Listes de controle Entreprises

Où trouver ce parcours et ses commandes

La page de suivi regroupé se trouve dans Clients → Listes de vérification. Utilisez la recherche, les filtres et les vues de statut pour retrouver une demande envoyée. Ouvrez cette demande pour consulter réponses, pièces, progression et activité. Ce suivi est différent de la modification d’un modèle réutilisable.

Pour une entreprise précise, ouvrez profil client → Entreprises → nom de l’entreprise → Listes de vérification → envoi d’une liste d’entreprise. Vérifiez le client, l’entreprise, le courriel du destinataire, le modèle et l’option de notification à la réception. Annuler ferme le brouillon sans envoyer de courriel.

Les questions réutilisables se modifient dans Modèles → Listes d’entreprise. La fiche de suivi du cabinet et le questionnaire reçu par courriel sont deux écrans distincts; consulter le suivi ne remplit pas le questionnaire à la place du client.

Propriétaire, administrateur et membre : accès, restrictions et exceptions de ce chapitre

Voir les captures actuelles de ce chapitre

Ou trouver les listes de contrôle Entreprise

A quoi servent les listes de contrôle Entreprise

Étape 1 : Créer ou ouvrir l'entreprise du client

Étapes

1. Ouvrez d’abord le bon client. Allez à Clients → Tous les clients, utilisez la recherche au-dessus du tableau, puis cliquez sur le nom de la personne. Vérifiez le nom affiché en haut du profil.
2. Ouvrez l’espace des entreprises. Choisissez Entreprises dans les onglets du profil client, et non dans le répertoire global. Les entreprises existantes possèdent leurs propres onglets. Utilisez Ajouter une entreprise à côté de ces onglets.
3. Si l’entreprise existe déjà, sélectionnez son nom au lieu d’en créer une copie. Dans les sections de l’entreprise choisie, ouvrez Listes. Confirmez le client et l’entreprise avant de préparer une demande.
4. Utilisez la commande d’envoi de liste d’entreprise pour ouvrir le formulaire. Choisissez le modèle et révisez le destinataire, l’objet et le message. Ouvrir ce formulaire n’envoie pas le courriel.

Ce que cela fait

Cela crée l'espace entreprise ou la soumission de liste de contrôle, les documents, les tâches et les activités futures sont centralises.

Étape 2 : Envoyer une liste de contrôle au client

Dans l'onglet Listes de contrôle de l'entreprise, cliquez sur Envoyer la liste de contrôle .

Ce que contient la fenêtre

• Courriel client*
• Sélectionner modèle*

Vous pouvez aussi previsualiser le modèle sélectionné avant envoi.

Ce que fait l'envoi

• Bookwits envoie au client un lien vers la liste de contrôle
• Le client la remplit en ligne
• Vous êtes notifie des qu'elle est soumise

Important : le client n'a pas besoin d'un compte Bookwits pour remplir la liste de contrôle.

Choisir un modèle (et le previsualiser)

Ce qu'il y a dans un modèle de liste de contrôle entreprise

Les modèles sont construits avec des sections , et chaque section contient les champs que le client remplit.

Exemples de sections

Informations de base de l'entreprise

Collectez les détails de base nécessaires pour démarrer la comptabilité et le travail fiscal.

Nom légal de l'entreprise* Nom d'exploitation Numéro d'entreprise (NE)* Date de constitution Adresse d'entreprise enregistrée

---

Logiciel comptable

Logiciel comptable actuel Applications connectées

---

Systèmes de ventes et revenus

Saisissez les systèmes point de vente, outils ecommerce et plateformes de facturation.

---

Informations paie

Recueillez le logiciel paie, le nombre d'employés et la fréquence de paie.

---

Documents et stockage des dossiers

Indiquez ou sont stockes reçus, pièces justificatives et fichiers financiers.

---

Préférences de tenue de livres

Recueillez les préférences de flux de travail et ce que l'équipe doit savoir avant le début de l'intégration.

