur l’écran de correspondance, choisissez le champ Bookwits ayant le même sens que chaque en-tête. Associez le courriel personnel au courriel du client, pas à celui de l’entreprise. Laissez une destination facultative sans correspondance plutôt que de choisir un champ qui ne convient pas.
5. Lisez l’aperçu avant l’importation. Vérifiez les noms, le rattachement des entreprises, les dates, les pays/provinces et les champs personnalisés. Corrigez les erreurs signalées. Une ligne partiellement remplie doit être révisée; elle n’équivaut pas à une ligne entièrement vide.
6. Confirmez une seule fois, puis vérifiez les dossiers. Attendez le résultat. Revenez à Tous les clients, recherchez plusieurs personnes importées et ouvrez leurs profils ainsi que leurs entreprises. En cas d’erreur, vérifiez ce qui a été créé avant de réimporter le lot afin d’éviter les doublons.

Erreurs courantes

• En-têtes manquants : le mappage fonctionne mal si le CSV n'a pas de noms de colonnes
• Nom complet combine : vous devrez peut-être séparer prénom/nom (les champs Prénom et Nom sont distincts)
• Formats mélangés : gardez les numéros/date cohérents
• Doublons : importer le même CSV deux fois crée souvent des doublons

Dépannage (problèmes débutants courants)

Glossaire

L’assistant de création, écran par écran

Choisissez Clients → Tous les clients → Ajouter un client. L’assistant comprend Renseignements personnels, Adresse, Entreprises, Détails supplémentaires et Équipe. Suivant fait avancer la configuration; Terminer et enregistrer le client permet de terminer sans remplir toutes les sections facultatives. Utilisez cette action seulement si vous voulez créer le dossier.

La saisie manuelle accepte jusqu’à 100 caractères pour chacun des prénom et nom, et 200 pour le courriel. L’importation CSV impose des limites plus courtes : 30 caractères pour chacun des noms et 50 pour le courriel du client. Une valeur acceptée manuellement n’est donc pas nécessairement acceptée à l’importation. N’abrégez pas un nom légal sans vérifier les exigences du cabinet.

Entretenir le dossier depuis le profil

1. Recherchez la bonne personne dans Tous les clients et ouvrez son profil.
2. Utilisez Modifier dans la fiche d’information pour les coordonnées, l’adresse ou la langue. Modifiez la bonne section au lieu de recréer un client pour changer son courriel.
3. Le menu client propose les invitations, le lien avec un conjoint, l’archivage, le désarchivage et la suppression permanente selon les actions disponibles.
4. Révisez séparément les contacts et les liens de conjoint. Un lien entre conjoints n’autorise pas à transmettre le lien privé de l’un à l’autre.
5. Ouvrez l’entreprise ou l’année fiscale pour ses tâches, documents, listes de contrôle et directives.

Une invitation peut être en attente même si le dossier client existe déjà. Renvoyez ou annulez cette invitation au besoin; créer la même personne à nouveau ne règle pas son acceptation. L’archivage retire un dossier inactif du travail courant; la suppression permanente est une décision distincte et destructive. Révisez les dossiers liés et les obligations de conservation avant de confirmer.

Importation CSV : préparer, associer, réviser, puis importer

1. Ouvrez le répertoire. Dans le menu de gauche, choisissez Clients, puis l’onglet Tous les clients. Au-dessus du tableau, ouvrez Actions → Importer des clients depuis un CSV. Ajouter un client sert plutôt à saisir une personne à la fois.
2. Préparez le fichier. Consultez l’exemple ou le modèle de la page d’importation. Placez le prénom et le nom dans deux colonnes distinctes. Enregistrez au format CSV : renommer un fichier Excel ne suffit pas. Conservez les en-têtes, les accents et les zéros initiaux des identifiants.
3. Préparez un lot facile à vérifier. La limite indiquée est de 100 lignes de données, et non de 100 personnes distinctes. Une personne possédant plusieurs entreprises peut occuper plusieurs lignes. Deux lignes pour Emma Laurent et ses deux entreprises comptent donc pour deux lignes du lot.
4. Associez les colonnes. Sur l’écran de correspondance, choisissez le champ Bookwits ayant le même sens que chaque en-tête. Associez le courriel personnel au courriel du client, pas à celui de l’entreprise. Laissez une destination facultative sans correspondance plutôt que de choisir un champ qui ne convient pas.
5. Lisez l’aperçu avant l’importation. Vérifiez les noms, le rattachement des entreprises, les dates, les pays/provinces et les champs personnalisés. Corrigez les erreurs signalées. Une ligne partiellement remplie doit être révisée; elle n’équivaut pas à une ligne entièrement vide.
6. Confirmez une seule fois, puis vérifiez les dossiers. Attendez le résultat. Revenez à Tous les clients, recherchez plusieurs personnes importées et ouvrez leurs profils ainsi que leurs entreprises. En cas d’erreur, vérifiez ce qui a été créé avant de réimporter le lot afin d’éviter les doublons.

Règle importante : le regroupement des noms répétés

Dans un même lot CSV, les lignes ayant les mêmes prénom et nom sont regroupées en un client, auquel sont rattachées les lignes d’entreprise. La première ligne fournit le courriel, le téléphone, l’adresse, la date de naissance, l’identifiant et les valeurs personnalisées du client. Les lignes suivantes ne mettent pas ces renseignements à jour successivement. Gardez les renseignements client cohérents et utilisez les colonnes d’entreprise pour les données propres à chaque entité.

Deux personnes distinctes portant exactement les mêmes prénom et nom peuvent donc être regroupées à tort dans un fichier. Importez-les séparément ou créez-les individuellement et vérifiez leur identité. Ce regroupement ne garantit pas qu’un nouveau téléversement mettra à jour des clients existants; ne réimportez pas un fichier pour corriger une seule valeur enregistrée. Si les coordonnées d’entreprise sont omises, l’importation peut reprendre celles du client; vérifiez si ce choix convient.

Recherche, filtres et contrôles du tableau

Choisissez d’abord le bon onglet : Tous les clients pour les personnes, Entreprises pour les entités, Impôts personnels pour les dossiers annuels. Effacez une ancienne recherche, vérifiez les archives et les autres filtres, puis examinez Gestionnaire et Accès de l’équipe avant de conclure qu’un dossier manque. Les options, largeurs et paramètres de colonnes changent la lecture du tableau, pas l’identité du client. Masquer la colonne Courriel ne supprime pas l’adresse enregistrée.

Exemple détaillé : une cliente, deux entreprises et deux années

Sarah Thompson est votre contact. Elle possède Thompson Consulting Inc. et Thompson Properties Inc.; le cabinet prépare aussi ses déclarations personnelles 2024 et 2025. La structure voulue comprend un client, deux entreprises et deux dossiers fiscaux annuels. Ces cinq dossiers liés répondent à des besoins différents; ce ne sont pas cinq profils clients interchangeables.

Conservez le téléphone personnel de Sarah sur son profil. Saisissez les coordonnées de chaque entreprise dans son propre dossier. Rattachez la clôture mensuelle et les relevés du cabinet de consultation à cette entreprise. Placez les feuillets 2025 de Sarah dans son année 2025. Avant une liste de contrôle, vérifiez l’entreprise ou l’année qui recevra les réponses, pas seulement l’adresse du destinataire.

Exemple détaillé : importer deux entreprises sans confondre deux personnes

Un CSV peut contenir deux lignes Sarah, une par entreprise. Répétez les renseignements personnels vérifiés et placez chaque entité dans les colonnes d’entreprise. Le regroupement utilise prénom et nom dans le lot; la première ligne fournit les valeurs personnelles. Un autre courriel personnel sur la deuxième ligne ne demande pas une mise à jour du client.

Si une autre personne s’appelle aussi Sarah Thompson, ne comptez pas sur le courriel pour les distinguer dans ce lot. Importez-les séparément ou créez-les individuellement. Comptez les lignes d’entreprise dans la limite de 100 et examinez le client ainsi que les deux entreprises après importation. Un nombre de clients correct ne prouve ni les correspondances d’entreprise ni les accès.

Exemple à l’écran : les renseignements de Sarah avant enregistrement

La capture réelle montre le premier écran avec le nom de Sarah saisi. Prénom et nom portent la marque obligatoire; courriel et téléphone sont distincts. La progression sépare renseignements personnels, adresse, entreprises, détails et équipe. Next passe à la suite; Finish and save client enregistre explicitement. Un formulaire rempli ne prouve pas qu’un dossier est enregistré. Après sauvegarde, rouvrez le profil pour vérifier valeurs, entreprises et accès.

Lier deux clients comme partenaires sans mélanger leurs dossiers

Lier un partenaire crée une relation entre deux profils clients distincts. Par exemple, Sarah Williams et Michael Williams peuvent être clients du même cabinet. Le lien facilite la navigation entre leurs dossiers, sans fusionner noms, entreprises, années fiscales, documents ou comptes de portail. Il ne constitue ni une déclaration d’état civil ni une autorisation d’agir pour l’autre personne.

Lier une personne déjà présente dans le répertoire

1. Ouvrez Clients → Tous les clients, recherchez la première personne et ouvrez son nom, puis l’onglet Overview (vue d’ensemble).
2. Dans les renseignements du client, ouvrez le menu à trois points à côté de Modifier → Lier un partenaire. Choisissez Client existant.
3. Recherchez par nom, courriel ou téléphone. Une correspondance peut provenir du courriel même si le prénom affiché diffère du terme saisi. Comparez les coordonnées secondaires, surtout en présence d’homonymes.
4. Sélectionnez le bouton radio de la bonne personne. Il s’agit d’un seul partenaire, pas d’une sélection de tous les membres du ménage. Faites défiler les résultats pour consulter d’autres personnes admissibles.
5. Choisissez Lier un partenaire pour enregistrer la relation. Vérifiez ensuite la ligne du partenaire dans le profil. Le lien apparaît dans les deux dossiers.
6. Pour abandonner, choisissez Annuler avant l’enregistrement. Une recherche ou une sélection seule ne crée pas le lien.

Exemple : deux Michael Williams figurent dans le répertoire. L’un possède le courriel et le téléphone attendus; l’autre appartient à un autre mandat. Choisissez la bonne identité, pas le premier nom correspondant. Un mauvais lien ne déplace pas les documents de Michael dans le dossier de Sarah, mais crée une relation trompeuse à corriger.

Créer le partenaire manquant et lier son nouveau profil

Dans la même fenêtre, choisissez Nouveau client. Saisissez son prénom et son nom de famille, tous deux obligatoires. Le courriel et le téléphone doivent décrire cette personne; ne recopiez pas les coordonnées de Sarah uniquement pour remplir les champs. Vérifiez l’indicatif du pays si vous fournissez un numéro. Choisissez Créer et lier seulement après avoir confirmé l’absence de doublon.

Cette action crée un client distinct dans la même équipe et lie les deux profils. La langue initiale reprend celle du premier client; modifiez ensuite le nouveau profil si la personne préfère une autre langue. Créer le profil n’envoie pas d’invitation au portail. Pour donner accès à Michael, invitez-le séparément depuis son propre dossier, avec le bon courriel.

Comprendre les restrictions, les résultats absents et la suppression du lien

• Un seul partenaire par client est pris en charge. Une personne déjà liée n’est pas un partenaire libre à sélectionner pour un autre dossier.
• Les clients doivent appartenir à la même équipe. Une personne ne peut pas être liée à elle-même. Les candidats archivés, supprimés ou inaccessibles ne sont pas des résultats ordinaires admissibles.
• Un membre voit les clients auxquels il a accès. Si une personne connue manque, vérifiez l’orthographe, les archives, les liens existants et les accès avant de créer un doublon.
• Une erreur de chargement n’est pas une liste vide. Utilisez Réessayer lorsque proposé; un échec ne prouve pas que le client n’existe pas.
• Lorsque vos accès le permettent, le nom du partenaire ouvre son profil. Un avis de restriction indique que le lien existe, mais que ses détails ne vous sont pas accessibles.
• Choisissez Délier le partenaire dans sa ligne et confirmez le nom pour retirer le lien des deux profils. Aucun des clients n’est supprimé. Leur travail reste dans son dossier initial.

Exemple : pour ne plus présenter Sarah et Michael comme partenaires, déliez-les. Ne supprimez pas définitivement Michael pour retirer une relation. Si chacun conserve une déclaration 2025, gardez deux dossiers annuels distincts et examinez séparément leurs accès au portail.

Inviter le client sur la plateforme Bookwits et suivre sa connexion

Un dossier dans le répertoire n’est pas automatiquement un compte de portail. Utilisez l’invitation à Bookwits pour permettre la création ou l’association d’un compte client destiné à la collaboration continue. Cette opération est distincte de l’envoi d’une liste, d’une tâche client ou d’un lien de partage documentaire.

1. Ouvrez le profil client → Overview → renseignements du client. Vérifiez d’abord son identité et son courriel. L’invitation part au courriel du profil client, pas au dernier contact ou employé sélectionné ailleurs.
2. Ouvrez le menu à trois points à côté de Modifier → invitation à Bookwits. La fenêtre porte le titre Inviter le client sur Bookwits.
3. Examinez l’encadré du destinataire. Si le courriel est incorrect ou absent, annulez et corrigez le profil avant l’envoi. Cette fenêtre ne sert pas à choisir une autre personne sans rapport avec le dossier.
4. Vérifiez l’objet du courriel et le message. Le texte initial présente l’expéditeur et le portail sécurisé. Adaptez-le au mandat sans inclure de mot de passe ni d’information privée sur d’autres clients.
5. Le lien sécurisé de création de compte est ajouté automatiquement. Ne recopiez pas l’invitation d’une autre personne et n’inventez pas de lien. Choisissez Envoyer l’invitation après vérification du destinataire, de l’objet et du message.
6. Après l’envoi, vérifiez le statut dans le profil. Demandez une confirmation de réception au besoin; l’expédition seule ne prouve pas la création ou l’acceptation du compte.

Exemple de message : « Bonjour Sarah, utilisez le bouton d’invitation pour créer votre compte client ou vous connecter avec le courriel indiqué ci-dessus. Vérifiez votre adresse et acceptez notre invitation. Vous pourrez ensuite consulter les tâches et documents partagés avec vous. Communiquez avec notre équipe si cette invitation n’était pas attendue. »

En attente, expirée et connectée : trois situations différentes

• En attente : l’acceptation reste à effectuer. Le menu propose le renvoi et l’annulation de l’invitation plutôt qu’un nouvel envoi initial.
• Renvoi : une nouvelle invitation est produite. Demandez au client d’utiliser le courriel le plus récent; les anciens liens en attente sont révoqués lors d’un nouvel envoi.
• Annulation : confirmez le retrait du lien en attente. Cette commande ne déconnecte pas un compte qui a déjà accepté.
• Expiration : l’invitation est valable 30 jours. Utilisez l’action disponible pour en envoyer une nouvelle, plutôt que de demander des essais répétés sur le lien expiré.
• Connexion établie : le compte client est associé. L’action initiale d’invitation n’apparaît plus pour ce profil. Vérifiez les partages et autorisations effectifs au lieu de multiplier les invitations.

Si le courriel change pendant l’attente, annulez l’ancienne invitation et envoyez-en une à la bonne adresse. L’acceptation exige un compte client vérifié utilisant le courriel visé. Les instructions destinées aux clients détaillent inscription, vérification, acceptation et récupération.

Répertoire : sélection, présentation du tableau et archives

La recherche, les filtres généraux et ceux des colonnes sont des commandes distinctes. Un client peut exister tout en étant masqué par une étiquette, un type de dossier ou l’état d’archive. Retirez la condition concernée avant de conclure à une disparition. Un nom d’entreprise ou une association fiscale ne permet pas de modifier une autre personne homonyme.

Les options de colonne s’ouvrent près de son en-tête. Selon la colonne, elles permettent le tri, le filtrage, le gel, l’ajustement automatique, le masquage ou le déplacement. La poignée sert au redimensionnement. Ces réglages changent l’affichage, pas le courriel, le partenaire ou les valeurs enregistrées. Une colonne masquée peut toujours contenir des données.

Pour une opération groupée, vérifiez les lignes sélectionnées avant d’ouvrir Actions. Sélectionner les lignes chargées ne prouve pas que tous les résultats d’une grande recherche ont été chargés et sélectionnés. Effacez l’ancienne sélection avant un autre lot. Pour un seul client, utilisez son menu de ligne et vérifiez le nom dans toute confirmation destructive.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Personnaliser Tous les clients sans modifier les renseignements clients

Ouvrez Clients → Tous les clients, puis Actions → Paramètres du tableau au-dessus du répertoire. Cela règle ce répertoire, pas les tableaux Entreprises ou Feuilles de temps, ni les champs de l’assistant d’ajout.

1. Repérez la colonne dans la fenêtre. Activez Visible pour l’afficher, ou désactivez-le pour la retirer de ce tableau. La masquer n’efface pas ses valeurs et ne change pas les droits d’accès au dossier.
2. Pour garder une colonne visible pendant le défilement horizontal, activez Figée. Une colonne masquée ne peut pas être figée. La colonne d’identification obligatoire demeure visible et figée; ses commandes désactivées sont normales.
3. Utilisez la poignée pointillée pour modifier l’ordre à l’intérieur du groupe figé ou défilant. Pour changer de groupe, modifiez d’abord Figée, puis placez la colonne dans son nouveau groupe.
4. Choisissez Enregistrer les paramètres pour conserver la disposition, ou Annuler pour abandonner le brouillon. Vérifiez ensuite les colonnes du tableau.
5. Dans le tableau, faites glisser le bord droit d’un en-tête pour régler sa largeur. Le double-clic ou l’ajustement automatique proposé utilise le contenu chargé; une valeur plus longue sur une page suivante peut demander plus d’espace.
6. Le menu d’en-tête propose les actions compatibles avec cette colonne : tri, filtre, figer, masquer, déplacer ou ajuster. Elles modifient la présentation ou les lignes correspondantes, pas le dossier client ou l’entrée de temps.

Exemple : gardez l’identification et une colonne de contact ou de travail utiles dans la zone figée, affichez les quelques champs nécessaires à la révision et placez les détails secondaires plus à droite. Faites défiler horizontalement pour vérifier que les colonnes figées restent utiles sans occuper tout l’écran. C’est votre disposition, pas une modification imposée à tous les collègues.

Rétablir les valeurs par défaut réinitialise la présentation, notamment ordre, visibilité, colonnes figées et largeurs. Cela ne supprime ni les définitions de champs ni les valeurs des dossiers. Révisez le brouillon avant l’enregistrement. Si une colonne manque, vérifiez visibilité, définitions disponibles et accès avant de conclure à une suppression. Réinitialiser l’affichage ne restaure pas des données d’affaires supprimées.

Par exemple, affichez les coordonnées utiles à un appel et masquez les colonnes secondaires. Masquer Courriel ne déconnecte pas le client du portail et ne change pas votre adresse de connexion. Pour une information client supplémentaire, créez le champ approprié dans Configuration des champs, renseignez sa valeur dans les détails supplémentaires du client, puis affichez sa colonne disponible.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Membre : travaille avec les clients attribués/partagés, peut créer des clients et reçoit automatiquement l’accès à ceux qu’il crée. Propriétaire/administrateur voient les clients de l’équipe. Partenaires admissibles, contacts, identifiants et dossiers liés doivent rester accessibles; lier des partenaires ne partage pas automatiquement tout le deuxième profil.

Le sélecteur de gestionnaire du formulaire est réservé à propriétaire/administrateur, et les choix ordinaires d’accès d’un membre se limitent à sa propre entrée. Ne confondez pas ce formulaire avec la barre des lignes sélectionnées dans Clients : ses actions Gestionnaire et Accès de l’équipe sont aussi proposées pour les clients accessibles sélectionnés. Un partage fait par un membre conserve son propre accès; les destinataires doivent être des collègues actifs de l’équipe du client. Ces actions ne changent pas les rôles et n’ouvrent pas l’administration Équipe. Vérifiez toute la sélection avant application.

Propriétaire/administrateur disposent de la suppression définitive du client; le membre ne voit pas cette action pour une ligne ou une sélection. Archivage, disposition du tableau et rapports client disponibles sont distincts. Une invitation au portail n’est ni une invitation employé ni une promotion administrateur.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Pour le répertoire de toutes les entreprises, ouvrez Clients → Entreprises dans le menu développé ou dans les onglets supérieurs. La barre propose les rapports, les paramètres du tableau, les filtres et l’ajout d’une entreprise. Les rapports permettent l’exportation Excel/CSV; les paramètres du tableau ne modifient pas les obligations fiscales d’une entreprise.

Pour travailler dans une entité précise, ouvrez Clients → Tous les clients → nom du client → Entreprises, puis son onglet portant le nom de l’entreprise. L’onglet sélectionné possède son bouton à trois points; l’ajout d’une entreprise se trouve à droite du sélecteur.

La rangée suivante donne accès aux détails, tâches, documents, listes de vérification, notes, directives et autres renseignements. La rubrique Plus ouvre les contacts et identifiants logiciels; elle ne représente pas une autre entreprise. La commande de modification se trouve aussi au bas des détails. Vérifiez le nom de l’entité sélectionnée avant d’ajouter du contenu.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Une entreprise est une entité commerciale rattachée à un client. Créez un dossier distinct pour chaque entreprise dont les renseignements et le travail doivent rester séparés. Ne renommez pas le dossier personnel en nom commercial pour représenter une deuxième entité.

Créer l’entreprise au bon endroit

1. Ouvrez d’abord le bon client. Allez à Clients → Tous les clients, utilisez la recherche au-dessus du tableau, puis cliquez sur le nom de la personne. Vérifiez le nom affiché en haut du profil.
2. Ouvrez l’espace des entreprises. Choisissez Entreprises dans les onglets du profil client, et non dans le répertoire global. Les entreprises existantes possèdent leurs propres onglets. Utilisez Ajouter une entreprise à côté de ces onglets.
3. Saisissez les renseignements de l’entreprise. Indiquez son nom, son type et son numéro d’entreprise lorsque vous les connaissez. Vérifiez la fin d’exercice, l’activité, le courriel, le téléphone et l’adresse. Le courriel personnel d’Emma Laurent peut être différent de celui de Maple Grove Design Ltd.
4. Complétez les sections pertinentes. Révisez les inscriptions fiscales, obligations de paie, formulaires et champs personnalisés proposés par votre cabinet. Une réponse positive peut afficher d’autres questions. Ne choisissez pas Oui uniquement pour remplir la section et n’inventez pas les numéros de compte ou fréquences.
5. Enregistrez et vérifiez l’onglet créé. Utilisez la commande d’enregistrement du formulaire, puis ouvrez l’entreprise. Dans Détails, vérifiez le nom et la fin d’exercice. Ses tâches, documents et listes concernent cette entreprise, pas toutes celles du client.

Comprendre les principaux groupes de champs

• Identité : nom légal ou commercial, numéro d’entreprise, activité, type d’entreprise, revenus et clé de société lorsque ces champs sont activés.
• Coordonnées : courriel, téléphone et adresse de l’entreprise, qui peuvent différer de ceux du propriétaire.
• Fin d’exercice : date utilisée pour organiser le travail de l’entreprise. Ce n’est pas l’année fiscale personnelle du particulier.
• TPS/TVH : inscription, méthode, fréquence de déclaration, fin d’exercice et fréquence de remboursement selon le cas. Une fréquence de déclaration n’est pas une fin d’exercice.
• TVP : inscription, fréquence et fin d’exercice associée selon le cas.
• Paie et obligations professionnelles : remises de paie, compte et fréquence WSIB/WCB, ISE et autres choix pertinents.
• Formulaires : les indicateurs T4, T5, T5018, T4A et frais pour droit d’usage aident à repérer le travail. Ils ne produisent ni ne transmettent automatiquement ces formulaires.

Travailler dans l’espace de l’entreprise

Ouvrez les sections d’information, tâches, documents, listes de contrôle et directives selon le besoin. Vérifiez toujours l’entreprise sélectionnée lorsque le client en possède plusieurs. Une tâche ou un fichier au niveau client n’est pas nécessairement le bon dossier au niveau entreprise. Pour les budgets, choisissez l’entreprise si vous voulez analyser uniquement cette entité.

Utiliser le tableau global Entreprises

Recherchez un nom distinctif, appliquez les filtres d’obligations ou de fin d’exercice disponibles et choisissez vos colonnes dans Paramètres. Des rapports sont proposés dans cette vue. Avant d’en produire un, vérifiez les filtres actifs et les dossiers inclus. La configuration des champs définit ce que l’équipe utilise; les paramètres du tableau définissent les colonnes disponibles que vous affichez.

Modifier ou retirer un dossier de façon prudente

Modifiez l’entreprise existante lorsqu’une adresse, un contact ou une obligation change. Utilisez les actions d’archivage et de restauration lorsqu’elles sont proposées, plutôt que de supprimer l’historique pour nettoyer un tableau. Examinez les conséquences d’une suppression permanente. Modifier le profil ne prouve pas que les anciennes déclarations ou tâches ont été corrigées.

Exemple : Alex possède une société de conseil et une société de location. Conservez un client pour Alex et deux entreprises. Classez les tâches, dossiers de documents et listes de contrôle sous chaque entité; conservez la déclaration annuelle d’Alex sous Impôts personnels.

Exemple : séparer une obligation d’entreprise des renseignements personnels

Thompson Consulting et Thompson Properties ont la même propriétaire, mais leurs numéros, fins d’exercice et obligations peuvent différer. Ouvrez l’entité précise avant de modifier TPS/TVH, paie ou autres renseignements. Une valeur décrit cette entreprise; elle ne demande pas de modifier toutes celles de Sarah.

Si le cabinet de consultation nécessite un suivi de paie et la société immobilière non, confirmez les champs de Consulting, puis organisez le travail dans une tâche ou liste adaptée. Ne rendez pas les deux dossiers identiques pour uniformiser le tableau. Une réponse inconnue mérite une vérification, pas un « Non » automatique.

Dans le tableau global, affichez le nom d’entité, le client et les obligations ou fins d’exercice utiles. Si deux noms se ressemblent, ouvrez la ligne et vérifiez le client parent et les détails. Un rapport de la mauvaise entité peut sembler crédible tout en décrivant le mauvais mandat. Les indicateurs organisent le travail; ils ne préparent ni ne transmettent de déclaration.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Préparer le tableau Entreprises pour une révision par entité

Ouvrez Clients → Entreprises pour consulter les entreprises des clients accessibles. Au-dessus du tableau, choisissez le bouton distinct Paramètres, près de Rapports, Filtres et + Entreprise. Ce n’est pas le menu Actions de Tous les clients.

1. Repérez la colonne dans la fenêtre. Activez Visible pour l’afficher, ou désactivez-le pour la retirer de ce tableau. La masquer n’efface pas ses valeurs et ne change pas les droits d’accès au dossier.
2. Pour garder une colonne visible pendant le défilement horizontal, activez Figée. Une colonne masquée ne peut pas être figée. La colonne d’identification obligatoire demeure visible et figée; ses commandes désactivées sont normales.
3. Utilisez la poignée pointillée pour modifier l’ordre à l’intérieur du groupe figé ou défilant. Pour changer de groupe, modifiez d’abord Figée, puis placez la colonne dans son nouveau groupe.
4. Choisissez Enregistrer les paramètres pour conserver la disposition, ou Annuler pour abandonner le brouillon. Vérifiez ensuite les colonnes du tableau.
5. Dans le tableau, faites glisser le bord droit d’un en-tête pour régler sa largeur. Le double-clic ou l’ajustement automatique proposé utilise le contenu chargé; une valeur plus longue sur une page suivante peut demander plus d’espace.
6. Le menu d’en-tête propose les actions compatibles avec cette colonne : tri, filtre, figer, masquer, déplacer ou ajuster. Elles modifient la présentation ou les lignes correspondantes, pas le dossier client ou l’entrée de temps.

Exemple : gardez l’identification et une colonne de contact ou de travail utiles dans la zone figée, affichez les quelques champs nécessaires à la révision et placez les détails secondaires plus à droite. Faites défiler horizontalement pour vérifier que les colonnes figées restent utiles sans occuper tout l’écran. C’est votre disposition, pas une modification imposée à tous les collègues.

Rétablir les valeurs par défaut réinitialise la présentation, notamment ordre, visibilité, colonnes figées et largeurs. Cela ne supprime ni les définitions de champs ni les valeurs des dossiers. Révisez le brouillon avant l’enregistrement. Si une colonne manque, vérifiez visibilité, définitions disponibles et accès avant de conclure à une suppression. Réinitialiser l’affichage ne restaure pas des données d’affaires supprimées.

Exemple : affichez nom, fin d’exercice et obligations utiles à la révision. Deux entreprises appartenant à Sarah Williams restent deux lignes avec leurs propres faits. La visibilité d’une colonne n’active ni TPS/TVH, ni paie, ni autre obligation dans un profil. Pour retrouver une entreprise, vérifiez aussi les filtres actifs, pas seulement les colonnes.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le membre voit les entreprises de clients partagés accessibles; propriétaire/administrateur couvrent l’équipe. Le bouton Rapports de la liste Entreprises est proposé à propriétaire/administrateur, pas aux membres. Cela ne supprime pas le travail ordinaire, les filtres ni les paramètres personnels de tableau. Étiquettes existantes et réponses personnalisées restent utilisables; la gestion des bibliothèques et définitions revient à propriétaire/administrateur.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Pour suivre la saison dans son ensemble, ouvrez Clients → Impôts personnels. La recherche, les filtres et l’ajout d’une année fiscale personnelle se trouvent au-dessus du répertoire. Une ligne concerne une personne et une année précises, et non tous les membres de son ménage.

Pour le dossier annuel d’une personne, ouvrez Clients → Tous les clients → nom du client → Impôts personnels. Sélectionnez d’abord l’onglet de l’année. L’ajout d’une année se trouve à droite du sélecteur; le menu à trois points de l’année sélectionnée permet de la modifier, de l’archiver/réactiver ou de la supprimer.

Sous les années, choisissez les listes de vérification, tâches, documents, notes ou directives. La commande d’envoi d’une liste fiscale personnelle se trouve à droite dans la section des listes. Les documents et notes ouverts ici concernent l’année choisie; les modules Documents/Notes du menu principal offrent une vue plus large.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Une année fiscale personnelle est un dossier de travail annuel rattaché à un client. Créer 2026 ne remplace pas 2025 et ne transmet pas une déclaration.

Créer et vérifier une année

1. Ouvrez le profil de la bonne personne. Dans Clients → Tous les clients, recherchez le client et cliquez sur son nom. Choisissez ensuite l’onglet Impôts personnels du profil pour rattacher l’année à cette personne.
2. Vérifiez d’abord les onglets d’années. Si l’année voulue existe déjà, ouvrez-la au lieu de créer un doublon. Sinon, utilisez Ajouter une année à côté des onglets et choisissez l’année fiscale du mandat, pas automatiquement l’année civile courante.
3. Limitez l’opération au client voulu. Si le formulaire propose une application à plusieurs clients, laissez cette option désactivée pour une seule personne. Pour un lot, vérifiez tous les clients ou groupes sélectionnés avant de confirmer.
4. Créez l’année et ouvrez son onglet. Vérifiez ensemble le nom du client et l’année. Utilisez les sections Listes, Tâches, Documents, Notes ou Directives de cette année. Les dossiers de 2025 restent distincts de ceux de 2026.
5. Identifiez les actions restantes. Créer une année n’envoie pas de liste, ne prépare pas la déclaration et ne la transmet pas. Pour recueillir les renseignements, ouvrez les listes de l’année. Affectez séparément la préparation et la révision dans les tâches.

Utiliser les onglets et les options d’année

Changez d’onglet pour consulter une autre année. Les options comprennent la modification, l’archivage, le désarchivage et la suppression. Lisez la confirmation avant de supprimer une année contenant des réponses, fichiers ou activités. Une année archivée peut être absente d’une vue limitée aux dossiers actifs; vérifiez le filtre avant de la recréer.

Comprendre les documents et réponses d’une famille

Une année peut contenir plusieurs listes de contrôle soumises, notamment des réponses séparées pour un conjoint ou des membres de la famille. Vérifiez la personne nommée dans chaque réponse : plusieurs soumissions dans un client et une année ne signifient pas qu’elles concernent le même déclarant. Les documents recueillis se trouvent dans les dossiers de l’année, notamment les feuillets, reçus et pièces justificatives.

Un dossier de conjoint lié, une personne à charge inscrite dans une liste et un autre dossier client ont des fonctions différentes. Ne remplacez pas les réponses du conjoint par celles du contact principal et ne transmettez pas le lien privé d’un destinataire comme s’il s’agissait d’un accès familial général.

Retrouver le dossier depuis la vue globale

Utilisez l’onglet Impôts personnels pour travailler sur les dossiers annuels de plusieurs clients. Appliquez les filtres, ouvrez le résultat et confirmez l’identité ainsi que l’année. Si le client existe mais pas l’année, vérifiez sa création : une entreprise ou une liste d’une année précédente ne crée pas automatiquement le nouveau dossier annuel.

Exemple : préparer 2025 en conservant l’historique 2024

Le dossier 2024 de Sarah contient déjà sa liste et ses pièces. Pour préparer 2025, conservez 2024 et créez ou ouvrez le dossier 2025 distinct. Vérifiez l’onglet avant les feuillets et la tâche de préparation. Renommer une ancienne tâche ou déposer un nouveau feuillet dans un ancien dossier ne crée pas l’espace annuel.

Si Sarah envoie une nouvelle cotisation 2024 pendant le travail 2025, identifiez sa période réelle et classez-la au bon endroit. Expliquez son incidence éventuelle sur l’année actuelle dans une note ou tâche, sans la présenter comme un document 2025. La date du téléversement n’est pas l’année fiscale.

Pour une famille, identifiez la personne décrite par chaque réponse. Les réponses de Sarah, la collecte de son conjoint et une section de personnes à charge répondent à des besoins différents. Vérifiez noms, dates et propriétaires des pièces. Un courriel de contact commun ne rend pas tous les feuillets personnels à Sarah. Une liste terminée signifie que la collecte a été soumise, pas que les déclarations familiales ont été transmises.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le répertoire des années d’un membre suit les clients partagés; propriétaire/administrateur peuvent consulter les années de l’équipe. Relation, lien conjoint/partenaire, onglet d’année ou attribution d’une tâche interne ne partage pas à lui seul tous les profils du ménage. Listes de vérification, tâches client, signatures et notes privées gardent leurs règles, même pour un même client/année.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Ouvrez Clients → Listes de clients. La recherche porte sur les listes enregistrées. Le bouton Liste permet d’en créer une; ouvrir une liste existante affiche son contenu et ses règles. L’option d’affichage des archives permet de retrouver les listes retirées de la vue active.

Vérifiez si l’appartenance est gérée manuellement ou par conditions avant de la modifier. Le titre d’une liste ne sélectionne pas à lui seul une année fiscale et ne crée pas de dossiers annuels. Par exemple, « Déclarations personnelles 2025 » exige encore les bons clients et les conditions annuelles appropriées.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Ou trouver les listes de clients

Allez a : Clients → Listes de clients

À partir d'ici, vous pouvez

• Créer une nouvelle liste selon des critères
• Voir les listes existantes
• Mettre à jour les statuts et les notes
• Générer des rapports
• Créer des tâches depuis les éléments de liste

Qu'est-ce qu'une liste de clients ?

Créer une nouvelle liste de clients

Étapes

1. Choisissez Clients dans le menu de gauche, puis Listes de clients dans les onglets supérieurs. Utilisez la commande de création au-dessus des listes. Il s’agit d’un suivi de travail, pas du répertoire Tous les clients.
2. Donnez un nom précis à la liste et ajoutez une description utile. « Fins d’exercice de décembre 2026 » est plus clair que « Important ». Le titre explique la liste, mais ne sélectionne pas les dossiers.
3. Sous Sélectionner les critères, choisissez le travail et complétez ses paramètres, par exemple la période de fin d’exercice ou l’année fiscale. Le texte du nom ne remplace pas ces critères.
4. Créez la liste et examinez ses lignes. Comparez plusieurs clients ou entreprises ainsi que le nombre obtenu aux critères choisis. Si une entreprise manque, vérifiez ses données de fin d’exercice ou d’obligations plutôt que de créer un doublon.
5. Utilisez les statuts et notes de la liste pour le suivi. Si une action nécessite un responsable et une échéance, utilisez aussi une tâche. Un statut de liste ne prouve pas automatiquement qu’une déclaration a été transmise ou une demande terminée.

Options de critères frequentes

Company year-end Entreprise individuelle Feuillets T Déclaration TPS/TVH Personal tax year WSIB Versements de paie

Après avoir choisi un critère, Bookwits demandera le ou les paramètres clés nécessaires pour générer la liste.

Exemple : liste de fin d'année d'entreprise (la plus courante)

Statuts (suivre l'avancement par ligne)

Chaque ligne a un statut pour rendre le travail visible au fur et à mesure de son avancement.

Statuts par défaut

À faire En cours En révision En attente du client Termine

Statuts personnalisés (flux de travail d'équipe)

Vous pouvez ajouter des statuts personnalisés et controler leur ordre pour que les listes correspondent a votre façon de travailler (ex. Préparation → Revue → Depose → Livre).

L'objectif n'est pas d'avoir des statuts compliques, mais d'assurer la cohérence. Un langage de statuts partage evite les dossiers oublies.

Notes (contexte rapide par ligne)

Chaque ligne peut inclure une note pour permettre a votre équipe de consigner les blocages, demandes et prochaines étapes.

Exemples

• “Waiting on bank statements”
• « Brouillon T2 prêt pour révision »
• « Le client a confirmé l'ecriture d'ajustement de fin d'année »

Gardez les notes courtes et actionnables, en ecrivant comme si une autre personne allait reprendre le dossier.

Créer des tâches depuis les éléments de liste (passer du suivi à l'exécution)

Les listes de clients ne servent pas qu'au suivi : vous pouvez créer de vraies tâches à partir des lignes pour exécuter le travail dans Tâches.

Ce que vous pouvez définir sur la tâche

• Titre de la tâche
• Responsable
• Date d'échéance
• Priorité (si utilisée)
• Sous-tâches (si nécessaire)
• Pièces jointes / commentaires (si nécessaire)

La liste reste le suivi de haut niveau ; les tâches constituent la couche d'exécution au quotidien.

Actions de masse (cases a cocher)

Sélectionnez plusieurs lignes et appliquez des mises à jour de masse pour aller plus vite, surtout pendant les revues hebdomadaires.

Actions de masse courantes

• Changement de statut en masse (ex. marquer 10 éléments en « En attente du client »)
• Mise à jour en lot de l'état du flux de travail après une revue

Les mises à jour en masse sont une arme secrete : 5 minutes de mise à jour valent mieux qu'une heure de nettoyage de feuilles de calcul.

Rapports (export CSV / XLS)

Autres types de listes de clients (ce qu'elles recuperent)

Pourquoi les listes de clients font gagner beaucoup de temps

Construire une liste compréhensible pour un collègue

1. Choisissez Clients dans le menu de gauche, puis Listes de clients dans les onglets supérieurs. Utilisez la commande de création au-dessus des listes. Il s’agit d’un suivi de travail, pas du répertoire Tous les clients.
2. Donnez un nom précis à la liste et ajoutez une description utile. « Fins d’exercice de décembre 2026 » est plus clair que « Important ». Le titre explique la liste, mais ne sélectionne pas les dossiers.
3. Sous Sélectionner les critères, choisissez le travail et complétez ses paramètres, par exemple la période de fin d’exercice ou l’année fiscale. Le texte du nom ne remplace pas ces critères.
4. Créez la liste et examinez ses lignes. Comparez plusieurs clients ou entreprises ainsi que le nombre obtenu aux critères choisis. Si une entreprise manque, vérifiez ses données de fin d’exercice ou d’obligations plutôt que de créer un doublon.
5. Utilisez les statuts et notes de la liste pour le suivi. Si une action nécessite un responsable et une échéance, utilisez aussi une tâche. Un statut de liste ne prouve pas automatiquement qu’une déclaration a été transmise ou une demande terminée.

Distinguer trois signaux de progression

Le statut de la ligne suit cet élément de liste. Le statut d’une tâche interne suit le travail affecté. Une liste de contrôle ou une tâche client possède son propre cycle de réponse. Terminer l’un ne prouve pas que les autres sont révisés ou à jour. Réconciliez-les explicitement lors du suivi hebdomadaire.

Changements en lot et rapports

Sélectionnez les bonnes lignes avant une modification de statut en lot. Revérifiez la sélection après un changement de filtres. Préférez une note comme « Attente du relevé de mars; relance vendredi » à un simple statut sans prochaine étape. Exportez en CSV/XLS pour obtenir un instantané daté et vérifiez les lignes ainsi que la période; une feuille exportée n’est pas une vue synchronisée en direct.

Corriger une liste inadaptée

Vérifiez le type, la période et les données sources. Renommer une liste de fins d’exercice ne la transforme pas en liste d’impôts personnels. Corrigez le dossier source lorsqu’il est erroné et utilisez le bon parcours de liste. Préservez les notes utiles et l’historique avant de remplacer une liste.

Exemple : coordonner préparation et révision avec une liste de fins d’exercice

Créez une liste dont le critère sélectionne la fin d’exercice et la période voulues. Nommez-la, par exemple, « Fins d’exercice de décembre — révision ». Examinez les entreprises retournées avant d’affecter le travail. Si Thompson Consulting manque, vérifiez sa fin d’exercice et les paramètres; un doublon client ne corrige pas une valeur source incorrecte.

Pour une entreprise en attente de relevés, indiquez le statut approprié et « Relevé d’octobre manquant; relance Jordan vendredi ». Créez une tâche si cette action nécessite responsable et échéance. Lorsque le relevé arrive, examinez-le, puis mettez à jour tâche et ligne selon le cas. Ne supposez pas que l’une termine automatiquement l’autre.

Avant une action groupée, examinez les lignes sélectionnées et les filtres. « Révisé » doit décrire un travail réellement examiné. Un export CSV/XLS est un instantané daté : vérifiez noms, nombre et période avant partage. Ne transmettez pas de notes internes dans un rapport client sans intention explicite.

Choisir le type de liste selon le travail à organiser

Une liste de clients est une population de travail réutilisable définie par des critères. Elle recherche les entreprises ou années d’impôt correspondantes à partir des renseignements enregistrés dans leurs profils. Ce n’est ni un autre carnet d’adresses, ni une copie manuelle de clients, ni un service de transmission fiscale. Une personne ayant trois entreprises correspondantes peut produire trois lignes.

1. Ouvrez Clients dans la navigation de gauche, puis Listes de clients dans la navigation Clients. Le répertoire des listes enregistrées est à gauche; les lignes de la liste choisie sont à droite.
2. Sélectionnez + Liste au-dessus du répertoire. Donnez un nom reconnaissable, comme « Révision des fins d’exercice de décembre », puis choisissez le Type. Il détermine les critères proposés.
3. Choisissez les critères utiles. Si plusieurs valeurs sont permises, ajoutez chacune. Tous signifie tous les choix de ce critère, pas tous les clients sans tenir compte du type. Ne combinez pas Tous et des valeurs précises pour exprimer une exclusion.
4. Enregistrez la définition, ouvrez la liste et vérifiez les entreprises ou personnes-années avant d’affecter le travail. En cas d’absence, vérifiez les faits du profil, vos accès, les critères, la recherche et les filtres de statut.

Les dix types de listes de clients et leurs usages

Suivre l’avancement sans modifier les autres parcours

Ouvrez une liste enregistrée, puis utilisez le statut et la note de sa ligne. « En attente du sommaire de paie » est plus utile que « En attente ». La même entreprise peut avoir un statut différent dans ses listes TPS/TVH et de fin d’exercice. Le nombre Terminé appartient à ce suivi; il ne prouve pas l’achèvement d’une tâche interne, d’une tâche client ou d’une transmission officielle.

La recherche du répertoire trouve une définition de liste. La recherche et les filtres du tableau choisi limitent ses lignes. Ce sont deux recherches distinctes. Le menu à trois points du répertoire propose Afficher les archives; utilisez-le pour retrouver une liste archivée au lieu de la recréer. Après un changement de liste, revérifiez son nom et ses critères.

Produire un rapport Excel ou CSV de liste

1. Ouvrez la bonne liste et révisez ses critères.
2. Réglez recherche de lignes, statuts et tri selon le rapport souhaité. Effacez-les pour exporter toute la population correspondante plutôt qu’un sous-ensemble.
3. Ouvrez Rapports au-dessus du tableau et choisissez Excel ou CSV.
4. Ouvrez le fichier et comparez ses lignes à la population choisie. L’export de suivi contient nom, valeur associée à la liste lorsqu’elle est fournie, statut et texte de la note. Ce n’est ni un profil d’entreprise complet ni une déclaration fiscale.

Exemple : filtrez les fins d’exercice de décembre sur « En attente », recherchez l’entreprise discutée et exportez ce suivi précis. Retirez la recherche avant d’exporter toutes les lignes en attente. Le rapport demande les résultats correspondants, pas seulement les quelques lignes affichées. Un statut Terminé exporté ne prouve pas une transmission fiscale.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Une même liste enregistrée peut montrer moins de lignes à un membre, car ses résultats suivent ses clients partagés. Propriétaire/administrateur voient les dossiers correspondants de l’équipe. Un membre choisit les statuts existants; créer, modifier, supprimer ou réordonner leurs définitions revient à propriétaire/administrateur. Ne confondez pas cela avec le bouton Rapports de la liste Entreprises réservé à la gestion : utilisez les rapports proposés dans cette liste de clients.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

La page de suivi regroupé se trouve dans Clients → Listes de vérification. Utilisez la recherche, les filtres et les vues de statut pour retrouver une demande envoyée. Ouvrez cette demande pour consulter réponses, pièces, progression et activité. Ce suivi est différent de la modification d’un modèle réutilisable.

Pour une entreprise précise, ouvrez profil client → Entreprises → nom de l’entreprise → Listes de vérification → envoi d’une liste d’entreprise. Vérifiez le client, l’entreprise, le courriel du destinataire, le modèle et l’option de notification à la réception. Annuler ferme le brouillon sans envoyer de courriel.

Les questions réutilisables se modifient dans Modèles → Listes d’entreprise. La fiche de suivi du cabinet et le questionnaire reçu par courriel sont deux écrans distincts; consulter le suivi ne remplit pas le questionnaire à la place du client.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Ou trouver les listes de contrôle Entreprise

A quoi servent les listes de contrôle Entreprise

Étape 1 : Créer ou ouvrir l'entreprise du client

Étapes

1. Ouvrez d’abord le bon client. Allez à Clients → Tous les clients, utilisez la recherche au-dessus du tableau, puis cliquez sur le nom de la personne. Vérifiez le nom affiché en haut du profil.
2. Ouvrez l’espace des entreprises. Choisissez Entreprises dans les onglets du profil client, et non dans le répertoire global. Les entreprises existantes possèdent leurs propres onglets. Utilisez Ajouter une entreprise à côté de ces onglets.
3. Si l’entreprise existe déjà, sélectionnez son nom au lieu d’en créer une copie. Dans les sections de l’entreprise choisie, ouvrez Listes. Confirmez le client et l’entreprise avant de préparer une demande.
4. Utilisez la commande d’envoi de liste d’entreprise pour ouvrir le formulaire. Choisissez le modèle et révisez le destinataire, l’objet et le message. Ouvrir ce formulaire n’envoie pas le courriel.

Ce que cela fait

Cela crée l'espace entreprise ou la soumission de liste de contrôle, les documents, les tâches et les activités futures sont centralises.

Étape 2 : Envoyer une liste de contrôle au client

Dans l'onglet Listes de contrôle de l'entreprise, cliquez sur Envoyer la liste de contrôle .

Ce que contient la fenêtre

• Courriel client*
• Sélectionner modèle*

Vous pouvez aussi previsualiser le modèle sélectionné avant envoi.

Ce que fait l'envoi

• Bookwits envoie au client un lien vers la liste de contrôle
• Le client la remplit en ligne
• Vous êtes notifie des qu'elle est soumise

Important : le client n'a pas besoin d'un compte Bookwits pour remplir la liste de contrôle.

Choisir un modèle (et le previsualiser)

Ce qu'il y a dans un modèle de liste de contrôle entreprise

Les modèles sont construits avec des sections , et chaque section contient les champs que le client remplit.

Exemples de sections

Informations de base de l'entreprise

Collectez les détails de base nécessaires pour démarrer la comptabilité et le travail fiscal.

Nom légal de l'entreprise* Nom d'exploitation Numéro d'entreprise (NE)* Date de constitution Adresse d'entreprise enregistrée

---

Logiciel comptable

Logiciel comptable actuel Applications connectées

---

Systèmes de ventes et revenus

Saisissez les systèmes point de vente, outils ecommerce et plateformes de facturation.

---

Informations paie

Recueillez le logiciel paie, le nombre d'employés et la fréquence de paie.

---

Documents et stockage des dossiers

Indiquez ou sont stockes reçus, pièces justificatives et fichiers financiers.

---

Préférences de tenue de livres

Recueillez les préférences de flux de travail et ce que l'équipe doit savoir avant le début de l'intégration.

Ajouter et personnaliser des champs dans les modèles

Dans une section de modèle, utilisez les Champs personnalisés pour ajouter les questions que vous voulez poser au client.

Texte Zone de texte Date Nombre Case a cocher Oui/Non Logique conditionnelle Note

Configuration typique

• Nom du champ personnalisé
• Type de champ
• Champ obligatoire ou non
• Placement dans la bonne section

Gardez les modèles concis. Demandez seulement les informations vraiment nécessaires pour démarrer le mandat correctement.

Logique conditionnelle - rendre les listes de contrôle plus intelligentes et plus courtes

La logique conditionnelle permet a votre liste de contrôle de s'adapter en temps réel selon les réponses du client. Au lieu d'afficher toutes les questions a tout le monde, le formulaire affiche seulement les champs, sections ou messages d'arrêt pertinents lorsque certaines conditions sont remplies.

Comment fonctionne la logique conditionnelle

Elle suit des règles simples « SI → ALORS » :

• SI = la condition (ex. réponse à une question Oui/Non ou une liste déroulante précédente)
• ALORS = l'action (le plus courant : afficher/masquer un champ, une section, ou arrêter le formulaire plus tot)

Vous pouvez créer des règles a différents niveaux :

• Niveau racine (haut de la liste de contrôle)
• Niveaux imbriques / personnes à charge (règles qui s'appliquent seulement si une condition parente est vraie)

Exemples de liste de contrôle fiscale

• SI « Avez-vous utilise nos services pour produire votre déclaration personnelle l'an dernier ? » EST Oui
  ALORS Afficher la question suivante sur les changements de cette année
• SI « Une information personnelle a-t-elle change ? » EST Non
  ALORS Afficher un message d'arrêt et terminer la liste de contrôle plus tot (aucune info supplémentaire requise)
• SI « État matrimonial » = Marie(e) ou Conjoint(e) de fait
  ALORS Afficher la case de consentement du conjoint + les champs d'information du conjoint

Avantages : formulaires plus courts, meilleur taux d’achèvement, moins de frustration client et données plus propres (seules les réponses utiles sont collectees).

Recherchez l'option ou le bouton Logique conditionnelle lors de l'modification des champs ou sections : cela permet de créer ces règles dynamiques visuellement.

Ou gérer les modèles de liste de contrôle entreprise

Allez dans : Modèles → Listes de contrôle entreprise

Depuis cet écran, vous pouvez

• Créer de nouveaux modèles de liste de contrôle entreprise
• Modifier les modèles existants
• Supprimer les modèles devenus inutiles

Considerez ceci comme votre bibliothèque réutilisable d'intégration entreprise.

Ce qui se passe quand le client complète la liste de contrôle

1. Vous êtes notifie Une fois la liste de contrôle soumise, votre équipe peut revoir les informations complétées dans Bookwits.
2. La liste de contrôle complétée apparaît dans la fiche entreprise Ouvrez le client, allez dans l'entreprise, puis ouvrez Listes de contrôle pour voir les réponses regroupées par section.
3. Votre équipe peut revoir les détails d'intégration au même endroit Cela facilite le démarrage de la tenue de livres, de la configuration fiscale, de la migration logicielle ou d'autres flux de travail du cabinet sans fouiller les courriels.

Meilleurs cas d'usage des listes de contrôle entreprise

Bonnes pratiques (quoi faire en premier)

Choisir le bon outil de collecte

Une liste de contrôle d’entreprise recueille des renseignements structurés par un lien. Ce n’est ni une liste interne de tâches ni une tâche client. Choisissez d’abord l’entreprise, puis le modèle adapté à sa situation. Un modèle d’impôts personnels ne convient pas simplement parce que le courriel de contact est le même.

Utiliser la vue regroupée des listes de contrôle

Clients → Listes de contrôle rassemble les formulaires d’entreprise et d’impôts personnels. Recherchez une liste, un client ou un courriel, puis combinez avec les filtres de type, client/entreprise et statut. Les statuts actuels sont En cours, Terminé, Expiré et Annulé. Ouvrez un dossier pour vérifier le destinataire, l’entité liée, les dates de création, modification et expiration, les réponses et l’activité.

Avant l’envoi et après la réception

1. Confirmez le client, l’entreprise, le courriel et le modèle. L’envoi nécessite un modèle utilisable avec du contenu activé; un modèle vide n’est pas un formulaire prêt à l’emploi.
2. Prévisualisez les champs obligatoires et les branches conditionnelles. Un champ masqué par une condition ne constitue pas une question affichée et ignorée par tous les clients.
3. Envoyez seulement après vérification du courriel. Consultez ensuite le dossier et son activité.
4. Après soumission, révisez les réponses et les pièces justificatives. Résolvez les contradictions avant de mettre à jour l’entreprise ou de commencer le travail lié.

Gérer une liste existante

Les actions proposées comprennent le renvoi, la copie du lien, la duplication, l’annulation et la suppression, selon le dossier et les permissions. Le lien donne accès au formulaire : transmettez-le en privé au bon destinataire, jamais dans une note publique. La duplication crée une demande distincte; elle ne corrige pas la réponse originale sur place. Lisez les confirmations et conservez les dossiers nécessaires.

Pour le client : ouvrez le lien reçu, confirmez l’entreprise, lisez les sections et répondez aux questions affichées. Corrigez les validations et terminez la soumission. Ce formulaire par lien ne nécessite pas de compte Bookwits complet. Si le lien est expiré ou annulé, demandez un remplacement au professionnel plutôt que de créer un compte sans rapport avec la demande.

Exemple : recueillir les renseignements d’entreprise sans tout redemander

Pour intégrer Thompson Consulting, choisissez une liste qui correspond à l’entreprise. Examinez logiciels comptables, ventes, paie et stockage. Si un suivi concerne seulement les employeurs, utilisez la structure conditionnelle pour ne pas obliger une entreprise sans paie à inventer un nombre d’employés.

Prévisualisez les deux branches : le suivi pertinent doit apparaître avec la bonne réponse et l’autre parcours rester compréhensible. Un champ obligatoire doit représenter une information réellement nécessaire aux personnes qui le voient. Ne rendez pas une question spécialisée universellement obligatoire pour éviter des espaces vides.

Après la soumission de Sarah, ouvrez la liste propre à cette entreprise et lisez les sections. Si elle indique une paie sous-traitée alors qu’un champ suggère aucune obligation de paie, clarifiez le sens plutôt que d’écraser une valeur. Vérifiez les pièces, consignez la décision et créez le suivi manquant. La liste terminée prouve une réponse, pas l’exécution du paramétrage comptable.

Exemple à l’écran : comprendre les questions d’entreprise

Cet extrait réel de l’éditeur regroupe nom légal, nom commercial, numéro d’entreprise et date de constitution sous Basic Company Information. La note explique le but de la collecte. Le nom légal identifie l’entité; le nom commercial peut différer. Les marques obligatoires correspondent à ce modèle, pas à une règle imposant les mêmes questions à toutes les listes.

Crayon, ajout, déplacement et suppression servent à concevoir le modèle. Le client n’a pas à reconstruire le formulaire. Prévisualisez sa vue, vérifiez les questions obligatoires et rédigez une note assez claire pour qu’une personne débutante sache quel renseignement ou document consulter.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le travail employé sur une liste suit l’accès au client/à l’entreprise; un membre ne voit pas automatiquement les clients non partagés d’un collègue. Propriétaire/administrateur ont une portée client élargie. Le lien d’un destinataire ouvre un parcours externe, pas une adhésion à l’équipe. Créer un modèle, envoyer, lire une réponse et ouvrir une note privée liée sont des actions et accès différents.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Ouvrez profil client → Impôts personnels → année → Listes de vérification, puis la commande d’envoi d’une liste fiscale personnelle, en haut à droite de la zone de travail. Vérifiez l’année avant de choisir le destinataire et le modèle. La page Clients → Listes de vérification regroupe les suivis de plusieurs clients.

Les questions et demandes de dossiers documentaires réutilisables se trouvent dans Modèles → Listes personnelles. Le destinataire suit le lien sécurisé reçu par courriel, parcourt les sections et soumet le questionnaire. Le cabinet examine ensuite les réponses et pièces dans l’année choisie ou dans le suivi regroupé.

Les commandes de suivi varient selon le statut de la fiche. Renvoyer une liste ou copier son lien n’équivaut pas à inviter la personne à créer un compte sur le portail Bookwits.