Ajouter et personnaliser des champs dans les modèles

Dans une section de modèle, utilisez les Champs personnalisés pour ajouter les questions que vous voulez poser au client.

Texte Zone de texte Date Nombre Case a cocher Oui/Non Logique conditionnelle Note

Configuration typique

• Nom du champ personnalisé
• Type de champ
• Champ obligatoire ou non
• Placement dans la bonne section

Gardez les modèles concis. Demandez seulement les informations vraiment nécessaires pour démarrer le mandat correctement.

Logique conditionnelle - rendre les listes de contrôle plus intelligentes et plus courtes

La logique conditionnelle permet a votre liste de contrôle de s'adapter en temps réel selon les réponses du client. Au lieu d'afficher toutes les questions a tout le monde, le formulaire affiche seulement les champs, sections ou messages d'arrêt pertinents lorsque certaines conditions sont remplies.

Comment fonctionne la logique conditionnelle

Elle suit des règles simples « SI → ALORS » :

• SI = la condition (ex. réponse à une question Oui/Non ou une liste déroulante précédente)
• ALORS = l'action (le plus courant : afficher/masquer un champ, une section, ou arrêter le formulaire plus tot)

Vous pouvez créer des règles a différents niveaux :

• Niveau racine (haut de la liste de contrôle)
• Niveaux imbriques / personnes à charge (règles qui s'appliquent seulement si une condition parente est vraie)

Exemples de liste de contrôle fiscale

• SI « Avez-vous utilise nos services pour produire votre déclaration personnelle l'an dernier ? » EST Oui
  ALORS Afficher la question suivante sur les changements de cette année
• SI « Une information personnelle a-t-elle change ? » EST Non
  ALORS Afficher un message d'arrêt et terminer la liste de contrôle plus tot (aucune info supplémentaire requise)
• SI « État matrimonial » = Marie(e) ou Conjoint(e) de fait
  ALORS Afficher la case de consentement du conjoint + les champs d'information du conjoint

Avantages : formulaires plus courts, meilleur taux d’achèvement, moins de frustration client et données plus propres (seules les réponses utiles sont collectees).

Recherchez l'option ou le bouton Logique conditionnelle lors de l'modification des champs ou sections : cela permet de créer ces règles dynamiques visuellement.

Ou gérer les modèles de liste de contrôle entreprise

Allez dans : Modèles → Listes de contrôle entreprise

Depuis cet écran, vous pouvez

• Créer de nouveaux modèles de liste de contrôle entreprise
• Modifier les modèles existants
• Supprimer les modèles devenus inutiles

Considerez ceci comme votre bibliothèque réutilisable d'intégration entreprise.

Ce qui se passe quand le client complète la liste de contrôle

1. Vous êtes notifie Une fois la liste de contrôle soumise, votre équipe peut revoir les informations complétées dans Bookwits.
2. La liste de contrôle complétée apparaît dans la fiche entreprise Ouvrez le client, allez dans l'entreprise, puis ouvrez Listes de contrôle pour voir les réponses regroupées par section.
3. Votre équipe peut revoir les détails d'intégration au même endroit Cela facilite le démarrage de la tenue de livres, de la configuration fiscale, de la migration logicielle ou d'autres flux de travail du cabinet sans fouiller les courriels.

Meilleurs cas d'usage des listes de contrôle entreprise

Bonnes pratiques (quoi faire en premier)

Choisir le bon outil de collecte

Une liste de contrôle d’entreprise recueille des renseignements structurés par un lien. Ce n’est ni une liste interne de tâches ni une tâche client. Choisissez d’abord l’entreprise, puis le modèle adapté à sa situation. Un modèle d’impôts personnels ne convient pas simplement parce que le courriel de contact est le même.

Utiliser la vue regroupée des listes de contrôle

Clients → Listes de contrôle rassemble les formulaires d’entreprise et d’impôts personnels. Recherchez une liste, un client ou un courriel, puis combinez avec les filtres de type, client/entreprise et statut. Les statuts actuels sont En cours, Terminé, Expiré et Annulé. Ouvrez un dossier pour vérifier le destinataire, l’entité liée, les dates de création, modification et expiration, les réponses et l’activité.