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Ou trouver les listes de contrôle d'impôt personnel

A quoi servent les listes de contrôle d'impôt personnel

Étape 1 : Créer une année d'impôt personnel (exemple : 2025)

Étapes

1. Ouvrez le profil de la bonne personne. Dans Clients → Tous les clients, recherchez le client et cliquez sur son nom. Choisissez ensuite l’onglet Impôts personnels du profil pour rattacher l’année à cette personne.
2. Vérifiez d’abord les onglets d’années. Si l’année voulue existe déjà, ouvrez-la au lieu de créer un doublon. Sinon, utilisez Ajouter une année à côté des onglets et choisissez l’année fiscale du mandat, pas automatiquement l’année civile courante.
3. Limitez l’opération au client voulu. Si le formulaire propose une application à plusieurs clients, laissez cette option désactivée pour une seule personne. Pour un lot, vérifiez tous les clients ou groupes sélectionnés avant de confirmer.
4. Créez l’année et ouvrez son onglet. Vérifiez ensemble le nom du client et l’année. Utilisez les sections Listes, Tâches, Documents, Notes ou Directives de cette année. Les dossiers de 2025 restent distincts de ceux de 2026.
5. Identifiez les actions restantes. Créer une année n’envoie pas de liste, ne prépare pas la déclaration et ne la transmet pas. Pour recueillir les renseignements, ouvrez les listes de l’année. Affectez séparément la préparation et la révision dans les tâches.

Ce que cela fait

Cela crée le conteneur d'année dans lequel se trouvent listes de contrôle , tâches et documents .

Étape 2 : Envoyer une liste de contrôle au client

Une fois l'année créée (ex. 2025), cliquez sur Envoyer la liste de contrôle .

Ce que la fenêtre comprend généralement

• Courriel du client*
• Sélectionner un modèle*

Exemples de modèles : premier déclarant, revenu locatif, liste de contrôle de base, travailleur autonome.

Ce que l'envoi fait

• Bookwits envoie au client un lien vers la liste de contrôle
• Le client la complète en ligne
• Vous êtes notifie par courriel lorsqu'elle est soumise

Important : le client n'a pas besoin de s'inscrire pour compléter la liste de contrôle.

Choisir un modèle (et le previsualiser)

Ce qu'il y a dans un modèle de liste de contrôle

Les modèles sont construits avec des sections , chacune contenant des champs que le client remplit.

Exemples de sections

Informations générales

Informations personnelles de base pour l'impôt (nom, adresse, date de naissance, téléphone).

Prénom* Nom* Date de naissance* Téléphone* Adresse*

---

État civil

État civil* Détails du conjoint Date de changement de statut

---

Personnes a charge

Enfants ou personnes soutenues (nom, lien, date de naissance, adresse).

---

Documents

Zones de téléversement guidees pour soumettre des documents.

---

Détails additionnels

Questions personnalisées pour les cas particuliers que vous voulez capter.

Ajouter et personnaliser des champs dans les modèles

Dans une section de modèle, cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé et choisissez un type de champ :

Texte Zone de texte Date Nombre Case a cocher Oui/Non Logique conditionnelle Note

Ensuite, configurez

• Nom du champ personnalisé (obligatoire)
• Le champ est-il obligatoire ? (case a cocher)

Marquez les champs « obligatoires » seulement quand vous en avez vraiment besoin pour chaque déclarant. Trop de champs obligatoires réduisent le taux d’achèvement.

Logique conditionnelle - rendre les listes de contrôle plus intelligentes et plus courtes

La logique conditionnelle permet a votre liste de contrôle de s'adapter en temps réel selon les réponses du client. Au lieu d'afficher toutes les questions possibles a tout le monde, le formulaire affiche seulement les champs de suivi, sections ou messages d'arrêt pertinents quand certaines conditions sont remplies.

Comment fonctionne la logique conditionnelle

Elle suit des règles simples « SI → ALORS » :

• SI = la condition (ex. réponse à une question précédente Oui/Non ou menu déroulant)
• ALORS = l'action (le plus courant : afficher/masquer un champ, une section, ou même arrêter le formulaire plus tot)

Vous pouvez créer des règles a différents niveaux :

• Niveau racine (haut de la liste de contrôle)
• Niveaux imbriques/personnes à charge (règles qui s'appliquent seulement si une condition parente est vraie)

Exemples de liste de contrôle fiscale

• SI « Avez-vous utilise nos services pour produire votre déclaration d'impôt personnel l'an dernier ? » EST Oui
  ALORS afficher la question suivante sur les changements de cette année
• SI « Une de vos informations personnelles a-t-elle change ? » EST Non
  ALORS afficher un message d'arrêt et terminer la liste de contrôle plus tot (aucune autre info requise)
• SI « État civil » = Marie(e) ou Conjoint(e) de fait
  ALORS afficher la case de consentement du conjoint + les champs d'information du conjoint

Avantages : formulaires plus courts, meilleurs taux d’achèvement, moins de frustration client, et données plus propres (seules les réponses pertinentes sont collectees).

Recherchez l'option Logique conditionnelle lors de l'modification des champs ou sections : elle vous permet de construire visuellement ces règles dynamiques.

Ou gérer les modèles de liste de contrôle personnelle

Allez a : Modèles (barre de navigation) → Listes de contrôle personnelles

À partir de la, vous pouvez

• Créer de nouveaux modèles de liste de contrôle personnelle
• Mettre à jour les modèles existants
• Supprimer les modèles que vous n'utilisez plus

C'est votre « bibliothèque d'accueil » réutilisable.

Ce qui se passe quand le client complète la liste de contrôle

1. Vous recevez une notification par courriel Une fois soumise, vous recevez un courriel pour vous informer que c'est terminé.
2. Vous pouvez voir la liste de contrôle complétée dans le profil client Client → Impôts personnels → Année (ex. 2025) → Listes de contrôle. Les réponses sont affichees clairement par section.
3. Les documents téléversés sont enregistrés automatiquement dans des dossiers Les téléversements sont organisés dans des dossiers standard comme :

   Feuillets T Reçus Autre documentation

   Cela garde les téléversements de saison fiscale structurés sans tri manuel des pièces jointes de courriel.

Listes de contrôle multiples par client (membres de la famille / declarants multiples)

Bonnes pratiques (quoi faire en premier)

Distinguer l’année, la personne et le modèle

Avant l’envoi, vérifiez ces trois éléments : le dossier annuel qui recevra la réponse, le destinataire ou déclarant et le modèle. Le formulaire d’un client récurrent peut différer de celui d’un premier déclarant. La dernière année civile n’est pas nécessairement l’année de la déclaration préparée.

Réviser une réponse dans un ordre utile

1. Ouvrez le client, l’année et la liste précise, ou retrouvez-la dans la vue regroupée.
2. Confirmez l’auteur et l’année. Révisez les renseignements généraux, le statut matrimonial, le conjoint et les personnes à charge avant d’interpréter les autres réponses.
3. Lisez les questions réellement affichées par le modèle et ses conditions. Notez les clarifications nécessaires plutôt que d’inventer une réponse à un champ vide.
4. Ouvrez les dossiers de documents et vérifiez les fichiers : nom du déclarant, année, pages et lisibilité. Le nom du fichier ne prouve pas que le bon feuillet est présent.
5. Transformez les renseignements manquants en tâche ou demande claire, puis mettez à jour le suivi interne.

À quoi le destinataire doit s’attendre

Le destinataire ouvre le lien reçu sans inscription, remplit les sections activées, téléverse les pièces et soumet. Les erreurs de champs obligatoires doivent être corrigées; les renseignements d’un autre membre de la famille doivent figurer dans sa section ou sa liste distincte. Si une question ne convient pas, demandez au cabinet comment répondre au lieu d’inventer une date, un zéro ou un identifiant.

Reprendre un parcours interrompu

Pour un lien expiré ou annulé, demandez une requête valide au cabinet. Si l’année ou la personne est incorrecte, le cabinet doit revoir le dossier d’origine avant d’émettre un autre formulaire. Ne soumettez pas plusieurs copies en supposant que l’une remplacera automatiquement l’autre. La collecte terminée signifie que des renseignements ont été soumis, pas que la déclaration est préparée, approuvée, signée ou transmise.

Exemple : choisir la collecte d’une cliente existante avec une nouvelle location

Sarah revient cette année, mais elle a maintenant une activité locative. Ouvrez le bon dossier annuel et prévisualisez la liste. Un modèle qui demande seulement les changements de coordonnées peut ne pas recueillir ce nouveau revenu. Choisissez ou adaptez le modèle avant l’envoi plutôt que de demander des réponses sans rapport dans n’importe quelle zone de texte.

Précisez le contenu attendu de chaque pièce. Pour un feuillet, demandez le document lisible complet et la bonne année, pas une capture du nom de fichier. Pour une famille, identifiez le déclarant de chaque section et pièce. L’état matrimonial et la déclaration distincte du conjoint sont liés, mais ne constituent pas le même dossier.

À réception, comparez réponses et documents et signalez les contradictions. Une réponse absente parce que sa question était masquée n’est pas un champ visible oublié. Créez une demande de clarification précise. Terminer la collecte ne prépare pas l’annexe locative, n’obtient pas l’approbation, ne signe pas les autorisations et ne transmet pas la déclaration.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Un membre travaille dans les listes des années fiscales de clients partagés accessibles; propriétaire/administrateur couvrent l’équipe. Un lien de partenaire n’accorde pas automatiquement l’accès à toute la déclaration de l’autre personne. Le destinataire suit toujours le bon parcours de lien/compte. Partager un client ne remplace ni la confidentialité des notes ni la règle de contact principal des tâches client.

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Où trouver ce parcours et ses commandes

Pour le cabinet, ouvrez Clients → Tâches clients, ou l’onglet correspondant dans le profil d’un client. La recherche et les filtres se trouvent au-dessus de la liste. La rangée de statuts distingue l’ensemble, les brouillons, l’attente du client, les retards et les tâches terminées. Le panneau d’actions rapides à droite contient la création d’une tâche client et l’accès aux modèles.

Ouvrez une fiche pour consulter la demande et les réponses. Dans un parcours de modification, distinguez une occurrence d’une série récurrente avant de changer les dates ou consignes. Les tâches du menu professionnel constituent un autre module, réservé au travail interne.

Pour un client connecté, l’entrée Tâches du menu ouvre ses tâches clients. Le destinataire d’une invitation suit cette invitation; il n’utilise pas le répertoire professionnel des clients du cabinet.

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Voir les captures actuelles de ce chapitre

Aperçu du module en langage simple

Qui utilise Tâches client

Glossaire

Distinguer la création de l’envoi

Côté équipe, ouvrez Clients → Tâches client, puis les raccourcis d’actions rapides pour créer une tâche client ou utiliser un modèle. Renseignez le titre, les consignes, le client, l’entreprise ou l’année pertinente, le contact principal, l’échéance, l’étiquette et le rappel. Le contact principal est le membre du cabinet qui sera l’interlocuteur du client, pas le destinataire. Les actions de demande sont facultatives; ajoutez-les lorsqu’une confirmation, un document, une réponse ou une approbation précise est nécessaire. Vérifiez le destinataire et les exigences avant l’envoi; un brouillon enregistré ne constitue pas encore la liste de travail du client.

Exécuter chaque demande, pas seulement le clavardage

Un fichier dans le clavardage apporte du contexte, mais ne prouve pas que l’action de téléversement est terminée. Exécutez l’action elle-même et utilisez les commandes de soumission globale affichées sur la tâche.

Aider un nouveau client à accepter l’invitation

1. Ouvrez l’invitation originale de la tâche.
2. Si un compte est nécessaire, sélectionnez Créer un compte pour accepter sur cette page. Ne commencez pas l’inscription ailleurs : le compte doit être relié à l’invitation.
3. Saisissez le nom, le courriel et un mot de passe sûr, vérifiez le courriel et connectez-vous.
4. Revenez à l’invitation, acceptez-la et ouvrez la tâche. Utilisez le compte invité, pas celui d’un conjoint ou d’un collègue.

Lire le même statut des deux côtés

Le statut équipe En attente du client devient À faire côté client. Soumis devient En révision; Terminé reste Terminé; Annulé devient Fermé. La soumission remet le travail à l’équipe pour révision. L’équipe termine le parcours après vérification; ouvrir une invitation ou répondre dans le clavardage ne termine pas le dossier.

Fréquence des rappels et demandes récurrentes

Un rappel relance une demande en attente : Aucun rappel, Tous les 3 jours ou Tous les 7 jours. La récurrence planifie de nouvelles occurrences. Ce sont des réglages distincts : un rappel ne crée pas la demande du mois suivant.

Pour la récurrence, choisissez la fréquence, un intervalle entier de 1 à 100 et la prochaine date d’envoi. Les fréquences comprennent chaque jour, semaine, deux semaines, deux fois par mois, mois, trimestre, semestre et année. Les cycles basés sur les mois proposent le jour sélectionné, le premier, le milieu ou le dernier jour. Un jour dépassant la fin d’un mois court est ramené à son dernier jour. Le cycle deux fois par mois utilise le 15 et le dernier jour.

Vérifiez l’aperçu des prochaines dates avant d’enregistrer. Une nouvelle série commence à une date future; la planification suit le calendrier de Toronto, pas une simple supposition fondée sur votre appareil. Révisez ou suspendez la série à la fin du mandat au lieu de terminer seulement une occurrence.

Exemple détaillé : demander des relevés et une approbation distincte

Créez pour Sarah « Clôture d’octobre — relevés et révision ». Ajoutez une action de téléversement qui nomme comptes et mois manquants. Si vous attendez aussi des réponses écrites, ajoutez Répondre aux questions avec des questions précises. Utilisez Réviser et approuver seulement pour du contenu réellement prêt à décider.

Sarah téléverse sur l’action prévue, répond et soumet avec les contrôles de la tâche. Le même fichier dans le clavardage peut expliquer un point sans prouver l’achèvement du téléversement demandé. Si elle demande des modifications, lisez sa décision et son contexte au lieu de considérer toute réponse comme une approbation.

L’équipe révise ensuite fichiers, réponses et soumission globale. En révision côté client correspond à Soumis côté équipe, pas à l’achèvement final. Terminez seulement après examen. Pour une réutilisation mensuelle, vérifiez récurrence et prochaine date séparément des rappels : une relance aux sept jours suit une demande existante; la récurrence produit du travail futur. Confirmez client et période sur les prochaines occurrences au lieu de renvoyer indéfiniment les consignes d’octobre.

Distinguer brouillon, demande envoyée et série récurrente

Un brouillon reste en préparation; il ne prouve pas que le client a reçu une invitation. Vérifiez le client/contact, l’entreprise ou l’année associée, l’échéance, les consignes et les pièces demandées avant l’envoi. Le client et l’entité doivent concerner le même mandat.

Exemple : « Déposer les relevés bancaires de mars de Blue Horizon Partners avant le 8 avril » constitue une action client précise. « Préparer la clôture de mars » concerne le personnel et appartient aux tâches internes. Reliez ces travaux dans votre organisation sans demander au client de terminer une tâche réservée au cabinet.

Pour la récurrence, choisissez délibérément la modification d’une tâche particulière ou de la série. Une correction ponctuelle d’échéance ne doit pas changer involontairement les prochaines périodes. Vérifiez les dates obtenues. Si une vue n’est pas disponible, revenez à l’ensemble et examinez dates et statuts; un échec de vue ne prouve pas l’absence de demandes en attente.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Trouver la création et comprendre le contact du cabinet

1. Choisissez Clients à gauche, puis Tâches client dans le sous-menu ou les onglets du haut. Cet espace de demandes client est distinct du module Tâches internes.
2. À droite, repérez les actions rapides. Créez une tâche client pour une demande neuve, ou utilisez Créer à partir d’un modèle. Vérifiez quand même client, dates et message du modèle.
3. Dans les détails, donnez un nom de tâche concret, comme « Téléverser les relevés bancaires de septembre », puis sélectionnez le vrai client. Utilisez le rattachement à l’entreprise ou à l’année personnelle appropriée au besoin. Choisissez d’abord le client.
4. Révisez le contact principal. C’est un membre de l’équipe du cabinet : le client le voit comme interlocuteur, reçoit ses mises à jour et peut communiquer avec lui. Ce champ ne choisit pas le client destinataire.
5. Continuez vers l’échéance, la description et l’étiquette. Précisez période, pièces et résultat attendu plutôt que de compter uniquement sur le titre.

Exemple : demandez à Sarah Williams les relevés de septembre de la bonne entreprise, choisissez le collègue qui répondra aux questions et précisez toutes les pages ainsi que la période. La capture montre un brouillon incomplet dont le client reste à sélectionner. Un titre et un contact du cabinet renseignés ne suffisent pas pour l’envoi.

Ajouter les actions réellement nécessaires

La section Demandes est facultative. Ajouter une autre demande affiche les quatre choix ci-dessous. Choisissez selon la preuve attendue; chaque tâche n’a pas besoin de tous les types.

• Confirmer l’achèvement : faire confirmer une action précise, comme vérifier une adresse postale. Cela ne remplace pas un document à examiner.
• Téléverser des documents : nommer les pièces et la période. Demandez toutes les pages du relevé de septembre plutôt que « envoyer des documents ».
• Répondre aux questions : séparer clairement les questions pour recevoir des réponses et, au besoin, des pièces facultatives.
• Réviser et approuver : fournir le contenu à réviser et expliquer la portée de l’approbation. Une demande de changements n’est pas une approbation; une réponse de clavardage ne représente pas forcément la décision enregistrée.

Révisez les fiches ajoutées et corrigez ou retirez celles qui ne conviennent pas avant l’envoi. Lors de la révision, ouvrez chaque réponse ou fichier, puis utilisez les commandes de révision et d’achèvement. Une progression seule ne prouve pas que le bon document ou une réponse utile a été fourni.

Distinguer brouillon, modèle, courriel et série récurrente

Plus bas, révisez rappels, récurrence, objet et message. Enregistrer le brouillon garde le travail pour plus tard; enregistrer comme modèle conserve une structure réutilisable; envoyer la tâche client déclenche la vraie démarche auprès du destinataire. Revérifiez client et message. Champs intelligents et signature ne choisissent pas le bon destinataire à votre place.

Les rappels automatiques s’appliquent après l’envoi; les choix de 3 ou 7 jours relancent cette tâche. Les tâches client récurrentes programment de nouvelles tâches et de nouveaux envois même si les précédentes ne sont pas terminées. Vérifiez prochaine date, aperçu et destinataire avant d’activer une collecte mensuelle. Cela diffère d’une tâche interne qui se réinitialise à son achèvement.

Dans la liste des tâches clients, seules les tâches à récurrence active affichent une pastille avec la prochaine date d’envoi de la série, et non la date de la tâche actuelle. Les configurations en pause n’affichent aucune pastille. Ouvrez Filtres et cochez Tâches récurrentes actives uniquement pour filtrer toutes les pages; combinez ce filtre avec la recherche et les autres filtres, ou utilisez Effacer tout pour retirer les filtres. Une configuration en pause reste accessible dans Détails de la tâche; aucun nouvel envoi n’aura lieu avant la réactivation de la récurrence. Dans une tâche récurrente existante, consultez Détails de la tâche. Sous Fréquence des rappels, vérifiez l’état de la récurrence, sa fréquence et la prochaine date d’envoi. Utilisez Activer la récurrence ou Arrêter la récurrence pour gérer les futurs envois, ou Modifier la configuration pour modifier la série. L’icône d’information précise quelles tâches sont concernées.

Utilisez Retour aux tâches client en haut pour quitter. Si une confirmation apparaît, restez pour conserver la saisie ou confirmez le départ pour l’abandonner. Retour ne signifie pas Enregistrer le brouillon. Dans la liste, utilisez recherche, filtres et vues Toutes/Brouillons/En attente du client/En retard/Terminées pour retrouver le dossier enregistré; une page inachevée ne prouve pas qu’un brouillon existe.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Deux conditions pour qu’un membre voie une tâche client : accès au client et son propre nom comme contact principal. Cela concerne liste, détails, documents retournés et conversation liée; l’avoir créée ne suffit pas. Propriétaire/administrateur peuvent consulter les tâches client de l’équipe. Contact principal signifie membre employé du cabinet, pas destinataire client.

Exemple : Morgan est membre et le client Sarah lui est partagé. Si Alex est contact principal de sa demande de documents, Morgan n’obtient pas cette tâche client simplement parce que Sarah apparaît dans Clients. Organisez le contact et l’accès appropriés avec le cabinet. Pour une série récurrente, un membre doit choisir un client partagé accessible et lui-même comme demandeur/contact; propriétaire/administrateur peuvent consulter les séries et déléguer à un collègue admissible. Peut voir toutes les tâches concerne les tâches internes, pas cette règle.

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Où trouver ce parcours et ses commandes

Commencez par l’invitation de votre cabinet. Pour une connexion complète au portail, la page propose la création d’un compte ou la connexion pour accepter. Après une connexion client, vérifiez l’expéditeur et acceptez l’invitation. La commande d’ouverture de l’espace de travail donne ensuite accès à votre travail.

Dans l’espace client, Tâches ouvre les demandes qui vous concernent. Les documents et le clavardage sont disponibles selon votre compte et les partages du cabinet. Votre nom/avatar en haut à droite permet d’ouvrir vos propres paramètres.

Une liste de vérification, une invitation de partage, une demande de dépôt de fichiers ou un courriel de signature peut ouvrir un parcours précis plutôt que tout l’espace. Suivez l’action décrite dans le courriel reçu. Il n’est pas nécessaire de créer un compte professionnel de cabinet pour répondre à une demande client.

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Vous utilisez peut-être Bookwits uniquement pour fournir des renseignements, téléverser des fichiers, répondre à une demande ou signer un document. Il n’est pas nécessaire d’apprendre les outils administratifs du cabinet. Commencez par le message reçu et identifiez le type de demande.

Téléverser des fichiers utiles, notamment sur téléphone

1. Vérifiez la personne, l’entreprise et l’année avant de choisir les fichiers.
2. Choisissez le document, pas seulement une capture de son nom. Pour les photos, vérifiez la lisibilité, l’orientation et l’absence de pages coupées.
3. Attendez le résultat visible de chaque téléversement et corrigez les erreurs.
4. Révisez la liste des fichiers et utilisez la soumission finale lorsqu’elle est proposée. Sélectionner un fichier n’est pas toujours la dernière étape.
5. Conservez l’original jusqu’à confirmation que le document est utilisable.

Si un lien ne s’ouvre pas

Vérifiez le message le plus récent et l’adresse invitée. Si un autre compte est connecté, déconnectez-vous et utilisez le bon compte au lieu de partager des mots de passe. Un lien expiré, révoqué ou annulé exige l’aide de l’expéditeur; créer des comptes sans lien ne le rétablit pas. Si plusieurs liens se ressemblent, demandez lequel utiliser.

Si les renseignements sont erronés ou peu clairs

N’approuvez pas un contenu incorrect pour faire disparaître une demande. Utilisez Demander des changements, le clavardage de la demande ou contactez l’expéditeur. Précisez l’élément ou la page concernés. Ne transférez jamais le lien privé ou de signature d’une autre personne et ne publiez pas de lien donnant accès à un dossier.

Ce qui peut rester invisible

Un client n’obtient pas le répertoire du cabinet, ses budgets ou ses outils internes en créant un compte. Un menu absent peut être normal. Demandez le partage du dossier ou de la demande précise plutôt que le mot de passe d’un employé.

Exemple : choisir le bon lien parmi plusieurs demandes du cabinet

Sarah reçoit une liste fiscale, une demande de fichiers et une signature. Le premier lien retrouvé ne sert pas à toutes les actions. La liste recueille les réponses; la demande reçoit les fichiers à sa destination; la signature présente les documents et champs affectés à Sarah. Terminer l’une ne termine pas silencieusement les autres.

Sur téléphone, ouvrez la demande et vérifiez cabinet, personne, entreprise ou année avant de choisir les fichiers. Après une photo ou un PDF, attendez le résultat du téléversement et examinez la liste. Utilisez Soumettre ou Terminer lorsque prévu. Une photo sélectionnée sur l’appareil mais non téléversée n’est pas arrivée au cabinet.

Si le portail exige un compte, utilisez l’identité invitée. Si une liste ne nécessite pas d’inscription, créer un compte ailleurs ne répare pas un lien expiré. Demandez au cabinet quelle demande actuelle utiliser si les messages se contredisent. Ne transférez pas un lien personnel au conjoint comme s’il s’agissait d’une connexion familiale générale.

Accepter une invitation à la plateforme du début à la fin

Votre teneur de livres a peut-être saisi vos coordonnées avant votre première utilisation de Bookwits. Ce dossier n’est pas votre connexion. L’invitation à la plateforme associe votre propre compte client vérifié à la relation avec le cabinet.

1. Ouvrez le bouton du courriel d’invitation et vérifiez l’expéditeur ainsi que l’identité du client. Si l’invitation est inattendue, joignez le cabinet par un moyen connu avant de poursuivre.
2. Si vous débutez, choisissez Créer un compte pour accepter sur cette page. Le parcours conserve ainsi le lien avec l’invitation. Ne quittez pas la page pour créer un compte professionnel sans rapport avec la demande.
3. Saisissez vos propres prénom et nom, le même courriel que celui de l’invitation et un mot de passe sécurisé. Ne demandez pas à un collègue de créer le compte avec son adresse pour contourner cette étape.
4. Ouvrez le courriel de vérification Bookwits et confirmez votre adresse. L’inscription et la vérification sont distinctes; terminer le formulaire n’accepte pas l’invitation du cabinet.
5. Connectez-vous comme client. Si vous possédez déjà un compte client, choisissez la connexion pour accepter plutôt qu’une nouvelle inscription.
6. Revenez à la page d’invitation et choisissez Accepter l’invitation. Si vous arrivez sur une page générale, rouvrez le courriel original encore valide.
7. Après la confirmation, utilisez la commande d’ouverture de Bookwits. Examinez les tâches et espaces partagés disponibles. Le travail interne privé du cabinet ne devient pas automatiquement visible.

Exemple : Sarah reçoit l’invitation à son courriel personnel, mais une autre personne du ménage est actuellement connectée. Elle ne doit pas accepter sous cette identité. Elle utilise son propre compte client vérifié au courriel invité. Le lien de partenariat créé dans les dossiers du cabinet ne permet pas à Sarah et Michael d’accepter l’invitation de l’autre.

Si l’acceptation ne fonctionne pas

• Mauvais compte ou courriel : utilisez le compte client visé. Un compte professionnel n’a pas le même rôle pour ce parcours. Si le cabinet a utilisé la mauvaise adresse, demandez une correction du profil et une nouvelle invitation.
• Courriel non vérifié : terminez la vérification avant de réessayer. Ne communiquez pas au cabinet votre mot de passe courriel ou votre lien de vérification.
• Lien expiré, annulé ou remplacé : demandez une invitation à jour. Une invitation à la plateforme expire après 30 jours; un ancien lien en attente n’est plus valide après son remplacement.
• Refus : si l’invitation ne convient pas, choisissez Refuser lorsqu’offert et examinez la confirmation. Le refus n’associe pas votre compte au cabinet.
• Départ de la page : l’avertissement indique que la connexion n’est pas terminée. Fermer la page n’accepte rien. Revenez par une invitation valide lorsque vous êtes prêt.
• Échec temporaire : utilisez la commande de nouvel essai lorsqu’offerte. Un échec ne prouve pas un accès accordé et créer plusieurs comptes ne répare pas le lien.

Reconnaître le type d’invitation reçu

Gardez les liens de destinataire privés. Si vous ne retrouvez pas le bon courriel, demandez à l’expéditeur le type de demande envoyé plutôt que de réutiliser l’ancien lien d’un membre du ménage.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le portail client n’est pas un quatrième rôle employé. Le client voit le contenu lié/partagé, les demandes/conversations qui lui sont destinées et les droits documentaires accordés. Accepter une invitation ne donne ni le rôle membre employé, ni Équipe, Budgets, temps des collègues, facturation du cabinet ou répertoire interne des clients. Les droits du propriétaire/administrateur ne rendent pas automatiquement chaque fichier visible au client.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Tâches dans le menu professionnel. Les commandes de vue Liste, Tableau et Calendrier se trouvent en haut. La barre comprend aussi le regroupement, les sous-tâches, l’affichage des tâches terminées, celles qui vous sont affectées, les filtres et les vues enregistrées. Le bouton Tâche permet de créer du travail interne.

Dans la liste, ouvrez le nom d’une tâche sous son groupe pour accéder à l’éditeur. Le tableau organise le travail par colonnes; le calendrier le présente selon les dates. Les filtres concernent notamment le client, le statut, le responsable, les dates, la priorité, les étiquettes, la création, les archives et la récurrence.

L’onglet Tâches d’une entreprise ou d’une année fiscale est déjà limité à ce contexte. Vérifiez cette association avant d’enregistrer. Pour demander une action au client, utilisez plutôt les tâches clients; une tâche interne ne lui devient pas automatiquement visible.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Ce qu'est une tâche

Ou accéder aux tâches

Utiliser le module au quotidien

1) Créer une nouvelle tâche

Une tâche interne décrit un résultat qu’une collègue peut réaliser sans deviner. Le titre identifie le livrable, la description précise la période et les consignes, et le responsable ainsi que l’échéance établissent la responsabilité. Le lien client fournit le contexte; il n’envoie pas de demande au client.

Par exemple, « Rapprocher les opérations bancaires d’octobre — Thompson Consulting » est plus utile que « Banque ». Précisez les comptes, la période, l’emplacement des relevés et la personne qui révise les écarts. Utilisez séparément une tâche client si Sarah doit téléverser les relevés manquants.

1. Choisissez Tâches dans le menu de gauche, puis la commande de création au-dessus de la zone de travail. Les tâches clients servent plutôt aux actions attendues du client. L’éditeur d’une tâche interne s’ouvre.
2. Donnez un titre précisant l’action et la période, par exemple « Réviser le rapprochement bancaire de septembre de Maple Grove ». Expliquez les consignes et le résultat attendu dans la description. Évitez un titre imprécis comme « Vérifier ceci ».
3. Choisissez le client et, au besoin, l’entreprise ou l’année fiscale. Vérifiez les noms sélectionnés avant l’affectation : deux entreprises appartenant à la même personne possèdent des espaces de travail distincts.
4. Choisissez le responsable, les dates, la priorité et le statut. Mentionner une personne ne remplace pas son affectation. Les deux commandes de dates sont distinctes : suivez la convention du cabinet, par exemple révision prévue et livraison finale. Vérifiez chacune plutôt que de supposer que l’une remplit l’autre. Pour un travail récurrent, configurez la répétition depuis l’échéance.
5. Ajoutez les sous-tâches et pièces utiles, puis choisissez Créer au bas de la fenêtre. Fermer quitte le brouillon sans créer la tâche. Après la création, rouvrez la tâche et vérifiez le client, le responsable et les dates. Corrigez les erreurs : un brouillon ouvert n’est pas une tâche enregistrée.

La tâche apparaît dans votre liste/tableau/calendrier selon la vue sélectionnée. Vous pouvez la modifier a tout moment, ajouter des sous-tâches ou la convertir en modèle plus tard.

S'il manque des détails, créez quand même la tâche avec Titre + Assignation + Date limite. Affinez ensuite.

2) Pièces jointes (fichiers sur une tâche)

Les pièces jointes placent les sources près du travail concerné. Choisissez le fichier pertinent et non une version dont le nom ressemble. Une pièce jointe de tâche n’est pas automatiquement un document partagé dans le portail client.

Par exemple, joignez le dossier de rapprochement d’octobre à la tâche d’octobre et expliquez une opération non résolue en commentaire. Conservez le rapport final destiné au client dans Documents et partagez-le avec les accès appropriés. Avant la transmission à une collègue, ouvrez la pièce et vérifiez période, pages et contenu.

1. Depuis Tâches, ouvrez le titre du travail concerné. Vérifiez son client, son entreprise ou son année avant de choisir une pièce, surtout si plusieurs dossiers utilisent le même nom de document.
2. Repérez les Pièces jointes dans la fiche ou l’éditeur et utilisez la sélection de fichiers. Choisissez le document lui-même, pas une capture de son nom, puis attendez le résultat du téléversement.
3. Enregistrez les modifications si l’éditeur le demande. Rouvrez la pièce depuis la tâche pour vérifier le fichier et ses pages. Une pièce d’une tâche interne n’est pas automatiquement partagée avec le client dans son portail.
4. En cas d’échec, conservez l’original et lisez le message d’erreur. Vérifiez si la pièce est déjà présente avant de recommencer afin d’éviter les doublons.

Attachez le fichier à la tâche au lieu de le laisser dans un fil de courriel, pour que la personne assignée puisse terminer le travail sans chercher partout.

3) Activité (quoi a change + quand)

L’activité explique le parcours ayant mené à l’état actuel. Consultez-la si l’échéance, le responsable ou la récurrence ne correspond plus à vos attentes. Le champ actuel montre la valeur enregistrée; l’historique aide à comprendre son origine.

Par exemple, une tâche prévue vendredi indique maintenant lundi. Vérifiez si une collègue a modifié l’échéance, terminé une occurrence récurrente ou réaffecté le travail. Lisez dates et commentaires avant de revenir à l’ancienne valeur. Annuler une modification légitime sans en comprendre la cause crée un autre problème de coordination.

1. Ouvrez la tâche depuis Tâches et choisissez son Activité. Cette zone présente les changements; elle ne sert pas à saisir de nouvelles consignes.
2. Lisez ensemble l’événement, la personne et l’heure. Un changement d’échéance, de responsable, de statut ou de pièce indique une modification, pas nécessairement une révision ou une approbation du travail.
3. Pour expliquer un changement, utilisez les commentaires de la tâche. Pour modifier le travail, utilisez ses commandes d’édition; l’historique d’activité n’est pas une liste de contrôle modifiable.

Activité sert de piste d'audit. Cela vous aide à diagnostiquer « ce qui s'est passe » sans vous fier à la mémoire.

Si une tâche a « mystérieusement changé », Activité indique en général exactement quand et par qui.

4) Commentaires + @Mentions (communication d'équipe)

Les commentaires conservent les échanges propres à une tâche. Une mention adresse une question ou une transmission précise, mais modifiez aussi le responsable ou le statut si la responsabilité change. Un message ne remplace pas les contrôles du parcours.

Par exemple, écrivez « @Réviseure, le rapprochement d’octobre est prêt; vérifiez les deux opérations de la pièce jointe » et placez la tâche en révision. Écrire « terminé » tout en laissant En cours produit deux indications contradictoires. Gardez les discussions sans rapport dans leurs propres tâches ou conversations.

1. Ouvrez la tâche et repérez les Commentaires. Lisez les échanges récents pour éviter de répéter une question déjà résolue.
2. Décrivez précisément le résultat ou la question, avec la période ou le document. « Il manque la page 2 du relevé de septembre; demander une copie complète » est plus utile que « Fichier manquant ».
3. Pour prévenir un collègue, saisissez @ et choisissez son nom dans les suggestions lorsque les mentions sont disponibles. Vérifiez la sélection : un nom saisi comme texte ordinaire n’est pas nécessairement une mention.
4. Publiez une seule fois et vérifiez que le commentaire apparaît. Modifiez séparément le responsable ou le statut si nécessaire. Écrire « terminé » dans un commentaire ne termine pas la tâche.

Utilisez @mentions pour des actions explicites : « @Alex confirme que les feuillets sont complets » ou « @Maria merci de réviser avant production ».

5) Sous-tâches (et mode Sous-tâches)

Les sous-tâches divisent un livrable en actions utiles. Elles rendent un processus répétable et montrent les transmissions, sans multiplier les lignes qui répètent simplement le titre. Vérifiez si chaque sous-tâche possède son propre responsable et sa date.

Une clôture mensuelle peut comprendre « Recueillir les relevés », « Rapprocher les comptes », « Réviser les écarts » et « Livrer les rapports ». Si la réviseure travaille séparément, examinez la présentation Séparée et l’affectation réelle. Réduire l’affichage ne termine rien. Vérifiez le parent et les sous-tâches avant de fermer l’ensemble.

1. Ouvrez la tâche principale depuis Tâches et repérez les Sous-tâches. Ajoutez une action par étape utile, comme « Recueillir les relevés », « Préparer le rapprochement » et « Réviser les écarts ».
2. Ouvrez une sous-tâche pour revoir son responsable, sa date et ses détails disponibles. Affectez un responsable ou une échéance distincts lorsque cette étape exige un suivi propre.
3. Choisissez le mode proposé qui convient : Fermé garde une vue compacte, Ouvert montre les étapes et Séparé permet un suivi distinct. Ces modes ne créent pas trois copies du travail.
4. Enregistrez et vérifiez l’affichage de la tâche principale et des sous-tâches. Cochez les étapes réellement terminées, puis révisez le statut principal; une seule étape cochée ne prouve pas que tout le mandat est terminé.

Utilisez Ouvert pour exécuter étape par étape. Utilisez Séparé quand les sous-tâches sont essentiellement de « vraies tâches ».

6) Tâches récurrentes (définir la récurrence)

La récurrence décrit la production du travail futur et non la fréquence d’un rappel. Choisissez entre réinitialiser la même tâche après son achèvement et créer des tâches à venir distinctes. Les conséquences diffèrent pour la planification et l’identification des périodes.

Par exemple, des occurrences mensuelles séparées distinguent les clôtures d’octobre et novembre et permettent de planifier leur charge. Un rappel interne simple peut convenir à une tâche réinitialisée. Vérifiez le motif et la prochaine occurrence avant d’enregistrer. Ne terminez pas plusieurs fois la tâche pour tester : cette action peut faire avancer le parcours récurrent.

1. Ouvrez la tâche, sélectionnez son Échéance et choisissez la répétition. Utilisez cette fonction plutôt que de copier manuellement la tâche chaque mois.
2. Choisissez la fréquence et l’intervalle proposés. Vérifiez la date de départ ou suivante ainsi que la condition de fin. Pour un travail mensuel, contrôlez la date obtenue plutôt que de supposer qu’il s’agit toujours du dernier jour du mois.
3. Lisez attentivement le type de répétition. La réinitialisation à la fin réutilise la tâche pour le cycle suivant; la création de tâches à venir prépare des occurrences distinctes. Choisissez selon le suivi dont l’équipe a besoin.
4. Confirmez les paramètres et enregistrez la tâche. Rouvrez l’échéance et vérifiez l’indicateur de répétition ou la prochaine occurrence. Terminer un cycle ne termine pas tous les cycles futurs.

La récurrence se declenche généralement quand la tâche passe a Termine. Vous verrez en général une date de « Prochaine occurrence » une fois configuree.

Si elle ne se repete pas, confirmez que vous avez passe la tâche a Termine et que les paramètres de récurrence sont enregistrés.

7) Vues (Liste, Tableau, Calendrier)

Liste, Tableau et Calendrier présentent le travail selon la décision à prendre. Liste compare les détails et charges regroupées; Tableau montre les étapes par statut; Calendrier montre dates et planification. Une vue n’est pas une copie distincte de la tâche.

Par exemple, le gestionnaire regroupe Liste par responsable pour repérer une surcharge, puis examine Calendrier pour voir les échéances du même jour. La préparatrice utilise Tableau pour repérer le travail en attente de révision. Vérifiez les filtres et l’affichage des tâches terminées lors du changement de vue.

1. Ouvrez Tâches dans le menu de gauche. Dans la barre au-dessus du travail, choisissez Liste pour parcourir les lignes, comparer les renseignements et utiliser les regroupements ou filtres.
2. Choisissez Tableau dans la même barre pour voir les cartes en colonnes. Lisez les titres avant de déplacer une carte : si ce déplacement change son statut ou son regroupement, il modifie la tâche.
3. Choisissez Calendrier pour examiner les échéances. Vérifiez la période et les filtres actifs, puis ouvrez une tâche pour ses détails. Changer de vue ne crée pas de doublon et n’enregistre pas automatiquement les modifications.

Si vous gérez une équipe, commencez en vue Liste avec Regrouper par Assignation et Date limite.

8) Regrouper par + Filtres (trouver vite ce qu'il faut)

Le regroupement organise les résultats; les filtres déterminent les tâches incluses. Utilisez les deux volontairement et examinez les groupes réduits avant de conclure à une disparition. Une vue enregistrée peut conserver un ancien filtre inadapté à la question du jour.

Par exemple, filtrez Sarah et les statuts pertinents, puis regroupez par échéance pour examiner son travail. Pour évaluer toute l’équipe, retirez ce filtre client avant de regrouper par responsable. Sinon, la charge apparente de l’équipe ne comprend que Sarah. Vérifiez aussi recherche, tâches terminées, archives et dates.

1. Dans Tâches, repérez le regroupement au-dessus de la liste ou du tableau. Choisissez un responsable pour la charge de travail, un statut pour l’avancement ou un client, une entreprise ou une année pour le mandat. Aucun retire le regroupement.
2. Ouvrez les Filtres près des commandes de vue. Dans une fenêtre étroite, ouvrez Options pour les commandes déplacées hors de la barre, comme le regroupement ou la visibilité. Choisissez les clients, responsables, statuts, priorités ou dates utiles. Vérifiez les archives et répétitions : les filtres actifs restreignent ensemble les résultats.
3. Comparez les tâches affichées aux sélections. Si la liste est vide sans raison, retirez les restrictions une à une ou effacez les filtres. Ne recréez pas une tâche simplement parce qu’un filtre la masque.

Si vous avez « perdu » une tâche, vérifiez si un filtre est encore actif (surtout Client/Assignation/Archive).

9) Modèles (standardiser les flux répétitifs)

Un modèle de tâche conserve une préparation réutilisable; une tâche créée à partir de lui représente le travail réel. Maintenez un modèle commun propre et révisez client, responsable et dates à chaque utilisation. Les noms et pièces d’un ancien client ne doivent pas passer au mandat suivant.

Par exemple, enregistrez « Clôture mensuelle » avec ses sous-tâches et consignes, après avoir retiré les liens privés de Sarah et les notes propres à octobre. Créez novembre avec sa portée réelle. Une modification ultérieure du modèle ne prouve pas qu’une tâche d’octobre déjà créée a changé.

1. Ouvrez la bibliothèque de modèles de tâches. Choisissez Modèles dans le menu de gauche, puis Tâches. Les modèles de tâches clients servent à demander une action au client : ce n’est pas la même bibliothèque.
2. Ajoutez une procédure réutilisable. Utilisez la commande d’ajout de modèle et donnez-lui un nom comme « Révision mensuelle de tenue de livres ». Expliquez le travail dans la description et placez les sous-tâches dans leur ordre d’exécution.
3. Retirez les renseignements propres à un mandat. Conservez les consignes générales, mais supprimez les noms d’autres clients, anciennes échéances, pièces confidentielles et commentaires ponctuels. Le modèle doit guider le travail sans transporter les données d’un autre dossier.
4. Enregistrez le modèle, puis utilisez-le dans une tâche. Dans Tâches, ouvrez une nouvelle tâche et son menu à trois points, puis choisissez la création à partir d’un modèle. Sélectionnez le modèle et révisez le titre, le client, le responsable, les dates et les sous-tâches.

Supprimez les noms/liens propres au client avant d'enregistrer une tâche en modèle pour qu'il soit réutilisable.

Tâches récurrentes (dans le menu Date limite)

Vues : Liste, Tableau, Calendrier

Modèles (standardiser les flux répétitifs)

Dépannage (problèmes débutants frequents)

Glossaire

Préparer une tâche exécutable par un collègue

Donnez un titre exprimant le résultat, puis indiquez la période, la portée, les pièces sources et les critères d’achèvement dans la description. Sélectionnez le bon client et l’entreprise ou l’année fiscale. Définissez le responsable, l’échéance, le statut, la priorité et l’étiquette au besoin. Lier la tâche à un client ne l’invite pas à l’exécuter : utilisez Tâches client pour une demande destinée au client.

Distinguer les contrôles de données et de présentation

Transmettre le travail avec ses preuves

1. Ouvrez la tâche, lisez la description et vérifiez le client.
2. Exécutez ou affectez les sous-tâches en tenant compte de leurs responsables et dates propres.
3. Joignez les pièces et commentez le résultat ou le blocage. Mentionnez un collègue seulement s’il doit agir.
4. Mettez à jour le statut réel. Un commentaire « terminé » ne change pas le statut.
5. Avant de rouvrir ou modifier une tâche terminée, consultez l’activité et la récurrence.

Choisir volontairement le mode de récurrence

Réinitialiser à l’achèvement fait avancer la même tâche. Créer les tâches à venir produit des occurrences distinctes pour planifier le travail futur. Choisissez des occurrences séparées pour distinguer les périodes et voir la capacité à venir. Vérifiez la fréquence, le repère de date, la prochaine occurrence et la portée de la modification avant d’enregistrer.

Ne terminez ou recréez pas une tâche à répétition pour la dépanner; cela peut rendre les occurrences futures confuses. Vérifiez d’abord les paramètres enregistrés et l’activité. Comparez les dates générées avec vos obligations légales et contractuelles, sans les traiter comme un avis fiscal.

Exemple détaillé : rendre la transmission de clôture compréhensible

Créez « Clôture d’octobre — Thompson Consulting » liée au cabinet de consultation. Jordan prépare; Morgan révise. Inscrivez portée, période des relevés et emplacement des sources dans la description. Distinguez collecte, rapprochement, écarts et révision par des sous-tâches plutôt qu’une ligne inexpliquée « Faire la clôture ».

Si un relevé manque, précisez le blocage et créez séparément la demande client. À réception, Jordan vérifie la période et reprend le travail. Avant transmission, joignez le dossier de travail et commentez les points non résolus. Morgan doit comprendre quoi réviser sans chercher dans plusieurs conversations.

Après révision, modifiez l’état réel. Si la tâche est récurrente, examinez comment le mode choisi produit la période suivante. Des tâches distinctes séparent octobre et novembre; la réinitialisation fait avancer une tâche cyclique. Ne renommez ou terminez pas plusieurs occurrences pour expérimenter : vérifiez récurrence, dates et activité. L’achèvement consigne l’état du travail sans effectuer le rapprochement dans le système comptable externe.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Enregistrer une organisation utile avec Vues

1. Ouvrez Tâches dans la navigation de gauche. Choisissez Liste, Tableau ou Calendrier, puis réglez recherche, filtres, regroupement et affichage.
2. Par exemple, activez Assignées à moi, laissez Afficher les tâches terminées désactivé et choisissez la plage d’échéance appropriée pour une file quotidienne. Révisez les filtres avant d’enregistrer.
3. Choisissez Vues → Enregistrer la vue actuelle. Si Vues n’apparaît pas près des filtres, ouvrez Options dans la même barre; les commandes y sont déplacées quand l’espace manque.
4. Saisissez un nom reconnaissable d’au plus 100 caractères, comme « Mes révisions comptables hebdomadaires », puis Enregistrer. Annuler ferme la fenêtre sans créer de vue.
5. Pour réutiliser la vue, ouvrez Vues et sélectionnez son nom. Cela restaure les réglages, sans changer les responsables ni terminer les tâches.

Les vues sont privées et liées à votre compte; un collègue ne reçoit pas automatiquement les vôtres. Elles peuvent conserver présentation, regroupement, mode des sous-tâches, tâches terminées, affectation personnelle, recherche/tri, filtres de tâches et de dossiers, plages d’échéance et de date limite, période de création, archives/récurrences, mois du calendrier et visibilité de la date limite. Une plage relative comme « Cette semaine » reste relative; un mois explicitement choisi peut vous ramener à ce mois. Aucune vue ne contourne les restrictions du dossier ou de vos accès.

Pour supprimer une vue, ouvrez Vues, utilisez sa corbeille et lisez la confirmation. Sur ordinateur, l’icône peut apparaître au survol ou au focus; elle reste disponible sur écran tactile. Supprimer la vue ne supprime pas les tâches. Utilisez les erreurs et actions de nouvelle tentative si le chargement ou l’enregistrement échoue.

Distinguer la date d’échéance de la date limite

La date d’échéance correspond à la fin de travail planifiée par l’équipe. La date limite représente l’échéance officielle ou externe distincte. Par exemple, planifiez une révision au 20 octobre avec une date limite au 31 octobre. Utilisez les dates réelles du mandat; l’application ne détermine pas une obligation légale à votre place.

1. Dans la barre des tâches, ouvrez l’engrenage Paramètres du tableau, placé dans Options sur les dispositions plus étroites.
2. Activez Date limite et enregistrez l’affichage. Cela rend le champ disponible dans les vues et fenêtres, sans attribuer une date aux tâches existantes.
3. Ouvrez la tâche et choisissez sa date d’échéance ou sa date limite dans la ligne correspondante. Vérifiez les deux avant d’enregistrer.
4. Dans Filtres, choisissez volontairement les plages indépendantes. Une tâche peut correspondre à l’une sans correspondre à l’autre.

Lorsque la date limite est masquée, ses filtres masqués ne limitent pas les résultats et ne sont pas comptés comme actifs. Lorsqu’elle est visible, une sélection multiple propose aussi une action de date limite. Cette action modifie réellement les dossiers sélectionnés : vérifiez les noms. Elle ne change ni leurs dates d’échéance ni leurs récurrences.

Configurer la récurrence : reprendre une tâche ou préparer les suivantes

Ouvrez la date d’échéance de la tâche, puis Définir la récurrence sous le calendrier. Distinguez les choix de type, Répéter la même tâche et Créer des tâches futures, de l’option séparée Créer une nouvelle tâche à chaque récurrence. Ce ne sont pas plusieurs noms d’une même commande.

• Répéter/réinitialiser à l’achèvement : terminer la tâche déclenche la prochaine occurrence. Vérifiez son prochain statut et ses dates. Sans création d’une nouvelle tâche, la même tâche peut avancer au cycle suivant. Avec cette option, l’occurrence terminée est conservée et une nouvelle tâche représente le cycle suivant.
• Créer des tâches à venir : choisissez le nombre d’occurrences à préparer afin de planifier le travail futur sans attendre la fin de la tâche actuelle. Révisez l’aperçu avant d’appliquer cette action à une tâche existante; elle crée du travail réel, pas seulement une vue.

Choisissez fréquence et intervalle Tous les, entier de 1 à 100. « Mensuel, tous les 2 » signifie tous les deux mois, pas deux fois par mois. Aux deux semaines et deux fois par mois sont des rythmes différents. Les plafonds de tâches futures varient : quotidien 31, hebdomadaire 52, aux deux semaines 26, mensuel 12, trimestriel 12, annuel 10, deux fois par mois 24 et semestriel 20. Ils comptent des occurrences, pas un nombre universel de mois.

Choisissez séparément les prochaines date d’échéance et date limite. Les règles proposées distinguent un jour précis du dernier jour du mois. Pour une clôture mensuelle, utilisez la règle de dernier jour appropriée plutôt que de supposer que chaque mois a un 31. Révisez Prochaine occurrence, le statut et l’aperçu des tâches avant d’enregistrer. Afficher Date limite ne crée pas automatiquement une date limite récurrente; laissez cette récurrence vide si seule l’échéance se répète.

Inclure la période de récurrence dans le nom

Dans la fenêtre de récurrence, activez Inclure la période de récurrence dans le nom de la tâche pour identifier chaque occurrence. Commencez par un nom réutilisable comme « Révision comptable mensuelle ». L’aperçu utilise les dates d’échéance, pas le nom du client ni la date limite. Le nom mensuel utilise mois/année, le trimestriel trimestre/année, l’annuel l’année et les fréquences courtes leurs dates ou périodes.

Exemple : une occurrence dont l’échéance est en septembre 2026 peut inclure « septembre 2026 ». Si votre cabinet appelle ce travail « Clôture d’août », ne supposez pas que le suffixe automatique utilisera août : vérifiez l’aperçu et adaptez nom de base et calendrier. Revérifiez après un changement de fréquence, d’intervalle, de quantité ou de date. Modifier ensuite l’échéance d’une occurrence créée ne la renomme pas automatiquement. Résolvez toute erreur avant de considérer la récurrence modifiée.

Retrouver les feuilles de temps liées à une tâche

1. Ouvrez une tâche existante et repérez Suivi du temps dans ses propriétés, sous les autres champs de travail. Ce suivi est distinct de la description.
2. Ouvrez sa commande pour afficher la fenêtre de suivi. Vérifiez la tâche et le dossier avant de créer une entrée.
3. Utilisez Démarrer le chronomètre au début réel du travail et Arrêter le chronomètre à la fin, ou saisissez les heures d’entrée et de sortie appropriées. Démarrer le chronomètre enregistre réellement du temps; ce n’est pas un aperçu.
4. Révisez la note et les entrées enregistrées, puis ouvrez Feuilles de temps dans la navigation de gauche. Vérifiez client/entreprise/année, utilisateur, date, durée et lien vers la tâche, pas seulement l’horloge.

Le temps total de la tâche et ses entrées sont liés, mais ne sont pas interchangeables. Ne saisissez pas le même travail une fois depuis la tâche et une seconde fois manuellement. Renommer une tâche ne crée pas une nouvelle entrée de temps. Les libellés actuels aident à retrouver le travail dans les feuilles; le lien réel vers le dossier importe davantage qu’un titre recopié.

Lire un calendrier rempli et retrouver une tâche absente

Choisissez Calendrier dans Tâches et vérifiez mois et année. Les recherches et filtres restent importants. Un mois vide ne signifie pas qu’aucune tâche n’existe : absence d’échéance, autre mois, tâche terminée masquée ou filtre de client, responsable, création ou autre. Effacez les filtres pertinents et utilisez Liste pour rechercher, puis revenez au mois voulu. Ouvrez la tâche depuis son entrée de calendrier pour confirmer le travail au lieu de vous fier uniquement au titre abrégé.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Visibilité d’un membre : tâches attribuées et sous-tâches accessibles par des parents attribués, sauf si propriétaire/administrateur active Équipe → personne → Paramètres → Peut voir toutes les tâches. Propriétaire/administrateur voient déjà les tâches de l’équipe. Cette portée concerne aussi calendrier, tableaux de tâches, noms de tâches des listes client et recherche. Une vue filtrée/enregistrée n’ouvre pas les tâches hors de cette portée.

Le membre utilise statuts/étiquettes existants et parcours disponibles de création, récurrence, date limite et temps; les roues de gestion des définitions sont réservées à la gestion, individuellement et en lot. Voir toutes les tâches n’accorde pas Budgets, le temps d’autrui, tous les profils client, les signatures des collègues ni les tâches client dont le membre n’est pas contact principal.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Modèles dans le menu de gauche. Les onglets distinguent les tâches, tâches clients, courriels, listes personnelles, listes d’entreprise, documents et Sign. Choisissez d’abord le type, puis un modèle dans sa liste. Un modèle de tâche interne ne remplace pas un modèle de tâche client.

Le modèle sélectionné s’ouvre dans l’éditeur correspondant. La création se trouve dans la zone de liste; l’éditeur possède sa propre commande d’enregistrement. Dans une liste de vérification, ouvrez la section ou le champ concerné avant de modifier questions, choix ou documents requis.

Pour utiliser un modèle, revenez au parcours voulu : création d’une tâche, rédaction d’un courriel, envoi d’une liste, création de dossiers ou préparation d’une signature. Modifier la bibliothèque n’envoie pas et n’affecte pas automatiquement du travail réel.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Un modèle est une préparation réutilisable; une tâche, un courriel, une liste envoyée ou une demande de signature est un cas précis. Préparez le modèle une fois, puis révisez le destinataire, la période, les dates et les renseignements client pour chaque utilisation.

Les sept bibliothèques de modèles

Créer un modèle de tâche interne

1. Ouvrez la bibliothèque de modèles de tâches. Choisissez Modèles dans le menu de gauche, puis Tâches. Les modèles de tâches clients servent à demander une action au client : ce n’est pas la même bibliothèque.
2. Ajoutez une procédure réutilisable. Utilisez la commande d’ajout de modèle et donnez-lui un nom comme « Révision mensuelle de tenue de livres ». Expliquez le travail dans la description et placez les sous-tâches dans leur ordre d’exécution.
3. Retirez les renseignements propres à un mandat. Conservez les consignes générales, mais supprimez les noms d’autres clients, anciennes échéances, pièces confidentielles et commentaires ponctuels. Le modèle doit guider le travail sans transporter les données d’un autre dossier.
4. Enregistrez le modèle, puis utilisez-le dans une tâche. Dans Tâches, ouvrez une nouvelle tâche et son menu à trois points, puis choisissez la création à partir d’un modèle. Sélectionnez le modèle et révisez le titre, le client, le responsable, les dates et les sous-tâches.

Créer un modèle de tâche client

1. Ouvrez Modèles → Tâches client et ajoutez un modèle.
2. Rédigez des consignes claires et ajoutez les actions. Précisez les fichiers, réponses ou approbations nécessaires.
3. Révisez les rappels et le message client. Enregistrez le modèle.
4. Utilisez Créer à partir d’un modèle dans Tâches client, sélectionnez le vrai client et le contact, puis révisez avant l’envoi.

Modifier un modèle sans confondre le travail en cours

Une modification prépare les utilisations futures; elle ne prouve pas que toutes les tâches existantes ou tous les formulaires envoyés ont changé. Révisez le travail actif séparément. Utilisez des noms de version clairs et retirez les modèles périmés lorsque possible. Désignez un responsable de la bibliothèque pour éviter des versions contradictoires entretenues par plusieurs membres.

Les chapitres suivants détaillent les modèles de dossiers et de signature dans leurs parcours complets. Les modèles de listes sont expliqués avec chaque type de liste; les modèles de courriel avec la rédaction et les rappels.