Avant l’envoi et après la réception

1. Confirmez le client, l’entreprise, le courriel et le modèle. L’envoi nécessite un modèle utilisable avec du contenu activé; un modèle vide n’est pas un formulaire prêt à l’emploi.
2. Prévisualisez les champs obligatoires et les branches conditionnelles. Un champ masqué par une condition ne constitue pas une question affichée et ignorée par tous les clients.
3. Envoyez seulement après vérification du courriel. Consultez ensuite le dossier et son activité.
4. Après soumission, révisez les réponses et les pièces justificatives. Résolvez les contradictions avant de mettre à jour l’entreprise ou de commencer le travail lié.

Gérer une liste existante

Les actions proposées comprennent le renvoi, la copie du lien, la duplication, l’annulation et la suppression, selon le dossier et les permissions. Le lien donne accès au formulaire : transmettez-le en privé au bon destinataire, jamais dans une note publique. La duplication crée une demande distincte; elle ne corrige pas la réponse originale sur place. Lisez les confirmations et conservez les dossiers nécessaires.

Pour le client : ouvrez le lien reçu, confirmez l’entreprise, lisez les sections et répondez aux questions affichées. Corrigez les validations et terminez la soumission. Ce formulaire par lien ne nécessite pas de compte Bookwits complet. Si le lien est expiré ou annulé, demandez un remplacement au professionnel plutôt que de créer un compte sans rapport avec la demande.

Exemple : recueillir les renseignements d’entreprise sans tout redemander

Pour intégrer Thompson Consulting, choisissez une liste qui correspond à l’entreprise. Examinez logiciels comptables, ventes, paie et stockage. Si un suivi concerne seulement les employeurs, utilisez la structure conditionnelle pour ne pas obliger une entreprise sans paie à inventer un nombre d’employés.

Prévisualisez les deux branches : le suivi pertinent doit apparaître avec la bonne réponse et l’autre parcours rester compréhensible. Un champ obligatoire doit représenter une information réellement nécessaire aux personnes qui le voient. Ne rendez pas une question spécialisée universellement obligatoire pour éviter des espaces vides.

Après la soumission de Sarah, ouvrez la liste propre à cette entreprise et lisez les sections. Si elle indique une paie sous-traitée alors qu’un champ suggère aucune obligation de paie, clarifiez le sens plutôt que d’écraser une valeur. Vérifiez les pièces, consignez la décision et créez le suivi manquant. La liste terminée prouve une réponse, pas l’exécution du paramétrage comptable.

Exemple à l’écran : comprendre les questions d’entreprise

Cet extrait réel de l’éditeur regroupe nom légal, nom commercial, numéro d’entreprise et date de constitution sous Basic Company Information. La note explique le but de la collecte. Le nom légal identifie l’entité; le nom commercial peut différer. Les marques obligatoires correspondent à ce modèle, pas à une règle imposant les mêmes questions à toutes les listes.

Crayon, ajout, déplacement et suppression servent à concevoir le modèle. Le client n’a pas à reconstruire le formulaire. Prévisualisez sa vue, vérifiez les questions obligatoires et rédigez une note assez claire pour qu’une personne débutante sache quel renseignement ou document consulter.

Exemples d’écrans actuels de l’application

Propriétaire, administrateur et membre : droits pour ce parcours

Le travail employé sur une liste suit l’accès au client/à l’entreprise; un membre ne voit pas automatiquement les clients non partagés d’un collègue. Propriétaire/administrateur ont une portée client élargie. Le lien d’un destinataire ouvre un parcours externe, pas une adhésion à l’équipe. Créer un modèle, envoyer, lire une réponse et ouvrir une note privée liée sont des actions et accès différents.

Comparer les rôles employés, restrictions et exceptions