Exemple : réutiliser un processus sans copier les données d’un autre client

Le cabinet veut uniformiser l’intégration, mais les modèles de tâches, listes, dossiers et signatures sont différents. La tâche organise le travail interne; la liste pose les questions; le modèle documentaire construit des dossiers pour de nouveaux enregistrements compatibles; Sign prépare documents et rôles. Choisissez la bibliothèque qui produit le résultat voulu.

Avant de réutiliser la tâche de Sarah, retirez liens privés, noms de fichiers, identités et anciennes périodes. Gardez les consignes réutilisables comme « Vérifier les relevés de la période convenue ». À la création d’une tâche réelle, renseignez client, dates, responsable et éléments manquants. Un rôle générique Sign doit aussi recevoir son destinataire réel dans la demande.

Après modification d’un modèle partagé, indiquez la version à utiliser et examinez un exemple créé avec elle. Ne supposez pas une réécriture rétroactive du travail existant. Si octobre nécessite une correction, examinez cette tâche directement. Un modèle prépare la réutilisation; ce n’est pas une copie maîtresse synchronisée de tous les mandats passés.

Choisir la famille de modèles avant d’ajouter un champ ou une pièce demandée

Un champ de profil client/entreprise, une question de liste de vérification et un modèle de dossiers documentaires sont trois définitions différentes. Commencez dans l’éditeur de l’information à recueillir. Une préférence client durable appartient au profil; une question annuelle, à la liste personnelle; une arborescence réutilisable, aux modèles de documents.

Dans les modèles personnels, examinez la section Documents en plus des questions. Les demandes par dossiers regroupent des pièces sources. Lorsqu’une question de pièce jointe est proposée, elle recueille la preuve liée à cette question; elle ne remplace pas un dossier général. Rédigez un libellé précis et examinez l’aperçu destinataire avant l’envoi.

Exemple : « Relevés bancaires » convient à un dossier contenant plusieurs relevés. « Joindre l’autorisation signée mentionnée dans cette question » décrit une pièce précise. Les réglages obligatoires et conditionnels déterminent quand la réponse ou pièce est nécessaire; examinez la bonne branche dans l’aperçu au lieu de créer deux champs presque identiques aux règles cachées différentes.

Modifier le modèle réutilisable et consulter une demande déjà envoyée sont deux opérations distinctes. Ne supposez pas qu’une modification de bibliothèque réécrit rétroactivement la demande du destinataire. Vérifiez l’exemplaire envoyé et produisez la nouvelle demande ou correction appropriée si le mandat exige un questionnaire différent.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le module Modèles entier n’est pas réservé à propriétaire/administrateur. Le personnel ayant le module activé utilise ses parcours de contenu réutilisable. La gestion des définitions d’étiquettes de modèles de tâches est réservée à propriétaire/administrateur. Une question de modèle de liste n’est pas une définition personnalisée de profil client/entreprise; ces définitions ont leurs propres droits. Appliquer un modèle exige toujours une cible appropriée accessible et n’élargit pas les accès.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Notes dans le menu. Le panneau de gauche propose les notes générales, épinglées ou privées, les dossiers, les étiquettes et un filtre client. Le panneau suivant présente la recherche, Nouveau et la liste. Sélectionnez une note pour l’ouvrir dans l’éditeur; le panneau de détails contient son dossier, son étiquette, l’épinglage et la confidentialité.

Les commandes de panneaux permettent de réafficher la liste ou les détails masqués. Le plein écran agrandit l’éditeur sans créer une deuxième note. La gestion des dossiers et étiquettes est distincte du texte de la note.

Pour une information propre à une entité, ouvrez profil client → entreprise ou année fiscale → Notes ou Directives. Conservez les consignes réutilisables dans les directives plutôt que dans une conversation datée difficile à retrouver.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Ou trouver Notes

Ce qu'une note contient

Démarrage rapide (10 premières minutes)

Utiliser le module au quotidien

Dépannage (problèmes débutants frequents)

Glossaire

Choisir le bon emplacement

Utilisez une note pour du contexte réutilisable, une décision ou une transmission. Utilisez une tâche pour un travail avec responsable et échéance, un commentaire pour la discussion d’une tâche et un document pour une pièce source. Les directives des espaces d’entreprise ou d’année rapprochent les consignes du dossier; vérifiez le lien sélectionné avant de saisir du contenu.

Enregistrer et confirmer avant de quitter

1. Choisissez Notes dans le menu de gauche, puis le bouton vert Ajouter à côté de la recherche. Si vous êtes passé par un client, une entreprise ou une année, vérifiez ce contexte avant de rédiger.
2. Saisissez un titre explicite, par exemple « Maple Grove — questions de révision mensuelle ». Placez les consignes ou constatations dans le contenu, pas seulement dans le titre.
3. Révisez le dossier lié, le dossier de classement, la catégorie et la confidentialité dans les détails. Une note privée n’est pas simplement une note rangée dans un dossier : le classement ne règle pas la confidentialité.
4. Après la rédaction, cliquez hors de l’éditeur pour déclencher son enregistrement et vérifiez l’indication de modification. Rouvrez la note pour contrôler un changement important. En cas d’erreur, conservez votre texte avant de partir.

Privé signifie réservé au créateur

Une note Privée est visible uniquement par son créateur. Ce n’est pas une note confidentielle partagée avec l’équipe. Si un collègue doit la lire, ne supposez pas qu’il y aura accès malgré ce réglage, même s’il est administrateur. Une note non privée reste soumise aux accès client et équipe; retirer Privé ne la publie pas sur Internet.

Distinguer dossier, catégorie et épingle

Le dossier structure le classement, la catégorie décrit le contenu et l’épingle fait ressortir une note importante. Aucun ne remplace le rattachement au bon client. Combinez recherche et filtres Toutes/Épinglées/Privées, dossier et catégorie; effacez-les si une note semble manquer. Masquer un panneau ou passer en plein écran modifie l’éditeur, pas les permissions.

Entretenir le classement partagé

Les propriétaires et administrateurs gèrent les dossiers et catégories. Renommer, recolorer et réordonner sont des changements d’organisation; supprimer une note est distinct. Déplacez les notes d’une catégorie lorsque nécessaire avant de la supprimer. Vérifiez les pièces jointes en les ouvrant; insérer une image ne revient pas à partager volontairement un fichier par Documents.

Exemple : transmettre une consigne sans la cacher à la révision

Jordan découvre que le relevé bancaire de Sarah utilise une date de coupure différente. Une note d’entreprise réutilisable peut expliquer la règle et l’emplacement du relevé. Reliez la bonne entreprise, choisissez « Coupure du relevé — compte d’exploitation » et distinguez faits vérifiés et questions ouvertes.

Si Morgan doit lire cette transmission, ne cochez pas Privé. Ce réglage réserve la note à son créateur, même si la collègue est administratrice. Retirer Privé ne publie cependant pas la note sur Internet : les accès ordinaires restent applicables. Choisissez la visibilité avant de demander à quelqu’un de s’y fier.

Après saisie, quittez le champ et vérifiez l’enregistrement. Rouvrez la même note pour confirmer une consigne importante. Le dossier organise et la catégorie classe; aucun ne remplace le lien d’entreprise. Si la note semble absente, effacez recherche et filtres avant un doublon. Une directive conserve le contexte récurrent; une action avec responsable et échéance relève d’une tâche.

Notes privées, directives et liens de dossiers ont des effets différents

Une note privée correspond à une visibilité personnelle, pas simplement à un classement dans un dossier nommé « Privé ». Utilisez la commande réelle de note privée et lisez son explication. L’épinglage règle la mise en avant; dossiers et étiquettes règlent l’organisation. Aucun de ces noms ne remplace le réglage de visibilité.

Exemple : gardez privée une ébauche de question de révision, puis inscrivez la procédure convenue dans les directives de l’entreprise. Ne supposez pas que l’équipe voit l’ébauche ou que changer de dossier change ses accès.

Lorsque l’éditeur propose un lien vers un dossier, recherchez l’élément existant dans son sélecteur et vérifiez son type ainsi que son contexte avant insertion. Le lien ramène au dossier; il n’en fait pas une copie et n’accorde pas d’accès. La personne qui le suit doit posséder les droits nécessaires. Les liens Web ordinaires et substitutions de champs intelligents répondent à d’autres besoins.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Un membre voit les notes des clients/entreprises/années partagés accessibles et les notes générales non privées. Propriétaire/administrateur ont une portée élargie, mais une note privée reste réservée à son auteur pour tous les rôles. Le membre utilise dossiers/catégories existants; propriétaire/administrateur gèrent définitions, noms, ordre et suppression. Les menus modifier/supprimer et roues de catégories des directives client varient aussi selon le rôle. Voir une catégorie ne signifie pas voir toutes ses notes.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Documents dans le menu, puis l’onglet des entreprises, impôts personnels ou documents internes. La barre propose la création de dossiers, le téléversement de fichiers/dossiers, la gestion des accès, les demandes de fichiers, le renommage, le téléchargement, la suppression et les filtres. Une commande désactivée peut exiger une sélection appropriée.

Ouvrez la bonne arborescence client/entreprise/année avant de téléverser. Le fil d’Ariane au-dessus de la liste permet de remonter. L’onglet Documents d’une entreprise ou d’une année ouvre directement cet espace restreint.

La gestion des accès règle le partage. Une demande de fichiers invite à déposer des pièces; elle ne donne pas automatiquement accès à tous les documents existants. Les structures de dossiers réutilisables se trouvent dans Modèles → Documents.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

A quoi sert « Documents »

Création de dossiers dans Bookwits (automatique + manuelle)

Dossiers automatiques

Les dossiers sont créés automatiquement quand vous :

• Ajoutez une Entreprise
• Ouvrez une nouvelle Année d'impôt personnel

---

Dossiers manuels

Vous pouvez aussi créer des dossiers manuellement a tout moment selon le processus de votre cabinet.

Exemples courants de dossiers manuels

Depots client Mission / Administration Papiers de travail Depose / Finalisé CRA / NOA Payroll / T4s

Utilisez la même structure de dossiers pour tous les clients afin que l'équipe (et les clients) sache toujours ou deposer les fichiers.

Téléversement de documents (flux de travail de base)

1. Choisissez Documents dans le menu de gauche, ou ouvrez le client, l’entreprise ou l’année voulue et sa section Documents. Vérifiez ce contexte avant de choisir des fichiers.
2. Ouvrez le dossier de destination dans l’arborescence ou la liste. Utilisez la commande de téléversement et choisissez les fichiers. Les relevés bancaires de septembre doivent aller dans les pièces de la bonne entreprise, pas dans les impôts personnels d’une autre année.
3. Attendez le résultat de chaque téléversement et corrigez les erreurs. Utilisez des noms indiquant le document et la période. Renommer un fichier ne change pas la période ou la personne indiquée dans son contenu.
4. Ouvrez le fichier dans sa destination et vérifiez ses pages ainsi que sa lisibilité. Le téléversement conserve le fichier; son partage ou l’envoi d’une réponse peut nécessiter une autre action.

Partager un dossier avec votre client (accès Portail client)

Le partage donne a votre client un accès portail aux dossiers que vous choisissez.

Étapes

1. Ouvrez Documents, sélectionnez le bon client, la bonne entreprise ou année et le dossier exact à partager. Examinez d’abord son contenu et ses sous-dossiers.
2. Utilisez la commande de gestion des accès du dossier lorsqu’elle est disponible. Révisez les accès existants avant d’ajouter une personne qui dispose peut-être déjà des droits voulus.
3. Choisissez la personne et vérifiez son courriel. Utilisez l’accès de consultation lorsqu’il suffit. Accordez un rôle plus large seulement si ses actions supplémentaires sont nécessaires.
4. Enregistrez ou envoyez l’invitation avec la commande du formulaire. Ouvrir la fenêtre et saisir un courriel ne confirme pas un partage réussi. Vérifiez la liste ou le statut des accès obtenus.
5. Demandez au destinataire d’utiliser son propre compte invité et de vérifier le dossier prévu. Ce partage n’en fait pas un membre du personnel et ne doit pas lui donner automatiquement accès aux autres dossiers clients.

Ce qui se passe ensuite (important pour débutants)

• Le client reçoit une invitation par courriel.
• Il doit s'inscrire (créer son compte portail) avant d'accéder aux dossiers partages.
• Il verra une vue type dossier limitée a ce que vous avez partage.

Partager seulement certains fichiers ou sous-dossiers Vous n'avez pas a tout partager. Vous pouvez partager seulement un sous-dossier précis (ex. « Depots client ») ou des fichiers précis (ex. lettre de mission).

Commencez de façon restrictive (seulement ce dont le client a besoin), puis élargissez l'accès si nécessaire.

Copier et déplacer des dossiers/fichiers (organiser sans reteleverser)

Previsualiser un fichier sans téléchargement

Vous pouvez consulter le contenu sans télécharger :

1. Dans Documents, ouvrez la bonne destination et cliquez sur le nom du fichier. Examinez le document dans l’aperçu, pas seulement son nom ou son extension.
2. Vérifiez la personne ou l’entreprise, la période, les pages, l’orientation et la lisibilité. Si l’aperçu ne prend pas en charge ce format, téléchargez le fichier autorisé et utilisez un lecteur approprié. Fermez l’aperçu pour revenir au dossier.

Utile pour vérifier rapidement

• « Est-ce le bon feuillet ? »
• « Est-ce la version signée ? »
• « La date correspond-elle à l'année fiscale ? »

Documents depuis un profil client

Vous pouvez accéder aux documents directement depuis le profil client, filtres selon ce sur quoi vous travaillez.

Vue documents entreprise Affiche seulement les dossiers/fichiers de l'entreprise sélectionnée.

---

Vue documents année d'impôt personnel Affiche seulement les dossiers/fichiers de l'année fiscale sélectionnée.

La liste de contrôle d'impôt personnel crée des dossiers supplémentaires automatiquement

Quand vous utilisez la liste de contrôle Fichiers client - Impôt personnel, Bookwits crée des dossiers comme :

Autre documentation Reçus Feuillets T

Vous n'avez pas besoin de chercher dans tout le module Documents : Bookwits limite automatiquement à l'entreprise ou à l'année fiscale en cours.

Sécurité et stockage (Azure + chiffrement)

Configuration recommandee (simple et efficace)

Choisir la bonne zone avant de téléverser

La bibliothèque principale distingue Entreprises, Impôts personnels et Interne. Dans le travail client, confirmez l’entreprise ou l’année, puis le dossier de destination. Un dossier au même nom sous une autre année est un autre emplacement. Ouvrez Documents depuis le profil client pour rester dans son contexte plutôt que dans toute la bibliothèque.

Opérations sur les fichiers : ce qui change

• Téléverser : ajoute le fichier à la destination choisie. Attendez la confirmation et ouvrez-le.
• Aperçu : permet de lire un format pris en charge. Sinon, utilisez le téléchargement autorisé.
• Télécharger : enregistre une copie sur votre appareil sans déplacer l’original infonuagique.
• Déplacer : change l’emplacement. Revérifiez la destination et le partage voulu.
• Copier : crée une autre copie. Les modifications et le classement ultérieurs doivent être gérés séparément.
• Supprimer : retire l’élément selon la confirmation. Vérifiez la sélection, surtout pour les dossiers et les opérations en lot.

Accès au portail ou demande de téléversement

Gérer l’accès partage un fichier ou dossier à des personnes nommées selon un rôle. Le destinataire suit le parcours d’invitation et de compte et dispose des actions autorisées. Une demande de fichiers fournit un lien de collecte; elle n’autorise pas à parcourir tous les documents du cabinet. Choisissez la bonne destination et révisez la demande avant de diffuser le lien.

En choisissant Voir ou Admin, examinez les permissions. Admin est un accès plus large, pas un libellé plus agréable pour un client en lecture seule. Partagez uniquement le dossier ou fichier nécessaire, sans exposer les feuilles de travail internes pour faciliter les téléversements. Révisez l’accès à la fin de la relation.

Vérifier le résultat et corriger une erreur

1. Rouvrez la destination après téléversement et prévisualisez ou téléchargez un fichier représentatif.
2. Confirmez le nom, le contenu, les pages et la période. Un transfert réussi ne prouve pas que la pièce est complète ou pertinente.
3. Si le fichier est mal classé, utilisez Déplacer plutôt que d’ajouter des doublons ambigus.
4. Si le client ne le voit pas, vérifiez le partage précis, le compte et le rôle. Une pièce de tâche ou un lien de liste ne donne pas automatiquement accès à tout le dossier.
5. En cas d’échec, conservez l’original et lisez l’erreur avant de réessayer. Vérifiez d’abord la liste pour éviter les copies inutiles.

Exemple : recueillir les relevés sans partager les dossiers internes

Ouvrez Documents de Thompson Consulting et repérez la destination d’octobre. Une demande de fichiers recueille les relevés sans donner à Sarah un accès général aux fichiers du cabinet. Un dossier partagé nommé est différent : il expose le contenu sélectionné et les actions permises au compte invité. Examinez ce que le destinataire peut réellement voir.

Si Jordan dépose par erreur un dossier de travail dans le dossier client partagé, examinez contenu et partage avant de le déplacer vers l’emplacement interne. Ne créez pas seulement une copie en laissant la version involontaire accessible. Déplacer un relevé de septembre dans un dossier nommé octobre ne change pas sa période imprimée.

Utilisez des noms précisant entité, période et fonction. Prévisualisez ou téléchargez pour vérifier toutes les pages. Si le téléversement échoue, gardez l’original et examinez la destination avant de recommencer. Le transfert réussi ne prouve pas que le compte, l’entreprise ou la période est correct.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Demander des fichiers sans partager le contenu existant du dossier

Dans l’espace professionnel, ouvrez Documents. Les onglets de portée sont Entreprises, Impôts personnels et Interne. Choisissez la bonne entreprise ou année, ouvrez le dossier de destination et choisissez Demander des fichiers dans sa barre. L’action existe aussi dans le menu de ligne du dossier lorsqu’elle est disponible. Le bouton anglais porte le nom Request files. Cette action n’est pas proposée pour les documents internes.

1. Vérifiez le fil d’Ariane et le client ou l’entité avant la demande. Deux dossiers « Relevés bancaires » appartenant à des entreprises différentes ne sont pas interchangeables.
2. Choisissez Obtenir un lien pour distribuer vous-même un lien de dépôt. Quiconque le possède peut téléverser : traitez-le comme un accès privé, pas une adresse publique.
3. Choisissez Envoyer par courriel pour solliciter des destinataires précis. Vérifiez chaque adresse, l’objet et les consignes. Chaque destinataire reçoit son propre lien et vérifie l’adresse choisie avec un code unique; aucun compte Bookwits n’est requis pour ce dépôt.
4. Limitez l’objet à 200 caractères et le message à 3 000 caractères, mise en forme comprise. Respectez le nombre de destinataires indiqué par le formulaire au lieu de supposer une liste illimitée.
5. Révisez avant Créer un lien de téléversement ou Envoyer la demande. Ces actions créent un accès ou envoient réellement des demandes. Copiez et conservez le lien créé dans un emplacement sûr; ne supposez pas que son URL complète restera récupérable sur une fiche ultérieure.
6. Après le dépôt, ouvrez la destination et vérifiez les fichiers. Un envoi réussi ou un compteur de dépôts ne prouve pas que les relevés requis sont complets et lisibles.

L’accès sert uniquement au dépôt : le destinataire ne parcourt pas les fichiers déjà présents. Le nom ou l’entreprise saisis par la personne sont déclaratifs; la vérification du courriel ne remplace pas l’examen des documents. Les demandes récentes montrent état actif/expiré/révoqué, expiration et compteurs. Révoquer empêche les nouveaux dépôts par cette demande, sans supprimer les fichiers déjà reçus ni annuler un courriel envoyé.

Exemple : ouvrez le dossier des relevés de septembre de Maple Grove Design Ltd. et demandez le relevé manquant avec la période et le compte précis. Ne publiez pas le lien dans une page de ressources et ne réutilisez pas une demande d’une autre entreprise parce que son dossier porte le même nom.

Les brouillons illustrés utilisent Blue Horizon Partners comme destination et demandent toutes les pages du relevé de septembre. Ouvrez d’abord un sous-dossier si les fichiers doivent y arriver. Choisir un mode ou rédiger les consignes n’envoie pas la demande; révisez séparément l’action finale de création ou d’envoi.

Téléverser un dossier en conservant ses sous-dossiers

1. Ouvrez la bonne destination et vérifiez le fil d’Ariane.
2. Choisissez Téléverser un dossier, plutôt que des fichiers séparés, pour conserver l’arborescence locale.
3. Choisissez le dossier dans le sélecteur du navigateur et révisez la confirmation des fichiers. Ce choix ou sa confirmation peut démarrer un vrai téléversement : contrôlez la destination auparavant.
4. Attendez le résultat et examinez les échecs individuels. Les fichiers acceptés conservent leurs chemins relatifs; des dossiers correspondants peuvent être réutilisés. Ce n’est ni un remplacement complet garanti ni une synchronisation sans doublons.
5. Ouvrez les dossiers créés et inspectez les documents. En cas de réussite partielle, vérifiez les éléments déjà reçus avant de recommencer : dossiers et fichiers réussis peuvent rester du premier essai.

Exemple : un dossier « Clôture de septembre » contenant « Banque » et « Reçus » doit conserver cette organisation sous la destination choisie. Une sélection de fichiers ne décrit pas les dossiers vides, et les possibilités du navigateur varient. Pour les transferts importants, vérifiez types et tailles permis, gardez la connexion disponible et fractionnez le transfert au besoin plutôt que de tout relancer sans vérification.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Pour les documents client/entreprise/année, un membre a besoin du dossier/partage accessible; propriétaire/administrateur couvrent davantage de dossiers de l’équipe. Interne est différent : propriétaire/administrateur voient/créent les racines et gèrent l’accès des membres à la racine; le membre voit seulement les dossiers explicitement partagés et peut y travailler. Partager un client n’est pas partager une racine Interne.

Demander des fichiers n’est pas réservé à la gestion : un membre peut l’utiliser dans un dossier client admissible accessible. L’action n’est pas proposée dans Interne. Clients/destinataires externes ont des droits distincts Lecture/Modification ou de téléversement; ce ne sont pas les rôles employés. Téléverser un dossier conserve la structure sans ouvrir les autres documents de l’espace au destinataire.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Ouvrez Modèles → Documents, plutôt que le répertoire documentaire réel. Sélectionnez ou créez la structure réutilisable dans la liste des modèles, puis nommez et organisez ses dossiers dans cet éditeur.

Pour l’utiliser, revenez à l’espace documentaire de l’entreprise ou de l’année visée et choisissez l’action de modèle appropriée. Vérifiez la destination avant l’application. Un modèle ne téléverse pas de fichiers clients et une structure de dossiers ne constitue pas une invitation de partage.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Ou trouver les modèles de documents

A quoi servent les modèles de documents (simplement)

Les 2 types de modèles de documents

Comment l'automatisation fonctionne

1. Créez ou modifiez le modèle Construisez l'arborescence de dossiers que vous voulez que Bookwits utilise par défaut.
2. Gardez le modèle actif Seuls les modèles actifs sont utilisés lors de la création d'une entreprise ou d'une année d'impôt personnel.
3. Créez une nouvelle Entreprise ou Année d'impôt personnel Bookwits crée le dossier principal de ce nouvel enregistrement puis applique la structure du modèle correspondant à l'intérieur.
4. Les dossiers sont prêts immediatement Votre équipe peut commencer a téléverser des documents dans une structure propre et coherente sans attendre.

Construire la structure de dossiers

Étape 1 : Créer un nouveau modèle

Étapes

1. Choisissez Modèles dans le menu de gauche, puis Documents parmi les types. Cette bibliothèque définit des structures de dossiers réutilisables; ce n’est pas la zone de téléversement des documents.
2. Créez un modèle et choisissez sa portée : Entreprise ou Impôts personnels. Choisissez l’espace auquel la structure doit s’appliquer plutôt que d’utiliser indifféremment le même modèle partout.
3. Donnez-lui un nom clair et une description interne utile. Ajoutez d’abord les dossiers principaux, puis les sous-dossiers, avec des noms compréhensibles comme « Relevés bancaires » et « Notes de révision ».
4. Révisez la hiérarchie et les options d’activation, puis enregistrez. Vérifiez les dossiers créés sur un dossier correspondant autorisé avant une utilisation générale. Enregistrer la structure ne téléverse aucun document.

Ce que cela fait

Cela crée l'enregistrement de modèle réutilisable qui contiendra votre structure de dossiers.

Étape 2 : Ajouter des dossiers et sous-dossiers

Construisez votre structure en ajoutant d'abord des dossiers racine puis des sous-dossiers en dessous.

Ce que vous pouvez faire

• Ajouter des dossiers racine
• Ajouter des sous-dossiers dans chaque dossier
• Réordonner les éléments selon votre organisation preferee
• Supprimer les dossiers dont vous n'avez plus besoin

Approche recommandee

• Commencez par des catégories larges
• Puis créez des sous-dossiers plus précis à l'intérieur
• Évitez de rendre la structure plus profonde que nécessaire

Modèles actifs vs inactifs

Comment désactiver un modèle

Pour arrêter d'utiliser un modèle sans le supprimer, ouvrez le modèle et cliquez sur les 3 points en haut à droite .

Pourquoi désactiver plutôt que supprimer

• Conserver la structure pour référence future
• Mettre en pause d'anciens processus sans perdre le travail de configuration
• Passer a un modèle plus récent lorsque votre processus change

Ou gérer les modèles de documents

Bonnes pratiques (par quoi commencer)

Comprendre ce que ce modèle ne fait pas

Un modèle de documents définit une arborescence, pas le texte d’une lettre de mission ou un formulaire de signature. Choisissez Entreprise ou Impôts personnels selon les dossiers visés. Ajouter un fichier dans un dossier existant relève de Documents, pas de la modification du modèle.

Préparer une structure utilisable

1. Choisissez Modèles dans le menu de gauche, puis Documents parmi les types. Cette bibliothèque définit des structures de dossiers réutilisables; ce n’est pas la zone de téléversement des documents.
2. Créez un modèle et choisissez sa portée : Entreprise ou Impôts personnels. Choisissez l’espace auquel la structure doit s’appliquer plutôt que d’utiliser indifféremment le même modèle partout.
3. Donnez-lui un nom clair et une description interne utile. Ajoutez d’abord les dossiers principaux, puis les sous-dossiers, avec des noms compréhensibles comme « Relevés bancaires » et « Notes de révision ».
4. Révisez la hiérarchie et les options d’activation, puis enregistrez. Vérifiez les dossiers créés sur un dossier correspondant autorisé avant une utilisation générale. Enregistrer la structure ne téléverse aucun document.

Changer les valeurs par défaut sans réécrire l’historique

Les modèles actifs servent aux futurs dossiers correspondants. Modifier ou désactiver le modèle ne réorganise pas en lot toutes les entreprises ou années existantes. Entretenez leurs dossiers par Documents au besoin. Ne supprimez pas un client ou une année pour déclencher à nouveau le modèle.

Choisissez volontairement les modèles actifs et évitez des structures superposées aux noms ambigus. Avant de retirer un modèle par défaut, pensez au prochain dossier créé par vos collègues et expliquez la structure attendue.

Exemple : adopter un classement sans reconstruire les clients existants

Le cabinet choisit Téléversements clients, Dossiers de travail et Documents finaux. Construisez cette hiérarchie dans le type Entreprise, examinez l’imbrication et activez le modèle prévu. La structure fiscale personnelle appartient au type Impôts personnels, pas au modèle d’entreprise.

À la création d’une entreprise compatible, examinez les dossiers générés avant de généraliser le standard. Le modèle ne prouve pas automatiquement les partages : un dossier nommé « Téléversements clients » n’indique pas à lui seul que le client y accède.

Le cabinet ajoute ensuite « Preuves de révision ». Ce changement prépare les futures créations; il ne démontre pas une réorganisation de toutes les entreprises historiques. Entretenez les dossiers existants dans Documents selon le besoin. Ne supprimez et recréez jamais entreprise ou année uniquement pour relancer la génération : cela complique l’historique et le travail lié au lieu de résoudre un problème de classement.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

L’accès employé aux modèles dépend du module activé, pas d’une exclusion générale des membres. Utiliser un modèle ne donne pas accès à un client non partagé ni à la signature d’autrui. Identité visuelle personnelle et partage documentaire externe restent distincts de la définition du modèle.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Sign dans le menu ou dans le profil d’un client. La recherche et les filtres se trouvent près de l’en-tête. Les vues distinguent l’ensemble, les brouillons, l’attente, les documents terminés et les archives. Les actions de demande de signatures et d’utilisation d’un modèle se trouvent à droite.

Une demande passe par la préparation, les documents/destinataires et le placement des champs avant l’envoi. Ouvrez une transaction existante pour ses détails et la progression des destinataires; consulter un document terminé n’équivaut pas à modifier un brouillon.

Le signataire utilise son lien reçu par courriel, examine le document et remplit les champs requis. La fiche de suivi du cabinet, le concepteur et la page du signataire ont des fonctions et autorisations différentes.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Le modèle de données Bookwits Sign

Démarrage rapide (quoi faire en premier)

Utiliser le module au quotidien

1) Créer une nouvelle demande de signature

Quand le faire

Commencez une demande de signature lorsqu’un document nécessite une signature, des initiales, une case de confirmation ou un autre champ à remplir par le client.

1. Choisissez Sign dans le menu de gauche, puis la nouvelle demande de signature au-dessus des demandes. Créez un dossier pour les documents concernés plutôt que de réutiliser une demande terminée sans rapport.
2. Nommez la demande en précisant son objet et sa période, par exemple « Maple Grove — lettre de mission 2026 ». Vérifiez le client et le mode : signatures simultanées ou successives selon l’ordre nécessaire.
3. Gardez la demande en brouillon pendant sa préparation. Ajoutez les documents, les vrais destinataires et les champs de chaque signataire dans leurs sections. Donner un nom ne suffit pas à envoyer un dossier prêt à signer.
4. Révisez chaque page et destinataire avant l’envoi final. Retrouvez le brouillon dans les demandes pour continuer sa préparation plutôt que d’en créer un autre après avoir fermé l’éditeur.

La demande de signature apparaît dans votre liste comme brouillon. Les brouillons peuvent encore être modifiés. Après l’envoi de la demande, les modifications aux documents et aux champs sont restreintes afin que le dossier de signature demeure cohérent.

Utilisez des noms qui seront clairs plusieurs mois plus tard, comme « Lettre de mission 2026 – Nom du client » plutôt que « Document à signer ».

2) Téléverser des documents

Quand le faire

Téléversez le ou les fichiers que le destinataire doit signer ou examiner. Vous pouvez inclure un seul document ou plusieurs documents dans la même demande de signature.

Flux de documents pris en charge

Bookwits Sign est conçu autour des PDF pour la signature. Les flux de téléversement pris en charge peuvent convertir des types de documents courants comme TXT et DOCX en PDF pendant le téléversement, puis conserver la copie de signature en PDF pour le placement des champs et la complétion.

1. Dans Sign, ouvrez le brouillon voulu et la zone des documents téléversés. Vérifiez le nom et le client avant de choisir les fichiers.
2. Utilisez le téléversement pour choisir la version finale. Attendez la fin du transfert ou de la conversion avant de placer des champs. Un nom dans la fenêtre de sélection ne prouve pas que le fichier a été téléversé.
3. Ouvrez l’aperçu et vérifiez toutes les pages, leur orientation, leur ordre et la lisibilité. Retirez un mauvais fichier du brouillon et ajoutez la bonne version avant de poursuivre.
4. Après un remplacement ou un réordonnancement, vérifiez à nouveau les champs. Une position correcte sur l’ancienne page peut devenir incorrecte sur la nouvelle.

Pour obtenir le résultat le plus propre, téléversez seulement les documents finaux. Évitez d’envoyer un brouillon qui contient encore des commentaires, des modifications suivies ou du texte incomplet.

3) Ajouter des destinataires

Quand le faire

Ajoutez chaque personne qui doit signer ou recevoir une copie complétée. Les destinataires peuvent être liés à des clients, contacts ou entreprises existants dans Bookwits, lorsque cela s’applique.

Types de destinataires

• Doit signer : reçoit un lien de signature et doit remplir les champs attribués.
• Reçoit une copie : reçoit le document complété après la fin de la demande de signature, mais ne signe pas.

1. Ouvrez le brouillon et repérez les Destinataires. Ajoutez le nom complet et le courriel de la personne; comparez l’adresse aux renseignements du mandat.
2. Choisissez si la personne doit signer ou reçoit seulement une copie. Un destinataire en copie n’est pas un signataire; un signataire doit disposer des champs qui lui sont affectés.
3. Pour les signatures successives, définissez l’ordre voulu. Un premier administrateur peut devoir signer avant le deuxième. Revérifiez cet ordre après chaque ajout ou retrait.
4. Enregistrez les destinataires et sélectionnez chaque signataire au moment de placer ses champs. Si la personne change, vérifiez ensemble le courriel et l’affectation des champs, pas seulement le nom affiché.

Vérifiez les adresses courriel avant l’envoi. Le lien de signature est envoyé par courriel; une faute de frappe peut envoyer la demande à la mauvaise boîte de réception ou retarder la complétion.

4) Choisir la signature simultanée ou ordonnée

Quand utiliser la signature simultanée

Utilisez la signature simultanée lorsque tous les signataires peuvent recevoir le document en même temps. C’est habituellement plus rapide pour les formulaires simples, les documents de consentement et les cas où l’ordre n’a pas d’importance.

Quand utiliser la signature ordonnée

Utilisez la signature ordonnée lorsqu’une personne doit signer avant que la personne suivante reçoive son lien de signature. C’est utile pour les approbations, les flux de révision interne, les séquences conjoint/administrateur ou les documents où les signatures précédentes devraient être visibles par les signataires suivants.

Comportement important

• En signature simultanée, tous les signataires actuels peuvent recevoir la demande en même temps.
• En signature ordonnée, seul le groupe d’ordre actuel reçoit le lien de signature actif.
• Après la complétion par le signataire actuel, le destinataire suivant dans l’ordre peut être avisé.
• Les destinataires qui reçoivent seulement une copie ne sont pas invités à remplir des champs.

5) Placer les champs de signature et de complétion

Quand le faire

Placez les champs après avoir ajouté les documents et les destinataires. Les champs indiquent à Bookwits exactement ce que chaque destinataire doit remplir et où cela doit apparaître sur le PDF final.

Types de champs disponibles

• Signature : capture la signature du signataire.
• Initiales : capture les initiales pour des pages ou des clauses.
• Date / Date de signature : ajoute la date pertinente.
• Nom complet / Courriel / Nom de l’entreprise / Titre : remplit les champs d’identité.
• Champ de texte : permet au signataire de saisir une courte réponse.
• Case à cocher : permet au signataire de confirmer une option ou une reconnaissance.
• Étiquette : ajoute du texte d’aide ou des instructions non modifiables.

1. Ouvrez l’aperçu du document dans le brouillon et choisissez le signataire concerné. Vérifiez cette sélection avant de placer le premier champ.
2. Choisissez le type nécessaire : signature, initiales, date, texte ou case à cocher selon les options. Utilisez un champ texte pour une réponse écrite plutôt qu’une signature ressemblant simplement à une ligne vide.
3. Placez le champ sur la bonne page, ajustez sa taille et vérifiez s’il est obligatoire. Gardez-le dans la page sans masquer le texte que le signataire doit lire.
4. Répétez pour les autres champs et signataires, puis examinez le dossier destinataire par destinataire. Un champ affecté à une personne ne remplace pas l’action requise d’une autre.
5. Enregistrez le brouillon et effectuez la révision finale avant l’envoi. Si un document est remplacé, contrôlez tous les emplacements concernés.

Avant l’envoi, vérifiez la couleur de chaque destinataire et confirmez qu’il a les bons champs. Une erreur courante consiste à placer tous les champs sous le premier signataire.

6) Réviser le message courriel et envoyer

Quand le faire

Envoyez seulement lorsque les documents, les destinataires et les champs obligatoires sont complets. Le message courriel est ce que les destinataires reçoivent avec leur lien de signature sécurisé.

1. Ouvrez la demande préparée dans Sign et lisez l’objet ainsi que le message destinés aux personnes. Expliquez le dossier et l’action attendue; retirez les passages du modèle qui ne conviennent pas.
2. Vérifiez le courriel, le rôle et l’ordre de chaque destinataire, puis les champs obligatoires de chaque signataire dans tous les documents. Contrôlez aussi les versions finales.
3. Utilisez Envoyer une seule fois lorsque le dossier est prêt, puis attendez le résultat et examinez son statut ou activité. Ne cliquez pas plusieurs fois pendant le traitement.
4. Suivez ensuite la demande. Envoyée ou en attente ne signifie pas signée, et signée ne signifie pas qu’une déclaration fiscale est transmise. En cas d’erreur, utilisez l’arrêt ou la correction autorisée plutôt que de faire signer un document incorrect.

Ce que les destinataires reçoivent

Chaque signataire reçoit un courriel avec un lien d’accès sécurisé. Il ouvre le document, examine le contenu, remplit les champs qui lui sont attribués et soumet sa signature. Les destinataires qui reçoivent seulement une copie ne signent pas; ils reçoivent les documents complétés après la fin de la demande.

Gardez le message court et précis : dites au destinataire de quel document il s’agit, pourquoi il le reçoit et ce qu’il doit faire.

7) Suivre le statut et l’activité

Quand le faire

Utilisez le statut de la demande de signature pour savoir si elle est encore en brouillon, en attente des destinataires, partiellement signée, complétée, refusée, expirée, annulée ou archivée.

Statuts courants

• Brouillon : pas encore envoyé et toujours modifiable.
• Envoyé / En attente : envoyé à au moins un destinataire.
• Consulté : un destinataire a ouvert le document.
• Partiellement signé : au moins un signataire a complété, mais tous les signataires requis n’ont pas terminé.
• Complété : tous les signataires requis ont complété la demande.
• Refusé : un destinataire a refusé de signer.
• Expiré : le lien de signature actif a expiré avant la complétion.
• Annulé : l’expéditeur a annulé ou invalidé la demande de signature.

L’historique d’activité est utile lorsqu’un client dit ne pas avoir reçu ou ouvert le document. Vérifiez si le courriel a été envoyé, consulté, signé, refusé ou expiré.

8) Renvoyer les liens de signature et envoyer des rappels

Quand renvoyer

Utilisez le renvoi lorsqu’un destinataire ne trouve pas le courriel original, lorsque son lien doit être actualisé ou lorsque vous voulez envoyer de nouveau la demande à un signataire en attente.

Quand envoyer un rappel

Utilisez les rappels lorsqu’un signataire en attente n’a pas complété la demande. Les rappels devraient seulement être envoyés aux destinataires qui doivent encore agir.

Comportement important

• Les destinataires qui ont signé sont ignorés.
• Les destinataires qui reçoivent seulement une copie sont ignorés.
• En signature ordonnée, seul l’ordre de signature actuel reçoit un rappel ou un renvoi.
• Les demandes annulées, refusées, complétées et expirées doivent être traitées avec prudence, car elles ne sont plus des flux de signature actifs normaux.

Un calendrier de rappel pratique est généralement tous les 3 à 5 jours pour les signataires en attente, pas tous les jours. Cela garde les suivis utiles sans surcharger les clients.

9) Comprendre les PDF complétés et les certificats de complétion

Ce qui se passe lorsque tous les signataires terminent

Lorsque tous les signataires requis complètent la demande, Bookwits Sign génère le PDF signé complété et un certificat de complétion. Le PDF complété montre le document final avec les champs de signature appliqués. Le certificat consigne les principaux détails de signature et la piste d’audit.

Le certificat de complétion comprend généralement

• ID de la demande de signature et ID du certificat
• Statut, sujet, nombre de documents, nombre de pages et type de signature
• Nom et courriel de l’expéditeur
• Noms des signataires, types de destinataires, ordre de signature et statut
• Horodatages d’envoi, de consultation, de signature, de refus et de complétion, lorsqu’ils sont disponibles
• Adresse IP et agent utilisateur, lorsqu’ils sont capturés
• Hachages SHA-256 du document original et du document signé pour le suivi de l’intégrité

1. Ouvrez Sign, trouvez la demande terminée et vérifiez le client, l’objet et son état. Le fichier original du brouillon ne prouve pas une signature terminée.
2. Ouvrez les documents terminés et examinez les signatures ainsi que les pages. Téléchargez le PDF signé pour le conserver selon le classement approuvé par votre cabinet.
3. Téléchargez le certificat de réalisation lorsqu’il est disponible et nécessaire. Conservez-le avec le dossier signé correspondant, pas avec une demande semblable d’une autre année.
4. Si la demande n’est pas terminée, vérifiez les destinataires ou actions manquants. Une copie non signée ou un courriel envoyé ne remplace pas le résultat final.

Conservez le PDF signé et le certificat ensemble. Le PDF signé montre le document final; le certificat explique l’historique de signature qui l’accompagne.

10) Invalider, refuser, expirer, archiver ou dupliquer

Refus

Un destinataire peut refuser lorsqu’il ne souhaite pas signer. La demande de signature est marquée comme refusée et l’expéditeur peut consulter la raison du refus.

Invalider ou annuler

Utilisez invalider/annuler lorsque l’expéditeur veut arrêter une demande qui ne devrait plus être signée, par exemple lorsqu’un mauvais document a été envoyé.

Expiration

Une demande peut expirer lorsque le lien de signature n’est plus valide. Si la demande doit encore être signée, créez une nouvelle version ou utilisez le flux de renvoi ou de réouverture approprié pris en charge par votre configuration.

Archivage

Archivez les anciennes demandes pour garder la liste principale propre sans supprimer l’historique de signature utile.

Duplication

Dupliquez une demande complétée, refusée, expirée ou annulée lorsque vous avez besoin d’une nouvelle version modifiable utilisant des documents, destinataires ou champs semblables.

Si un dossier signé pourrait être nécessaire plus tard, archivez-le plutôt que de le supprimer. Les documents signés et les dossiers d’audit devraient être traités comme des documents d’entreprise.

11) Utiliser les modèles de signature

Quand utiliser les modèles

Utilisez les modèles pour les documents que vous envoyez régulièrement, comme les lettres de mission, les formulaires d’autorisation, les ententes de tenue de livres, les formulaires d’accueil, les formulaires de consentement annuels et les documents d’approbation interne.

Fonctionnement des modèles

Un modèle est une configuration réutilisable. Il peut conserver la structure du document, le placement des champs, les rôles de signature, l’ordre de signature, la catégorie et le message courriel par défaut. Lorsque vous utilisez un modèle, vous créez une nouvelle demande de signature à partir de celui-ci, puis vous ajoutez les vrais noms et adresses courriel des destinataires.

Pourquoi les destinataires de modèle peuvent être génériques

Les modèles n’ont pas toujours besoin de vrais noms ou courriels. Utilisez plutôt des rôles comme Client, Conjoint, Administrateur, Dirigeant, Réviseur interne ou Destinataire en copie. Lorsque vous créez une demande de signature active à partir du modèle, remplacez ces rôles par les personnes réelles.

1. Choisissez Modèles → Sign dans la navigation et créez un modèle. Nommez le dossier réutilisable selon son objectif plutôt que selon le mandat actuel d’un seul client.
2. Ajoutez le document réutilisable et révisez ses pages. Lorsque le modèle le permet, utilisez des rôles comme Client ou Administrateur plutôt que le courriel d’une personne précise sans rapport avec les futurs mandats.
3. Placez les champs requis pour chaque rôle, puis enregistrez. Retirez les montants, dates et consignes propres à un client, sauf s’ils doivent être remplacés délibérément à chaque utilisation.
4. Créez ensuite une vraie demande à partir du modèle, indiquez les personnes réelles et révisez tout le dossier avant l’envoi. Modifier le modèle ne corrige pas automatiquement une demande déjà envoyée.

Bonne pratique : créez un modèle par document répétable. Évitez un modèle géant qui tente de couvrir tous les scénarios.

12) Utiliser les catégories et les filtres

Quand le faire

Utilisez les catégories et les filtres lorsque votre cabinet envoie de nombreuses demandes et doit trouver rapidement des lettres de mission, autorisations, formulaires de consentement, documents fiscaux, documents de paie, documents corporatifs ou documents internes.

Vues utiles

• Brouillons : demandes encore en préparation.
• En attente : demandes en attente des destinataires.
• Complété : demandes terminées avec documents signés.
• Archivés : anciennes demandes masquées de la liste active.
• Filtres de catégorie : regroupement par type de document, flux de travail ou département.

Sécurité et piste d’audit

Exemples pratiques de parcours

Dépannage (problèmes courants pour débutants)

Glossaire

Vérifier chaque destinataire avant l’envoi

1. Ouvrez chaque document et vérifiez la version, l’ordre des pages et la lisibilité après conversion. Un bon nom de fichier peut cacher une ancienne convention.
2. Révisez le nom, le courriel, le rôle et l’ordre de chaque personne. Les destinataires en copie ne sont pas des signataires.
3. Sélectionnez chaque signataire et inspectez ses champs sur toutes les pages : position, taille, type et caractère obligatoire.
4. Confirmez que l’objet et le message expliquent le contenu et l’échéance.
5. Envoyez après vérification. Si le document ou le destinataire est erroné après envoi, utilisez l’arrêt et la demande corrigée appropriés plutôt que de demander d’ignorer les mauvais champs.

Ce que doit faire le signataire

Ouvrez votre propre courriel, révisez tous les documents et remplissez les champs qui vous sont attribués. Signature, initiales, case à cocher et réponse texte constituent des exigences différentes; remplir l’une ne remplit pas les autres. Utilisez l’action finale et attendez son résultat. Ne transférez pas votre lien sécurisé et ne laissez pas une autre personne signer à votre place avec ce lien.

Comprendre à qui revient la prochaine étape

Dans une signature ordonnée, un destinataire ultérieur peut attendre la fin du groupe précédent. Envoyer des rappels à tous ne supprime pas l’ordre. Vérifiez le statut de chaque destinataire et celui du dossier. Consulté signifie ouvert, pas signé; partiellement signé signifie qu’il reste des signataires obligatoires.

Corriger un dossier terminé par une nouvelle version

Conservez ensemble le PDF signé et le certificat. Si la convention change, créez ou dupliquez une nouvelle demande et expliquez qu’il s’agit d’une version corrigée. Ne modifiez pas un PDF signé téléchargé en le présentant comme l’original achevé. Conservez l’ancienne version selon la politique du cabinet.

Les preuves de signature documentent le parcours et l’intégrité; elles ne garantissent pas que chaque document convient juridiquement à tous les usages. Le cabinet reste responsable du contenu, de l’autorité du destinataire et des exigences particulières.

Exemple détaillé : deux signataires et un destinataire de copie

Préparez l’accord final de Thompson Consulting et téléversez toutes les pages. Sarah et un deuxième administrateur autorisé signent; le contrôleur reçoit seulement la copie finale. Affectez ces rôles explicitement. Utilisez la signature simultanée s’ils peuvent agir indépendamment ou examinez l’ordre si le second doit suivre le premier.

Sélectionnez Sarah et placez signature, nom et date obligatoires. Sélectionnez ensuite l’autre administrateur pour ses champs distincts. Examinez tous les documents pour chaque personne. Une case visuellement correcte mais affectée à Sarah ne sert pas de signature au second administrateur. Le contrôleur n’a pas besoin de champs obligatoires pour recevoir une copie.

Relisez message et adresses avant l’envoi. Interprétez ensuite les états individuels : Consulté n’est pas un ensemble signé. Lorsque tous terminent, examinez PDF final et certificat ensemble. Si le fond doit changer, préparez une nouvelle version corrigée clairement identifiée et conservez l’original selon la politique. Ne modifiez pas un PDF signé téléchargé en le présentant comme la preuve originale inchangée.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

La liste Sign et les résultats de recherche d’un membre contiennent les transactions créées par ce membre; propriétaire/administrateur peuvent consulter les transactions de l’équipe. Voir toutes les tâches ou un client partagé n’ouvre pas la signature d’un collègue. Envoi/renvoi et autres actions dépendent de l’état et des fonctionnalités activées. Facturation, portail de paiement et achats de crédits appartiennent au propriétaire; administrateur ou expéditeur de signatures ne signifie pas responsable de facturation.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Courriels dans le menu. Les onglets donnent accès à la boîte de réception, aux modèles et aux rappels; le menu développé propose aussi des raccourcis. L’onglet de boîte de réception d’un profil client limite le contexte au client; il ne connecte pas un deuxième compte courriel.

La connexion de votre compte se gère dans nom/avatar → Paramètres → Courriel. Si l’accès a expiré, utilisez la commande de reconfiguration des paramètres courriel. Rétablir cette connexion n’équivaut pas à changer votre mot de passe Bookwits.

Ouvrez un message ou fil pour le lire ou y répondre. La rubrique Rappels gère les suivis planifiés; chaque rappel possède son calendrier et ses destinataires. Vérifiez-les avant l’envoi. Un modèle de courriel ne constitue pas à lui seul un rappel planifié.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Ce que fait la fonctionnalité Courriels

Connecter votre courriel a Bookwits

La connexion se fait via le flux sécurisé de connexion/autorisation de votre fournisseur.

Étapes

1. Ouvrez les paramètres de messagerie. Choisissez Courriels dans le menu de gauche. Si la connexion manque ou a expiré, utilisez la commande proposée dans l’avis. Vous pouvez aussi ouvrir votre nom en haut à droite, puis Paramètres → Courriel.
2. Choisissez le fournisseur de votre boîte. Sélectionnez Gmail ou Outlook selon les options proposées. Cette connexion permet de lire et d’envoyer des courriels. Elle n’invite pas un client au portail et ne modifie pas ses coordonnées.
3. Effectuez vous-même la connexion. Vérifiez le compte affiché par Google ou Microsoft et les accès demandés. Si plusieurs comptes sont ouverts, choisissez bien la boîte prévue. Ne transmettez jamais votre mot de passe à une autre personne pour terminer cette étape.
4. Revenez dans Bookwits et vérifiez le résultat. Attendez que les dossiers de la boîte soient accessibles. Si l’avis d’accès expiré demeure, la connexion n’est pas rétablie. Vérifiez le fournisseur et le compte, puis consultez l’administrateur de messagerie si nécessaire.
5. Vérifiez l’expéditeur avant le premier envoi. Ouvrez un nouveau courriel et examinez le compte expéditeur, la signature et les destinataires. Pour un essai autorisé, utilisez l’adresse de test prévue et vérifiez séparément la réception. Une connexion réussie ne prouve pas la livraison d’un message.

Gérer ou changer votre courriel connecte

Si vous devez changer de compte ou deconnecter :

• Allez dans Paramètres → Courriels
• Changez le courriel connecte ou desactivez la connexion

Actions de boîte de réception (comportement de synchro)

Quand vous effectuez des actions de boîte mail dans Bookwits (archiver, supprimer), ces actions mettent à jour le même courriel dans Gmail/Outlook, car Bookwits agit directement sur votre boîte.

Archiver Supprimer Autres actions de boîte mail

Si vous « nettoyez votre boîte » dans Bookwits, elle reste propre chez le fournisseur aussi.

Fonctions de rédaction (ce que vous pouvez faire)

Modèles de courriels (écrire plus vite, rester cohérent)

Les modèles permettent de réutiliser les messages courants : demandes de documents, courriels d'intégration, relances de rappel, campagnes de fin d'année, etc.

Appliquer un modèle

1. Ouvrez Courriels et commencez le nouveau message, la réponse ou le transfert voulu. Vérifiez les destinataires : Répondre à tous peut inclure d’autres personnes que le client.
2. Dans l’éditeur, utilisez Modèle et choisissez le courriel réutilisable voulu. La bibliothèque se trouve sous Modèles → Courriels; la sélection insère du contenu dans ce message.
3. Relisez l’objet, le texte et les champs intelligents insérés. Adaptez le nom, la période, l’entreprise et l’action demandée. N’envoyez pas de variables non remplacées ou de données d’un autre client.
4. Révisez une dernière fois les pièces, la signature et les destinataires, puis envoyez lorsque le message est prêt. Vérifiez le résultat et la réception au besoin; choisir un modèle n’envoie pas le courriel.

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Créer / gérer les modèles Construisez une bibliothèque pour que toute l'équipe envoie des messages cohérents.

Liste de modèles de départ (5-10)

• Documents manquants
• Depot sur le portail
• Lancement de fin d'année
• Checklist de saison d'impôt personnel
• Relance après 7 jours

Champs intelligents (espaces réservés dynamiques)

Signatures (application automatique)

Créez et gérez des signatures, puis appliquez-les automatiquement (ou sélectionnez-en une à la rédaction selon votre interface).

Ou le configurer

1. Ouvrez votre nom ou avatar en haut à droite, puis Paramètres → Courriel. Repérez la signature de votre boîte connectée. Elle diffère du pied de page général de l’identité visuelle du cabinet.
2. Créez ou modifiez la signature et enregistrez-la. Vérifiez le nom, le rôle, les coordonnées, images et liens. N’y ajoutez pas d’identifiants confidentiels ni de renseignements propres à un client.
3. Revenez à Courriels et ouvrez un nouveau message ou une réponse pour vérifier la signature insérée. Contrôlez l’absence de pieds de page en double avant l’envoi.

Rappels courriel (envois planifiés)

Planifiez des courriels pour plus tard (ponctuels ou récurrents) afin que les clients reçoivent des suivis cohérents sans envoi manuel.

Ce qu'un rappel inclut

• Nom du rappel
• Objet du courriel
• Message/corps du courriel (supporte modèles + champs intelligents)
• Date planifiée
• Type (Personnalisé / Fin d'année corporative / Année d'impôt personnel / etc.)
• Planification (ponctuel ou récurrent)
• Fréquence (si récurrent)
• Envoyer depuis (votre courriel connecte)

---

Comment fonctionne le créateur de rappels (3 étapes)

1

Détails du rappel Nom, objet, corps du message (modèles + champs intelligents)

2

Planification du rappel Ponctuel ou récurrent, choisir date et fréquence

3

Sélection des clients Sélection des destinataires (recherche, tout sélectionner, afficher seulement la sélection)

Commencez par un rappel qui fait gagner du temps immediatement : « rappel de début de saison d'impôt personnel » (ponctuel). Ensuite ajoutez des rappels récurrents comme « rappel trimestriel TPS/TVH ».

Courriels dans le Portail client (vue spécifique client)

Depuis le contexte Portail client, vous pouvez voir les courriels liés au client sélectionné et a ses contacts.

Quand vous êtes dans un profil client, vous n'avez pas besoin de chercher dans toute la boîte : Bookwits peut afficher les courriels liés à ce contexte client/contact.

Bonnes pratiques débutant (rapides)

• Convertissez les courriels actionnables en tâches immediatement.
• Utilisez des modèles pour tout message saisi plus de deux fois.
• Utilisez les champs intelligents pour des envois personnalisés en lot.
• Définissez des rappels pour les communications client récurrentes (TPS/TVH, fin d'année, saison fiscale).

Connecter la bonne boîte, pas simplement un compte disponible

Utilisez la configuration du courriel ou Paramètres → Courriel, choisissez Gmail/Outlook et autorisez personnellement l’accès. Si plusieurs identités sont connectées chez le fournisseur, vérifiez la boîte choisie. L’adresse de connexion Bookwits et la boîte connectée sont des réglages distincts. Revenez à la messagerie et confirmez l’adresse avant de rédiger.

Réviser les destinataires et le contenu final

1. Choisissez Nouveau courriel, Répondre, Répondre à tous ou Transférer selon le besoin. Répondre à tous peut joindre d’autres personnes que le client.
2. Vérifiez À, Cc, objet et contenu. Joignez les bons fichiers, pas ceux d’un autre client portant un nom semblable.
3. Appliquez un modèle et une signature, puis lisez le résultat plutôt que le seul nom du modèle.
4. Vérifiez chaque champ intelligent par rapport au client ou à l’entreprise. Résolvez le contexte manquant ou remplacez le texte avant l’envoi.
5. Envoyez une fois et vérifiez le résultat. En cas de délai apparent, consultez l’état d’envoi avant de réessayer au lieu de cliquer plusieurs fois.

Les actions touchent réellement la boîte du fournisseur

Archiver et Supprimer agissent sur Gmail/Outlook. Ce n’est pas le nettoyage sans conséquence d’une copie distincte. Recherche et filtres changent l’affichage; la suppression change la boîte. Convertir un courriel en tâche crée un suivi, mais ne répond pas à l’expéditeur et ne satisfait pas sa demande.

Réviser chaque étape d’un rappel par courriel

L’assistant sépare les détails, la planification et la sélection des clients. Révisez le nom, l’objet et le message; choisissez un envoi unique ou récurrent et sa fréquence; vérifiez ensuite les vrais destinataires. Tout sélectionner et Afficher la sélection facilitent le travail sans remplacer cette vérification. Le ciblage par fin d’exercice ou année dépend des données des dossiers concernés.

Avant de laisser le rappel actif, confirmez le compte expéditeur, le calendrier futur et les champs résolus. Consultez les notifications de succès ou d’échec et le résultat enregistré. Une planification n’est pas une preuve de livraison; désactiver une connexion peut affecter les envois futurs. Arrêtez les communications récurrentes devenues inutiles.

Exemple : personnaliser une relance sans mélanger les renseignements clients

Jordan compose une demande de pièces pour Thompson Consulting avec un modèle. Sélectionnez le bon contexte, vérifiez À et Cc et lisez les champs résolus. Un espace réservé non remplacé ou le nom d’une autre entité impose de corriger le brouillon, pas d’espérer une résolution après envoi.

Joignez les éléments pertinents et examinez la signature. Répondre à tous peut inclure d’autres personnes que Sarah; vérifiez cette liste indépendamment du nom client affiché. La boîte connectée constitue l’identité d’envoi : confirmez le compte prévu pour le mandat.

Pour programmer le message, examinez séparément contenu, calendrier et destinataires. Une campagne fiscale ponctuelle et un rappel trimestriel récurrent diffèrent. Vérifiez les entreprises ciblées et retirez les destinataires obsolètes avant activation. Envoi, archivage et suppression agissent sur la vraie boîte connectée, pas une copie isolée. Une action programmée réussie ne prouve ni lecture par Sarah ni achèvement de la demande.

Rétablir une boîte expirée sans confondre trois comptes

Votre connexion Bookwits, le compte courriel externe relié à la boîte et le courriel de contact d’un client sont trois identités distinctes. L’avis d’accès expiré concerne la boîte connectée. Ouvrez la reconfiguration, vérifiez le fournisseur et le compte voulu dans les paramètres, puis autorisez personnellement la connexion. Ne demandez pas au client de changer son adresse pour réparer votre boîte.

Revenez ensuite dans Courriels → Boîte de réception et vérifiez le compte ainsi que les fils disponibles. Examinez un fil existant avant un nouvel envoi. Une autorisation annulée ou échouée n’est pas réparée simplement parce que les paramètres se sont ouverts.

Les modèles servent au contenu réutilisable; les rappels, aux suivis planifiés. Leur activation, calendrier, destinataires et conditions d’arrêt nécessitent un examen distinct. Modifier un modèle ne prouve pas qu’un rappel déjà planifié utilise le contenu voulu.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Connecter et gérer plusieurs boîtes dans les paramètres

1. Ouvrez votre nom/avatar en haut à droite → Paramètres. Dans le groupe Communication, choisissez Courriel. Sur petit écran, utilisez le sélecteur de section à la place du menu latéral.
2. Dans Courriel entrant • sortant, choisissez Ajouter. La fenêtre demande le fournisseur et l’adresse. Sélectionnez Gmail ou Outlook et vérifiez la boîte exacte.
3. Choisissez Connecter seulement lorsque vous êtes prêt à autoriser cette boîte. Faites vous-même l’authentification et le consentement chez le fournisseur dans le nouvel onglet. Ne communiquez ni mot de passe ni code de vérification dans un clavardage.
4. Revenez dans Bookwits et vérifiez adresse, fournisseur et état. Fermer une fenêtre ou ouvrir l’autorisation ne prouve pas une connexion réussie.
5. Utilisez encore Ajouter pour une autre boîte. Par exemple, gardez votre adresse professionnelle et la boîte partagée de comptabilité comme connexions séparées plutôt que de remplacer sans cesse l’une par l’autre.

La liste indique le compte par défaut et les connexions déconnectées. Dans le menu à trois points, définir par défaut est proposé pour un compte connecté qui ne l’est pas déjà; Modifier ouvre sa configuration et Désactiver touche cette connexion. Ce sont des actions distinctes. Vérifiez les rappels planifiés et leur compte avant une désactivation ou un changement.

Revenez par Espace de travail, ouvrez Courriels et vérifiez boîte et expéditeur avant de lire ou de rédiger. Modifier l’adresse d’un client ne corrige pas une réponse envoyée depuis la mauvaise boîte. Votre courriel de connexion, le courriel du client, la boîte connectée, le compte expéditeur par défaut et la signature sont des choix séparés.

Gérer les signatures séparément de l’autorisation de la boîte

La section Signatures de courriel possède son propre bouton Ajouter et les menus Modifier/Supprimer de chaque signature. Donnez un nom clair, révisez le contenu et enregistrez la bonne signature. Cela n’autorise pas Gmail/Outlook et ne définit pas un expéditeur par défaut. Le pied de courriel commun de l’image de marque constitue un autre réglage; vérifiez un message rédigé pour éviter les coordonnées répétées.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Les membres peuvent utiliser Courriels et connecter plusieurs boîtes autorisées; ce n’est pas réservé au propriétaire. Connexions, choix actif/par défaut, brouillons et signatures appartiennent à l’utilisateur connecté. Propriétaire/administrateur ne voit ni ne gère automatiquement la boîte d’un collègue. Modèles partagés et coordonnées client sont distincts de ces connexions personnelles.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Clavardage dans le menu ou l’onglet correspondant du profil client. Les conversations apparaissent à gauche, avec une recherche et des vues pour l’ensemble, les messages non lus, les conversations épinglées ou archivées. La création d’une conversation se trouve au-dessus de cette liste.

Choisissez une conversation directe pour une seule autre personne ou un groupe pour plusieurs participants. Le sélecteur de personnes possède sa recherche et ses catégories. Un groupe exige un nom; examinez toute indication d’invitation requise avant de le créer.

Ouvrez une conversation pour utiliser l’éditeur de messages. La recherche de messages, l’épinglage, la sourdine, l’archivage et les actions de conversation se trouvent dans son en-tête. Les actions d’un message concernent ce message seulement. Inviter une personne dans une conversation ne partage pas tout le dossier client.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Ou trouver Messagerie

Ce qu'est la Messagerie

Démarrage rapide (15 premières minutes)

Utiliser le module au quotidien

Règles importantes pour éviter les erreurs

Notifications et non lus

Dépannage (problèmes débutants)

Glossaire

Distinguer le rôle de conversation du rôle au cabinet

Un groupe possède ses propres rôles de propriétaire, administrateur et membre. Gérer un client ne signifie pas être propriétaire de chaque conversation le concernant. Ouvrez les détails pour voir les participants actifs, en attente ou ayant refusé, ainsi que vos actions disponibles.

Envoyer, vérifier et réessayer avec prudence

1. Choisissez la conversation et vérifiez ses participants.
2. Utilisez Répondre pour rattacher votre message au bon contexte et joignez le bon fichier ou la bonne image.
3. Envoyez et vérifiez l’état. Non envoyé nécessite une nouvelle tentative; Vu indique une lecture, pas une approbation ni la fin d’une demande distincte.
4. Après un problème réseau, vérifiez si le message est déjà présent avant de réessayer. Ne mélangez pas les renseignements de clients sans rapport.

Comprendre l’épingle, la sourdine et l’archive

Épingler facilite le repérage; mettre en sourdine réduit les notifications; archiver retire la conversation de la liste active. Aucun de ces gestes ne change l’accès des autres ni ne termine une tâche liée. Consultez Toutes/Non lues/Épinglées/Archivées et effacez la recherche si une conversation manque.

Choisir la portée d’une suppression ou d’un transfert

Supprimer pour moi affecte votre vue; Supprimer pour tous a une portée plus large et dépend des permissions. Lisez l’action avant de confirmer. Transférer envoie le contenu dans une autre conversation existante : vérifiez ses participants, particulièrement pour les renseignements clients.

Utiliser les liens de dossier et les pièces

La commande de liaison d’un dossier apporte le contexte du travail client. Les vues de pièces jointes et de médias retrouvent les fichiers sans parcourir tout l’historique. Un fichier envoyé dans le clavardage ne termine pas automatiquement une demande de téléversement distincte; déposez les livrables dans le parcours qui les a demandés.

Exemple : conserver une décision sans confondre message et approbation

Sarah pose une question dans la conversation de tâche avec une image. Jordan répond au message précis pour garder le lien. Avant de transférer vers une conversation de révision, vérifiez les participants : une explication utile peut contenir des renseignements inadaptés au groupe d’un autre client.

Si Sarah écrit « C’est bon » alors qu’une action Réviser et approuver est requise, demandez-lui d’utiliser cette action. Le clavardage fournit le contexte sans nécessairement soumettre la décision. Vu indique la lecture, pas l’accord ou l’achèvement d’une autre demande.

La sourdine réduit les notifications et l’archivage organise la liste active. Aucun ne révoque l’accès d’autrui ou ne supprime pour tous. Après un échec d’envoi, examinez Non envoyé et l’historique avant réessai. Supprimer pour moi affecte votre vue; une suppression plus large a d’autres conséquences. Vérifiez la portée au lieu de considérer toute suppression comme un nettoyage sans risque.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Démarrer le bon type de conversation

1. Ouvrez Clavardage à gauche, puis Nouvelle conversation dans le panneau des conversations. La zone vide propose aussi ce bouton; les deux ouvrent le même formulaire.
2. Choisissez une conversation directe avec exactement une autre personne, ou un groupe avec au moins deux personnes sélectionnées et un nom. Faites ce choix avant de sélectionner les participants.
3. Recherchez par nom ou courriel, puis utilisez la source Membres de l’équipe ou Clients + Contacts. Attendez le chargement et comparez les renseignements de la personne.
4. En mode direct, sélectionner la personne démarre immédiatement la conversation. Ne la sélectionnez pas uniquement pour prévisualiser ou tester un résultat.
5. Pour un groupe, choisissez les personnes, donnez un nom clair et révisez toute la liste avant la création. « Questions comptables de septembre » explique mieux l’objectif que « Nouveau groupe ».

Le brouillon illustré possède un nom mais aucun participant sélectionné : la conversation n’est pas créée. Annuler ferme ce brouillon sans créer le groupe. Rouvrir le formulaire revient au mode direct; ne supposez pas que le choix Groupe a été conservé.

Utiliser les invitations personnalisées volontairement

La source Personnalisé accepte le courriel d’une personne absente des listes. Vérifiez l’adresse avant Ajouter et les actions de création ou d’invitation suivantes : la personne rejoint après acceptation du courriel. Ce n’est pas la sélection d’un collègue existant. N’invitez pas un deuxième compte simplement parce qu’une liste charge encore ou qu’une recherche ne trouve personne.

Exemple : une question interne pour un collègue convient normalement à une conversation directe. Une discussion avec un client et plusieurs personnes du cabinet exige un groupe dont les participants sont vérifiés. Avant des documents ou renseignements personnels, consultez les participants pour confirmer qui peut les lire. Conversation, commentaires de tâche et actions d’une tâche client sont distincts; un message seul ne soumet ni n’approuve une demande.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le rôle employé influence le répertoire : propriétaire/administrateur accèdent aux choix client/contact de l’équipe; un membre utilise normalement les clients partagés, avec des relations de conversation directe existantes pouvant rester proposées. Une conversation n’ouvre pas tout le profil client. Les conversations exigent la participation; gérer l’espace ne signifie pas pouvoir lire chaque échange privé.

Les rôles du groupe forment un autre système. Un membre employé qui crée un groupe peut en être propriétaire sans devenir propriétaire de l’espace. Un administrateur d’espace ne devient pas automatiquement administrateur de tous les groupes. Ouvrez les détails de la conversation pour consulter participants et rôles.

• Membre du groupe : participe sans commandes d’administration du nom/image et des participants. Épingler/mettre en sourdine personnellement et Supprimer pour moi ne sont pas de l’administration partagée.
• Administrateur du groupe : gérer les détails autorisés, ajouter des personnes et traiter les actions permises de participants/invitations. Retirer une personne exige un rôle de groupe inférieur; il ne peut retirer ni un autre administrateur ni le propriétaire.
• Propriétaire du groupe : changer les rôles, promouvoir/rétrograder les administrateurs, transférer la propriété et Supprimer pour tout le monde. S’il reste d’autres personnes actives, transférez la propriété avant de quitter. Supprimer pour moi n’efface pas la conversation pour tous.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Feuilles de temps dans le menu. La barre supérieure propose les vues Liste, Tableau et Calendrier, les rapports, les actions, le regroupement, vos propres entrées et les filtres. Le suivi du temps ouvre le chronomètre; l’ajout de temps permet une saisie manuelle.

Ouvrez une entrée pour l’examiner ou la modifier. Les options d’en-tête règlent le tri, les filtres, la largeur, le gel et la position des colonnes. Les totaux de durée et de nombre d’entrées concernent la vue actuelle; vérifiez ses filtres avant de les interpréter.

Le suivi lié à une tâche peut aussi démarrer depuis celle-ci. Confirmez la personne, le client, l’entreprise ou l’année, la tâche et les dates; ne supposez pas que le chronomètre reprend automatiquement tout le contexte de la dernière page visitée.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

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Qu'est-ce qu'une entrée de feuille de temps

Statuts (ce que chacun signifie)

Saisir et réviser le temps dans un ordre pratique

1. Suivre le temps pendant le travail (minuteur)
2. Ajouter/corriger des entrées temps manuel si nécessaire
3. Revoir avec Regrouper par + Filtres
4. Soumettre les entrées pour approbation
5. Approuver revue Propriétaire/Admin
6. Marquer facture + Générer un rapport (CSV/XLS)

1) Suivre le temps (minuteur)

Option A — Feuilles de temps → Suivre le temps (minuteur rapide)

1. Choisissez Feuilles de temps dans le menu de gauche et repérez le suivi du temps au-dessus des entrées. Vérifiez qu’aucun chronomètre n’est déjà actif.
2. Choisissez le client et, au besoin, l’entreprise ou l’année fiscale. Ajoutez une note utile, comme « Rapprochement bancaire de septembre — analyse des écarts », pour expliquer le service.
3. Démarrez le chronomètre au début réel du travail. Arrêtez ou changez de séance lorsque vous passez à une autre activité afin de ne pas exagérer la durée.
4. Arrêtez le chronomètre à la fin et vérifiez l’entrée créée : date, durée, note et client. Faites cette révision avant la soumission ou l’utilisation des totaux budgétaires.

Champs de l'écran Suivre le temps

• Minuteur : 00:00:00
• Heure d'arrivee
• Heure de départ
• Client
• Note

---

Option B — Démarrer depuis une tâche (bonne pratique)

1. Ouvrez la tâche réelle depuis Tâches et vérifiez son client, son entreprise ou son année. Démarrer depuis ce travail aide à rattacher le temps à la bonne activité.
2. Utilisez le démarrage du chronomètre dans la zone de temps de la tâche. Si un autre chronomètre est actif, vérifiez-le plutôt que de compter deux fois le même travail.
3. Utilisez Arrêter à la fin, puis vérifiez la durée et le rattachement dans les feuilles de temps. Un chronomètre actif n’est pas une entrée terminée et révisée.

Ce qui se passe

• Pendant le suivi : le statut est En cours
• À l'arrêt : l'entrée est créée en Nouveau
• L'entrée herite du contexte de la tâche (Client + Entreprise/Année d'impôt personnel si liée)

Pourquoi c'est mieux : le temps est automatiquement rattaché au bon élément de travail, donc la facturation reste propre.

2) Ajouter du temps manuellement (créer une feuille de temps)

Utilisez ceci quand :

• Vous avez oublié de lancer le minuteur
• Vous consignez du temps de la veille
• Vous avez besoin d'un bloc fixe (reunion, deplacement, revue)

Étapes

1. Ouvrez Feuilles de temps et utilisez la création manuelle au-dessus de la liste. Cette commande sert au travail qui n’a pas déjà été enregistré par un chronomètre.
2. Indiquez la date et les heures de début et de fin dans les unités proposées. Vérifiez la durée calculée; une durée en heures et minutes n’est pas un nombre décimal d’heures.
3. Choisissez le client et les rattachements utiles à une entreprise, année ou tâche, puis décrivez le travail. Vérifiez qu’aucune entrée de chronomètre ne couvre déjà cette activité pour la même personne et date.
4. Enregistrez et retrouvez l’entrée à la date voulue. Révisez sa durée et son rattachement avant de la soumettre. Créer une entrée ne facture pas automatiquement le client.

Résultat

L'entrée est créée en statut Nouveau .

3) Comprendre le tableau des feuilles de temps

Votre tableau inclut des colonnes comme :

• Client — pour qui le travail est fait
• Note — ce qui a été fait
• Statut — Nouveau / En cours / Soumis / En attente d'approbation / Facture
• Date — jour ou le travail a eu lieu
• Heure début-fin — plage horaire
• Durée — temps calcule
• Crée par — qui l'a consigne

Totaux groupes (courants)

Selon le regroupement, vous pouvez voir des totaux comme : « Mer. 2026-02-25 — 27 sec (5 entrées) ».

Configurer les colonnes visibles Vous pouvez choisir quelles colonnes afficher (masquez celles que vous n'utilisez pas).

Pour la plupart des équipes, gardez : Client, Note, Statut, Date, Durée, Crée par .

4) Revoir les entrées plus vite (Regrouper par + Filtres)

Filtres disponibles

• Client
• Statut
• Assignation (crée par)
• Plage de dates

Si quelque chose « disparait », c'est souvent un filtre toujours actif (surtout la plage de dates).

5) Soumettre le temps (Nouveau → Soumis)

6) Approbations (En attente d'approbation)

7) Facturer + exporter des rapports (CSV / XLS)

Marquer les entrées comme facturées (unitaire ou lot)

1. Ouvrez Feuilles de temps et limitez la liste à la période, aux personnes et au client à facturer. Révisez le travail enregistré avant la sélection.
2. Cochez les entrées et utilisez le statut Facturé seulement lorsque votre procédure le prévoit. Ce statut sert au suivi; ne supposez pas qu’il crée ou envoie une facture dans votre logiciel comptable.
3. Pour un rapport, utilisez séparément l’exportation et choisissez le format ainsi que la période proposés. Vérifiez les dates, totaux et personnes incluses dans le fichier avant de l’utiliser pour la facturation.

Ce qui se passe

• Un rapport est génère exactement pour les entrées sélectionnées
• Les statuts passent a Facture

Pourquoi c'est important : ce que vous exportez correspond exactement a ce que vous avez marque comme facture, sans double facturation ni temps oublié.

Rendre chaque entrée compréhensible et bien liée

Indiquez la date de travail, le début et la fin ou la durée, le client, l’entreprise ou l’année au besoin, la tâche et une note claire. La personne qui saisit le temps et le client desservi sont deux dimensions différentes. Un chronomètre de tâche reprend le contexte, mais vérifiez-le avant de commencer.

Éviter les doublons et les durées trompeuses

1. Vérifiez si un chronomètre est déjà actif avant une nouvelle session.
2. Arrêtez-le en changeant d’activité ou en terminant. Révisez l’entrée sauvegardée plutôt que de considérer un chronomètre oublié comme du travail réel.
3. Avant d’ajouter un oubli manuellement, recherchez le même utilisateur, la même date et la même tâche pour éviter un doublon.
4. Corrigez la date, la plage horaire et le client avant de soumettre. Une bonne note explique le service, la période et le résultat sans détails privés inutiles.

Distinguer statuts et exports

Nouveau désigne une entrée enregistrée, En cours un chronomètre actif, Soumis/En attente d’approbation la révision et Facturé l’étape de facturation. Utilisez les actions réellement proposées et le processus du cabinet. Écrire « approuvé » dans une note ne change pas le statut; télécharger un rapport ne constitue pas une preuve de paiement.

Vérifier les trois vues et la portée de sélection

Le module propose Liste, Tableau et Calendrier. Utilisez Liste pour les lignes détaillées, Tableau pour les statuts et Calendrier pour les dates. Recherche, filtres, regroupement et colonnes servent différents examens. Les propriétaires/administrateurs révisent le temps d’équipe; les membres voient leurs entrées autorisées. Le rapport global d’un gestionnaire peut différer de la vue d’un membre.

Avant de facturer ou produire un rapport

Confirmez la période, les filtres et les entrées sélectionnées; comparez le nombre et la durée avec le travail à facturer. Pour l’action de facturation des entrées sélectionnées, vérifiez le CSV/XLS et les statuts obtenus. Conservez l’export comme trace datée. Ne relancez pas la facturation simplement parce que le fichier téléchargé est introuvable; vérifiez d’abord si les entrées sont déjà marquées facturées.

Exemple détaillé : enregistrer 90 minutes une seule fois avant facturation

Jordan consacre 90 minutes au rapprochement d’octobre. Si le chronomètre lié à la tâche a enregistré la séance, vérifiez client, entreprise, date, durée et note au lieu d’ajouter les mêmes 90 minutes manuellement. En cas d’oubli, créez une saisie réelle après vérification des entrées existantes.

Une note utile précise « Rapprochement du compte d’exploitation d’octobre; deux opérations examinées », pas seulement « Travail ». Vérifiez période et lien avant soumission. Morgan peut comprendre le service et sa place dans la révision de facturation. La vue personnelle d’un membre et celle de toute l’équipe peuvent légitimement différer.

Avant de marquer des entrées facturées, comparez leur nombre et durée à la période voulue. Examinez le rapport et les statuts résultants dans l’action de facturation sélectionnée. Un téléchargement ne prouve pas le paiement. Si le fichier est introuvable, vérifiez les statuts avant de répéter l’action : recréer du temps pour obtenir un rapport risque de compter deux fois.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Organiser les colonnes des feuilles de temps

Ouvrez Feuilles de temps dans le menu de gauche, puis Actions → Paramètres du tableau. Consultez Options si les commandes de la barre y ont été déplacées faute d’espace.

1. Repérez la colonne dans la fenêtre. Activez Visible pour l’afficher, ou désactivez-le pour la retirer de ce tableau. La masquer n’efface pas ses valeurs et ne change pas les droits d’accès au dossier.
2. Pour garder une colonne visible pendant le défilement horizontal, activez Figée. Une colonne masquée ne peut pas être figée. La colonne d’identification obligatoire demeure visible et figée; ses commandes désactivées sont normales.
3. Utilisez la poignée pointillée pour modifier l’ordre à l’intérieur du groupe figé ou défilant. Pour changer de groupe, modifiez d’abord Figée, puis placez la colonne dans son nouveau groupe.
4. Choisissez Enregistrer les paramètres pour conserver la disposition, ou Annuler pour abandonner le brouillon. Vérifiez ensuite les colonnes du tableau.
5. Dans le tableau, faites glisser le bord droit d’un en-tête pour régler sa largeur. Le double-clic ou l’ajustement automatique proposé utilise le contenu chargé; une valeur plus longue sur une page suivante peut demander plus d’espace.
6. Le menu d’en-tête propose les actions compatibles avec cette colonne : tri, filtre, figer, masquer, déplacer ou ajuster. Elles modifient la présentation ou les lignes correspondantes, pas le dossier client ou l’entrée de temps.

Exemple : gardez l’identification et une colonne de contact ou de travail utiles dans la zone figée, affichez les quelques champs nécessaires à la révision et placez les détails secondaires plus à droite. Faites défiler horizontalement pour vérifier que les colonnes figées restent utiles sans occuper tout l’écran. C’est votre disposition, pas une modification imposée à tous les collègues.

Rétablir les valeurs par défaut réinitialise la présentation, notamment ordre, visibilité, colonnes figées et largeurs. Cela ne supprime ni les définitions de champs ni les valeurs des dossiers. Révisez le brouillon avant l’enregistrement. Si une colonne manque, vérifiez visibilité, définitions disponibles et accès avant de conclure à une suppression. Réinitialiser l’affichage ne restaure pas des données d’affaires supprimées.

Gardez les colonnes nécessaires pour rapprocher personne, date, durée et client/entreprise/année/tâche. Une entrée créée depuis une tâche appartient au même suivi; ne la saisissez pas une seconde fois simplement pour la faire apparaître ici. Vérifiez d’abord son rattachement et les filtres.

Comprendre la sélection et les effets du rapport de temps

1. Ouvrez le rapport ou l’export des feuilles de temps. Vérifiez ses propres responsables, dates de début/fin et client/entreprise/année. Ne supposez pas que toute recherche ou tout filtre du tableau y est automatiquement repris.
2. Révisez les colonnes et leur ordre : ce rapport utilise les colonnes activées dans leur ordre configuré.
3. Si proposée, lisez l’option Marquer comme facturé. Laissez-la désactivée pour une révision sans modification. L’activer modifie aussi l’état facturé des entrées exportées; ce n’est pas seulement une étiquette de rapport. Cette option n’est pas offerte au rôle Membre.
4. Produisez le fichier, ouvrez-le et comparez utilisateurs, période, dossier et total d’heures avec la sélection voulue. La durée est exprimée en heures numériques : 1,5 heure ne signifie pas une heure cinquante.
5. Si vous avez volontairement marqué les entrées comme facturées, actualisez ou rouvrez les lignes et confirmez ce changement séparément du téléchargement.

Exemple : pour réviser le travail de septembre d’une entreprise, choisissez cette entreprise et les dates de septembre dans le rapport. Une recherche laissée dans le tableau ne remplace pas ce choix. Pour réviser une facture provisoire, laissez Marquer comme facturé désactivé jusqu’à l’étape prévue par votre processus.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Membre : voit les entrées enregistrées pour lui, même créées par autrui; ses nouvelles entrées le concernent. Le sélecteur d’une autre personne et les filtres de responsables d’équipe ne sont pas proposés. Il soumet son temps et produit les rapports disponibles de ses entrées, mais ne dispose pas des commandes Approuver, Facturer ou Marquer comme facturé.

Propriétaire/administrateur : consulter le temps de l’équipe, filtrer par collègue, enregistrer pour une personne choisie, approuver/facturer et éventuellement marquer les entrées du rapport comme facturées. Ces distinctions concernent menus de ligne, cartes du tableau, sélection multiple et fenêtre de rapport. Le chronomètre lié à une tâche d’un membre crée toujours son propre temps; voir toutes les tâches n’accorde pas les feuilles d’autrui.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Budget dans le menu pour le tableau de bord et la liste générale, ou l’onglet Budget d’un profil pour le travail de ce client. Les indicateurs et graphiques se trouvent au-dessus des dossiers. La barre de liste contient la recherche, les rapports, les filtres et l’ajout d’un budget.

Ouvrez le nom d’un budget pour ses détails. Les tâches et feuilles de temps liées expliquent le travail qui y contribue. Les actions de ligne permettent la modification ou la suppression selon vos accès; elles ne correspondent pas aux filtres du tableau de bord.

Vérifiez l’entité, la fréquence, le tarif et le temps autorisé avant d’utiliser les chiffres. Un budget d’entreprise et un budget fiscal personnel annuel ne doivent pas être confondus parce qu’ils partagent la même relation client.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Comment le Budget s'intégré a votre flux de travail

Qu'est-ce que le module Budget?

Comment le Budget fonctionne

Important: comment les données sont reliees

Ou trouver le module Budget

Permissions

Démarrage (configuration initiale)

Pour voir des données, vous devez d'abord créer un budget.

Utiliser le module au quotidien

1. Ouvrez Budget dans le menu et choisissez Ajouter un budget au-dessus des dossiers. Identifiez le mandat concerné avant de saisir les montants.
2. Choisissez le rattachement au client, à l’entreprise ou à l’année fiscale. Le budget d’une entreprise et celui des impôts personnels peuvent appartenir à la même personne tout en représentant des mandats distincts.
3. Choisissez un tarif fixe pour des honoraires convenus ou un taux horaire pour un prix par heure. Vérifiez les unités : des honoraires fixes de 600 $ ne sont pas un taux de 600 $ l’heure.
4. Pour un budget à tarif fixe, choisissez une fréquence mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Ce sélecteur ne s’affiche pas au tarif horaire. Indiquez le temps prévu en heures et comparez la bonne période : un mois de travail ne correspond pas à une allocation annuelle.
5. Enregistrez et rouvrez le budget pour vérifier son rattachement, son tarif, sa fréquence et le temps prévu. Le temps réel dépend des feuilles correctement liées; créer un budget ne crée pas les travaux ou leurs heures.

Une fois enregistré, Bookwits commence le suivi automatiquement.

Page d'ensemble du Budget

Il s'agit de votre tableau de bord principal.

Principaux indicateurs

• Revenu total selon le type de tarif du budget et les heures enregistrées
• Temps passe (temps réel enregistré)
• Temps alloue (limite budgetaire)
• Hors budget (nombre de budgets depasses)
• Enregistrements actifs (budgets actifs)
• Valeur horaire moyenne (revenu par heure)

Apercus visuels

• Tendance Budget pour l'activité quotidienne
• Graphique de repartition des zones de temps passe
• Graphique de revenus sur la période

Tableau Budget (liste principale)

Chaque ligne représente un enregistrement de budget.

Colonnes principales

• Client ou entité
• Type (fixe ou horaire)
• Fréquence
• Tarif
• Utilisation du temps (barre de progression)
• Revenu
• Nombre de tâches
• Nombre de feuilles de temps

Couleurs de statut

Dans le budget Proche de la limite Hors budget

Cela donne une visibilité immediate sans devoir entrer dans les détails.

Page de détails du Budget

Cliquez sur un budget pour ouvrir la vue détaillée.

Ce que vous verrez

• Revenu total
• Temps passe
• Temps alloue
• Temps restant
• Nombre de tâches
• Nombre de feuilles de temps

La repartition détaillée inclut

• Toutes les tâches liées au budget
• Toutes les feuilles de temps associees
• Qui a travaille sur quoi
• Ou le temps a été depense

Utilisez cette page pour répondre à ces questions: Pourquoi sommes-nous hors budget? Qui a passe le plus de temps? Quelles tâches sont inefficaces?

Filtres, plage de dates et rapports

Bonnes pratiques

Questions frequentes

Résumé

Choisir le niveau avant les montants

Un budget client comprend la relation à travers ses entreprises et années fiscales. Un budget d’entreprise cible l’entité; un budget fiscal personnel cible l’année. Pour analyser une seule entreprise, ne choisissez pas le client en interprétant ensuite le total comme s’il concernait cette entité seulement.

Définir les quatre décisions de temps et de tarification

1. Ouvrez Budget dans le menu et choisissez Ajouter un budget au-dessus des dossiers. Identifiez le mandat concerné avant de saisir les montants.
2. Choisissez le rattachement au client, à l’entreprise ou à l’année fiscale. Le budget d’une entreprise et celui des impôts personnels peuvent appartenir à la même personne tout en représentant des mandats distincts.
3. Choisissez un tarif fixe pour des honoraires convenus ou un taux horaire pour un prix par heure. Vérifiez les unités : des honoraires fixes de 600 $ ne sont pas un taux de 600 $ l’heure.
4. Pour un budget à tarif fixe, choisissez une fréquence mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Ce sélecteur ne s’affiche pas au tarif horaire. Indiquez le temps prévu en heures et comparez la bonne période : un mois de travail ne correspond pas à une allocation annuelle.
5. Enregistrez et rouvrez le budget pour vérifier son rattachement, son tarif, sa fréquence et le temps prévu. Le temps réel dépend des feuilles correctement liées; créer un budget ne crée pas les travaux ou leurs heures.

Comprendre les données réelles

Le temps réel provient des feuilles de temps liées. Le type de tarif et sa configuration influencent aussi les chiffres financiers affichés. Les tâches identifient le travail; leur achèvement ne crée pas des heures saisies. Temps manquant, mauvais rattachement, période ou tarif peuvent fausser l’analyse même si le tableau de bord se charge correctement.

Analyser un écart, pas seulement sa couleur

1. Définissez volontairement la période. Vérifiez le préréglage ou l’intervalle personnalisé actif.
2. Ouvrez le détail et comparez temps prévu, temps réel, solde, tâches et entrées.
3. Examinez les personnes et les tâches contributrices. Cherchez les doublons et mauvais liens client/entreprise/année.
4. Distinguez la correction de données d’un vrai dépassement de mandat. Corrigez les sources inexactes par les actions autorisées et discutez des vrais écarts avec le responsable.

Produire des rapports avec discernement

Utilisez Rapports pour l’export Excel/CSV et vérifiez la période ainsi que les dossiers. Le revenu calculé ou la valeur horaire est un indicateur de gestion, pas une preuve de facture émise, de paiement reçu ou de bénéfice net après toutes les dépenses. Les budgets sont réservés aux rôles propriétaire/administrateur autorisés; n’élargissez pas l’accès d’un membre pour partager un seul résumé.

Exemple détaillé : six heures prévues et sept heures et demie utilisées

Le cabinet prévoit six heures pour une période de Thompson Consulting et les feuilles liées totalisent sept heures et demie dans cette même portée. L’utilisation représente 125 %, soit une heure et demie de dépassement. Avant de conclure à l’inefficacité, cherchez nettoyage exceptionnel, doublon ou temps lié à la mauvaise entité.

La portée importe : un budget client peut inclure les entreprises et années personnelles de Sarah; un budget d’entreprise isole l’entité. Comparer toute la relation à l’allocation de six heures de Consulting répondrait à la mauvaise question. Vérifiez période, lien, type de tarif et allocation avant interprétation.

Un forfait et un tarif horaire reposent sur des hypothèses différentes. Les mêmes heures produisent des indicateurs différents selon la configuration. Le revenu affiché ne prouve ni émission ni paiement d’une facture, et le temps seul ne calcule pas tout le bénéfice net. Examinez détail et feuilles pour distinguer correction de données et changement réel de portée.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Budgets est réservé à propriétaire/administrateur, pas au membre. Cela comprend dossiers budgétaires, comparaisons réel/prévu, révision du temps lié et rapports. Partager un client, choisir un gestionnaire, définir un taux horaire ou autoriser toutes les tâches n’ajoute pas Budgets. Le membre peut toujours enregistrer ses propres feuilles de temps autorisées; la gestion examine leur impact budgétaire.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Choisissez Équipe dans le menu. Les membres apparaissent à gauche; sélectionnez une personne pour ouvrir sa fiche à droite. L’ajout d’un nouveau membre démarre une invitation professionnelle. Les invitations en attente présentent les statuts ainsi que les commandes de renvoi et d’annulation. Un courriel dans cette liste ne prouve pas que la personne a rejoint l’équipe.

L’onglet des clients partagés règle les dossiers affectés au membre. Ses paramètres présentent, selon les accès, le type d’autorisation, le taux horaire et la visibilité des tâches. Les droits du propriétaire ou de l’administrateur déterminent les commandes de gestion disponibles.

Inviter un employé, lui partager un client et inviter ce client au portail sont trois opérations différentes. Pour le portail, utilisez profil client → vue d’ensemble → renseignements du client → menu à trois points → invitation à Bookwits, et non l’ajout d’un membre.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

A quoi sert le module Équipe

Rôles et niveaux d'accès

Ajouter un nouveau membre (invitation)

Étapes

1. Ouvrez le répertoire du personnel. Choisissez Équipe dans le menu de gauche, puis la commande d’ajout de membre au-dessus de la liste. L’invitation du profil client donne accès au portail client, pas à l’équipe du cabinet.
2. Indiquez le courriel professionnel du collègue. Vérifiez l’adresse avant l’envoi. Choisissez le rôle correspondant à ses responsabilités : un administrateur dispose d’accès plus larges qu’un membre. Ne donnez pas ce rôle uniquement pour éviter de configurer les clients partagés.
3. Révisez et envoyez l’invitation une seule fois. Le collègue termine personnellement l’inscription et l’acceptation. Tant qu’il n’a pas accepté, l’invitation demeure en attente; son envoi ne prouve pas que l’espace lui est déjà accessible.
4. Configurez les clients nécessaires. Ouvrez la section Clients partagés du membre, sélectionnez les personnes voulues et enregistrez. Vérifiez les noms, pas seulement le nombre. Révisez séparément les autres paramètres proposés, comme la visibilité des tâches ou le taux horaire.
5. Confirmez les accès avec le collègue. Demandez-lui d’utiliser son propre compte accepté et d’ouvrir le client prévu. Si un dossier manque, vérifiez l’appartenance à l’équipe et le partage avant de créer un doublon ou d’envoyer une invitation au portail client.

Ce qui se passe ensuite

• Le membre reçoit un email d'invitation
• Il doit s'inscrire sur Bookwits pour rejoindre votre espace
• Après avoir rejoint, l'accès dependra du rôle et du partage client

Voir votre équipe (liste + infos de base)

Dans Équipe, vous voyez tous les membres et leurs infos de base :

• Initiales/avatar
• Nom
• Email
• Rôle/type d'accès (Propriétaire/Admin/Membre)

Pourquoi c'est important

C'est la façon la plus rapide de confirmer qui est dans l'espace et quel niveau d'accès chaque personne a.

Partager des clients avec un membre (contrôle d'accès)

Pour les Membres , l'accès est contrôle par les clients que vous partagez avec eux.

Étapes

1. Choisissez Équipe dans le menu et ouvrez le membre voulu. Vérifiez son nom, son courriel et son rôle avant de modifier les accès.
2. Ouvrez ses Clients partagés. Recherchez chaque client et cochez sa sélection. Choisissez la bonne personne, pas une entreprise au nom semblable ou un autre membre de son ménage.
3. Révisez toute la sélection et enregistrez. Les propriétaires ou administrateurs peuvent déjà disposer d’accès larges selon leur rôle; partager quelques clients ne restreint pas automatiquement ce rôle.
4. Demandez au membre d’ouvrir le client avec son propre compte. Si l’accès manque encore, vérifiez l’acceptation de l’équipe, l’espace choisi et le partage plutôt que d’envoyer une invitation client sans rapport.

Ce que l'accès inclut

Partager un client donne accès à :

• Le client
• Toutes les entreprises de ce client
• Toutes les années d'impôt personnel
• Documents client accessibles
• Travail et contexte liés, selon les droits et la confidentialité de chaque module

Attribuer l'accès lors de la création ou de l'modification des clients Vous pouvez attribuer l'accès lors de la création d'un client ou plus tard en le modifiant, pratique pour l'intégration du personnel, la reaffectation des responsabilités et le contrôle de la confidentialité.

Attribution du “gestionnaire” client (clarté des responsabilités)

Visibilité des accès d'équipe (tableau Clients)

Voir les tâches assignees a un membre

Depuis la fiche d'un membre, vous pouvez vérifier quelles tâches lui sont assignees pour comprendre la charge et les responsabilités.

Usages courants

• Intégrer une nouvelle recrue (vérifier qu'elle a des tâches)
• Vérifier la capacité (surcharge ou non)
• Redistribuer le travail (reassigner les tâches si besoin)

Retirer un membre (revoquer l'accès)

Si quelqu'un quitte le cabinet, retirez-le pour revoquer immediatement son accès.

Étapes

1. Ouvrez Équipe, puis le collègue concerné. Vérifiez son identité et la raison du retrait; ne supprimez pas un membre pour simplement corriger son taux ou ses affectations.
2. Révisez ses travaux ouverts et organisez la relève nécessaire. Retirer un membre modifie ses accès; cela ne réaffecte pas automatiquement tout son travail inachevé.
3. Utilisez la suppression du membre lorsque votre rôle le permet. Lisez la confirmation et annulez si la mauvaise personne est nommée. Confirmez uniquement un retrait autorisé.
4. Vérifiez ensuite la liste d’équipe et la relève. Retirer l’accès à cette équipe ne supprime pas tous les clients ni nécessairement l’ensemble du compte Bookwits du collègue.

Ce que cela fait

• Retire l’accès à cet espace de travail
• Révoque l'accès à tous les clients, documents et données de l'espace

Panneau Paramètres (ce que vous verrez) Dans le profil d'un membre, vous verrez généralement : type d'accès (Propriétaire/Admin/Membre) et Supprimer le membre.

Problèmes courants débutant (corrections rapides)

Distinguer quatre responsabilités

• Propriétaire/administrateur : administration et visibilité étendues, selon les fonctionnalités activées.
• Membre : accès employé limité par les clients partagés et les permissions des modules.
• Gestionnaire client : personne responsable de la relation au cabinet.
• Responsable de tâche : personne chargée de cette tâche. Réaffecter ne garantit pas que tous les accès client sont corrects.

Inviter et confirmer l’adhésion

1. Ouvrez le répertoire du personnel. Choisissez Équipe dans le menu de gauche, puis la commande d’ajout de membre au-dessus de la liste. L’invitation du profil client donne accès au portail client, pas à l’équipe du cabinet.
2. Indiquez le courriel professionnel du collègue. Vérifiez l’adresse avant l’envoi. Choisissez le rôle correspondant à ses responsabilités : un administrateur dispose d’accès plus larges qu’un membre. Ne donnez pas ce rôle uniquement pour éviter de configurer les clients partagés.
3. Révisez et envoyez l’invitation une seule fois. Le collègue termine personnellement l’inscription et l’acceptation. Tant qu’il n’a pas accepté, l’invitation demeure en attente; son envoi ne prouve pas que l’espace lui est déjà accessible.
4. Configurez les clients nécessaires. Ouvrez la section Clients partagés du membre, sélectionnez les personnes voulues et enregistrez. Vérifiez les noms, pas seulement le nombre. Révisez séparément les autres paramètres proposés, comme la visibilité des tâches ou le taux horaire.
5. Confirmez les accès avec le collègue. Demandez-lui d’utiliser son propre compte accepté et d’ouvrir le client prévu. Si un dossier manque, vérifiez l’appartenance à l’équipe et le partage avant de créer un doublon ou d’envoyer une invitation au portail client.

Vérifier la portée avant Tout sélectionner

Partager un client comprend le travail de ses entreprises et années, pas seulement un nom de tableau. Recherchez les bons dossiers et révisez la sélection avant d’enregistrer. Tout sélectionner peut accorder bien plus qu’une seule tâche. La colonne Accès de l’équipe dans Clients offre une seconde vue des partages.

Préparer un départ sans perdre la transmission

Avant de retirer un membre, réaffectez la gestion des clients, les tâches et les processus qu’il possède. Révisez les notes privées réservées à leur auteur, les courriels planifiés et les services connectés selon votre politique. Le retrait révoque l’accès à cette équipe; il ne supprime pas nécessairement tout le compte Bookwits indépendant ou toutes les autres relations.

Après une modification, vérifiez les clients partagés et informez les collègues selon votre processus de transmission. N’accordez pas Admin comme solution rapide pour un seul client absent.

Exemple : donner le bon accès sans promouvoir un membre administrateur

Jordan rejoint comme Membre et doit voir Sarah, pas tous les clients. La propriétaire invite Jordan, confirme l’acceptation et partage Sarah avec les contrôles d’équipe. Elle règle séparément le gestionnaire client et la tâche de préparation. Appartenance, accès, responsabilité de relation et responsabilité de tâche ne sont pas un seul réglage.

Si Jordan voit la tâche sans ouvrir son contexte client, examinez le partage au lieu de donner Admin comme dépannage. Si Morgan ne voit pas une note de transmission, vérifiez Privé : un rôle administratif ne transforme pas une note réservée au créateur en note commune.

Au départ de Jordan, révisez affectations, récurrences, communications programmées et gestion des clients. Réaffectez ce qui continue, puis retirez l’accès avec la confirmation prévue. Retirer une personne de cet espace ne supprime pas son compte indépendant ou ses autres relations. Vérifiez les accès attendus et conservez une transmission opérationnelle claire.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Comparaison détaillée des fonctions : propriétaire, administrateur et membre

Le propriétaire possède l’espace/compte. L’administrateur est un employé de gestion disposant d’une portée équipe/client étendue, mais n’est pas le propriétaire de facturation. Le membre travaille avec une portée client et des commandes de gestion plus limitées; il n’est pas simplement en lecture seule. Les invitations proposent administrateur ou membre. Propriétaire n’est pas un choix supplémentaire d’invitation.

Lisez un droit dans son contexte : module activé, rôle employé, dossiers accessibles, confidentialité/participation et état courant. Colonne masquée, filtre, gestionnaire client, responsable de tâche, lecteur externe et propriétaire de groupe ne remplacent pas ces règles. Les fonctions activées du compte influencent aussi la disponibilité.

Les tableaux décrivent les commandes normales et la visibilité des dossiers. Propriétaire/administrateur ne signifie pas accès illimité aux comptes personnels de tous. Notes privées, boîtes connectées et participation aux conversations conservent leurs limites.

Administration de l’équipe et fonctions propres au propriétaire

Clients, entreprises, années fiscales et configuration partagée

Tâches, tâches client, listes de vérification, notes et modèles

Documents, signatures, temps, communications et paramètres

Accorder le bon accès sans tout ouvrir

1. Comme propriétaire/administrateur, ouvrez Équipe dans le menu gauche. Choisissez le nom d’un collègue existant; pour une nouvelle personne, utilisez + Nouveau membre, vérifiez le courriel et choisissez administrateur ou membre avant le véritable envoi.
2. Pour un membre, choisissez les bons clients dans son onglet Clients partagés, puis enregistrez. Propriétaire/administrateur disposent déjà de la portée équipe; leurs commandes de partage verrouillées sont normales.
3. Ouvrez son onglet Paramètres. Vérifiez type d’accès, taux horaire et Peut voir toutes les tâches. Activez cette option seulement si la visibilité de toutes les tâches internes est nécessaire. Taux et rôles modifiés sont de vrais changements enregistrés, pas des aperçus.
4. Vérifiez les responsabilités liées : gestionnaire ne garantit pas tous les partages; responsable de tâche interne n’est pas contact principal d’une tâche client; une racine Interne exige son partage; temps et signatures gardent leur portée personne/auteur.
5. Demandez au collègue de rouvrir l’écran avec son compte. Après promotion, rétrogradation ou changement d’adhésion, actualisez la session ou reconnectez-vous si l’affichage reste ancien. Ne partagez ni mots de passe ni liens de vérification.
6. Avant un retrait, transmettez le travail et révisez le contenu privé avec son propriétaire autorisé. Retirer une personne ne transfère pas la propriété de l’équipe. Les commandes normales empêchent de retirer le propriétaire ou vous-même.

Voir l’exemple d’invitation avec courriel/rôle · Voir la navigation Équipe

Quatre questions pratiques sur les droits

• « J’ai partagé Sarah; pourquoi Morgan ne voit-il pas sa tâche client? » Morgan doit aussi en être le contact principal. Le partage client seul ne suffit pas pour un membre.
• « J’ai activé toutes les tâches; pourquoi Budgets et le temps d’Alex manquent-ils? » Cette option élargit les tâches internes, pas le rôle, les personnes des feuilles de temps ni Budgets.
• « Je suis administrateur; où est Facturation? » Le propriétaire la gère. Administrateur ne transfère pas le compte d’abonnement.
• « Je possède le cabinet; pourquoi pas les notes privées ou toutes les conversations? » Confidentialité de l’auteur et participation/rôles des conversations restent indépendants de la propriété de l’espace.

Où trouver ce parcours et ses commandes

Ouvrez nom/avatar → Paramètres. L’identité visuelle de l’entreprise règle la présentation du cabinet; Tâches → Notifications concerne les règles de notification des tâches; la rubrique générale des notifications règle vos canaux de réception. Les membres et partages de clients se gèrent séparément dans Équipe.

Les valeurs d’une entreprise précise se modifient dans ses détails. Les définitions de champs partagées se trouvent dans la configuration des champs. Le contenu réutilisable appartient aux modèles. Modifier une de ces surfaces ne modifie pas automatiquement les autres.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Les paramètres sont regroupés en Compte, Communication et Espace de travail. Les sections dépendent du rôle et des fonctionnalités. L’absence de Facturation ou d’une section partagée n’est pas nécessairement une erreur de chargement.

Image de marque

1. Ouvrez votre nom ou avatar, choisissez Paramètres, puis l’identité visuelle de l’entreprise dans le menu. Cette section concerne la présentation du cabinet, pas le profil d’entreprise d’un client.
2. Révisez le nom et le logo du cabinet. Choisissez l’image autorisée et vérifiez les dimensions ou aperçus proposés pour éviter un logo déformé ou illisible.
3. Révisez le pied de page des courriels et son image séparément de votre signature personnelle. Gardez les coordonnées exactes et n’ajoutez pas de renseignements clients à un pied de page commun.
4. Enregistrez la section modifiée et vérifiez son aperçu ou résultat. Revenez par Espace de travail. Changer de catégorie n’enregistre pas automatiquement toutes les sections.

L’image de marque est une présentation partagée, pas votre signature personnelle ni une modification du nom des entreprises clientes. Gardez le logo lisible sur petit écran et le texte fidèle au cabinet.

Notifications et dossiers partagés

Les catégories personnelles comprennent pistes/demandes, avis, téléversements, messages non lus, tâches client terminées, tâches et résultats des rappels selon les options. Le réglage pour aviser tous les membres des téléversements peut proposer de mettre à jour tous les dossiers partagés. Lisez la portée : cela peut toucher plusieurs collègues, pas seulement votre boîte. Ne masquez pas un problème de rappel en désactivant les alertes d’échec.

Rappels par défaut des tâches

Ouvrez votre nom/avatar → Paramètres → Espace de travail → Tâches, puis Notifications. Cette section configure les rappels de tâches, pas leurs responsables, noms ou récurrences par défaut. Révisez l’activation, les rappels avant, le jour même et après la date d’échéance ainsi que leurs destinataires, puis choisissez Enregistrer en bas. Les dates et la récurrence d’une tâche se règlent dans cette tâche. Informez l’équipe avant d’élargir les destinataires.

Configuration des champs

Le chapitre dédié explique les champs intégrés d’entreprise, les champs client et entreprise personnalisés et leur portée globale. Une définition partagée peut toucher les dossiers actuels et futurs. Préférez masquer une colonne à supprimer des données communes pour simplifier une vue.

Facturation et abonnements

Ouvrez Paramètres → Facturation si vous y avez accès. Vérifiez l’abonnement, l’essai ou l’expiration, la périodicité et la gestion d’abonnement. Confirmez prix et conditions dans l’écran réel avant une souscription ou un changement; ce manuel ne fixe pas un tarif permanent. Les crédits de pistes et l’abonnement de l’espace ont des fonctions différentes.

N’utilisez pas paiement, annulation, souscription ou achat de crédits pour explorer : ces actions peuvent avoir un coût. Si un module payant est indisponible, vérifiez le statut et le rôle avec le propriétaire au lieu de créer des comptes en double.

Modifier un réglage partagé avec prudence

1. Déterminez si le réglage est personnel, global ou propre à un dossier.
2. Précisez le changement souhaité et les personnes ou dossiers touchés.
3. Utilisez l’enregistrement et la confirmation adaptés, puis résolvez les erreurs.
4. Rouvrez le réglage et un écran représentatif. Informez l’équipe.

Exemple : distinguer réglage commun et préférence personnelle

La propriétaire met à jour logo et pied de page du cabinet. Examinez l’aperçu et enregistrez avec l’action prévue : cela représente le cabinet, pas le nom légal de chaque entreprise cliente. La signature personnelle de Jordan est distincte et doit être vérifiée dans le message composé.

Jordan souhaite ensuite moins de notifications. Une préférence personnelle et une mise à jour des notifications de tous les dossiers partagés ont des portées différentes. Lisez la confirmation avant d’affecter des collègues. Gardez les alertes d’échec utiles afin qu’une boîte silencieuse ne masque pas un envoi programmé défaillant.

Pour la facturation, examinez l’écran autorisé et les conditions actuelles. Un exemple de manuel n’est pas un tarif permanent. Abonnement, annulation et achat de crédits sont des actions financières, pas des aperçus sans conséquence. Si un module manque, vérifiez rôle, activation et abonnement avec la propriétaire avant de créer un autre compte ou de modifier des données sans rapport.

Trouver le bon groupe de paramètres avant une modification

Ouvrez votre nom/avatar au bout droit de l’en-tête vert, puis Paramètres. Le menu regroupe Compte (profil, Sécurité et Facturation disponible), Communication (Courriel et Notifications) et Espace de travail (image de marque, configuration des champs et tâches selon les accès). Ce sont des groupes internes aux paramètres, pas trois modules du menu Clients. Un sélecteur les remplace sur petit écran.

Exemple : pour la présentation du cabinet dans un courriel client, choisissez Espace de travail → Image de marque. Pour vos alertes personnelles, consultez Communication → Notifications. Pour les rappels par défaut des tâches, choisissez Espace de travail → Tâches → Notifications. Modifier un de ces réglages ne configure pas tous les autres.

Modifier la présentation du cabinet section par section

Dans l’image de marque, utilisez Modifier pour le nom, Téléverser pour le logo, ou le bouton Modifier distinct du pied de courriel. Respectez les commandes d’enregistrement et d’annulation de chaque section. Descendez jusqu’à l’aperçu du courriel pour examiner expéditeur, logo, pied et lisibilité. Cet aperçu n’est pas un essai de livraison.

Nom, logo et pied du cabinet ne sont ni les renseignements légaux d’une entreprise cliente ni une signature personnelle. N’utilisez pas le pied commun pour renommer Maple Grove Design Ltd. ou inclure les données privées d’un client dans toutes les notifications.

Configurer les rappels par défaut et leurs destinataires

1. Dans les paramètres, choisissez Espace de travail → Tâches, puis Notifications.
2. Révisez Notification générale. Son activation commande les notifications automatiques configurées ici; ce n’est ni le statut terminé ni un champ de date.
3. Choisissez les rappels avant échéance : 30, 7 ou 1 jour avant, le jour même ou le nombre personnalisé. Révisez séparément les rappels après échéance : 30, 7 ou 1 jour après, ou un nombre personnalisé. Saisissez un nombre de jours valide pour une option personnalisée.
4. Descendez à Qui notifier. Révisez séparément responsables, créateur, tous les membres, administrateurs et propriétaire. Une audience large dépasse les personnes qui exécutent la tâche.
5. Choisissez Enregistrer en bas, résolvez les erreurs, puis rouvrez la section pour vérifier calendrier et audience enregistrés.

Exemple : un rappel avant échéance avertit les personnes concernées qu’une révision approche; celui d’après échéance sert à une relance distincte si le travail reste ouvert. N’activez pas toutes les audiences simplement pour être certain que quelqu’un soit prévenu. Ces valeurs ne créent pas de tâche, ne choisissent pas son responsable ou sa date légale, ne configurent pas sa récurrence et ne prouvent pas la réception d’un courriel. Révisez au besoin les notifications propres à la tâche.

Distinguer les canaux et les changements de grande portée

Communication → Notifications sépare courriels et préférences dans l’application, dont la cloche et les fenêtres contextuelles proposées. Courriel, alerte dans l’application, sourdine d’une conversation et rappel par défaut d’une tâche restent distincts. Lisez les confirmations de dossiers partagés : appliquer un choix à tous ces dossiers dépasse celui affiché. Facturation et abonnement peuvent créer un engagement financier; leur modification exige le rôle et l’approbation appropriés.

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Ne supposez pas que tous les Paramètres sont réservés à propriétaire/administrateur. Sécurité, connexions courriel et réception appartiennent à chaque utilisateur; l’identité visuelle actuelle est personnelle dans l’équipe. Configuration intégrée du profil d’entreprise et rappels d’équipe sont proposés via les paramètres activés, y compris à un membre; coordonnez les changements qui affectent le fonctionnement partagé.

En revanche, définitions personnalisées client/entreprise, bibliothèques d’étiquettes/statuts, rôles/taux employés et accès aux racines Interne possèdent des restrictions propriétaire/administrateur. La facturation est réservée au propriétaire. Pour les rappels, destinataires administrateurs et propriétaire sont des choix distincts; activez les deux si nécessaire, ou un autre groupe approprié. Recevoir un rappel n’élargit pas l’accès aux dossiers.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions

Où trouver ce parcours et ses commandes

Ouvrez nom/avatar → Paramètres → Configuration des champs. Les trois sélecteurs distinguent les champs du profil d’entreprise, les champs personnalisés d’entreprise et ceux du client. Choisissez la portée avant de créer, activer ou réorganiser une définition.

Pour renseigner un seul client, ouvrez sa vue d’ensemble → renseignements → modification, ou la section appropriée de l’assistant. Pour une entreprise, ouvrez ses détails → modification de l’entreprise. Les paramètres du tableau des entreprises proposent aussi un raccourci vers la configuration; afficher une colonne ne crée pas un nouveau champ.

Les questions propres à une liste se configurent dans Modèles → Listes personnelles/Listes d’entreprise, et non automatiquement dans les bibliothèques des profils clients ou entreprises.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

1) Ce qu'est la configuration des champs entreprise

2) Champs du profil entreprise (intégrés)

3) Inscriptions et obligations fiscales (declencheurs de flux)

4) Configuration des formulaires fiscaux et de paie

5) Synchronisation des adresses (Client ↔ Entreprise)

6) Champs personnalisés dans le formulaire Créer/Modifier entreprise

7) « Appliquer a toutes les entreprises » vs champs propres a une entreprise (règle critique)

8) Modifier, ordonner et supprimer des champs personnalisés

9) Paramètres de tableau : masquer des colonnes a tout moment

10) Flux recommandes et bonnes pratiques

11) Champs personnalisés dans les modèles d'impôt personnel (même idee, autre emplacement)

Identifier trois portées avant de modifier

Définition : ce que l’équipe recueille, le type et les dossiers visés. Valeur : la réponse d’un client ou d’une entreprise. Visibilité du tableau : l’affichage d’un champ disponible comme colonne. Masquer une colonne ne supprime pas le champ; renommer sa définition ne modifie pas seulement la réponse d’un client.

Les champs client ont leur configuration propre

Paramètres → Configuration des champs comprend aussi les champs personnalisés client. Définissez-les à cet endroit, puis remplissez leurs valeurs dans Détails supplémentaires du client. Ne créez pas un champ d’entreprise pour décrire une personne et n’associez pas une colonne d’importation client à un champ d’entreprise simplement parce que les libellés se ressemblent.

Choisir le type selon la vraie valeur

• Texte : identifiants ou descriptions courtes, y compris les valeurs dont les zéros initiaux comptent.
• Zone de texte : explications longues.
• Date : date réelle, pas une période vague ou une interprétation devinée.
• Nombre : quantités numériques, pas numéros de téléphone ou identifiants à préserver.
• Case à cocher : condition vraie/fausse. Non coché, inconnu et sans objet ne signifient pas toujours la même chose; choisissez un champ plus clair au besoin.