Fonds non déposés : pourquoi un dépôt regroupe plusieurs paiements clients
Suivez trois paiements clients jusqu’au dépôt bancaire. Voyez pourquoi un dépôt n’est pas une autre vente et comment vérifier les montants encore en attente.
Trois clients ont payé leurs factures, mais le relevé bancaire montre un seul dépôt. Ce n’est pas nécessairement une erreur. Un dépôt peut réunir plusieurs encaissements, et un compte de fonds non déposés permet de conserver le lien entre chaque paiement et le montant global versé à la banque.
Les fonds non déposés forment un compte de passage : un endroit temporaire où inscrire les paiements avant de les transférer au compte bancaire dans les livres. Ce n’est pas un autre compte de ventes. Utilisez-le seulement s’il correspond à votre façon de recevoir et de déposer l’argent. Un paiement déjà inscrit directement au bon compte bancaire ne doit pas y passer de nouveau. Cela pourrait ajouter du travail ou créer un doublon.
Suivre les encaissements avant le dépôt
Prenons trois paiements clients fictifs de 430 $, 570 $ et 250 $. Supposons que les factures et les taxes de vente applicables ont déjà été comptabilisées, que les paiements règlent ces factures et qu’aucuns frais de traitement ni montants retenus ne s’appliquent.
Ces paiements ajoutent 1 250 $ aux fonds non déposés. Ils réduisent aussi de 1 250 $ les comptes clients, c’est-à-dire les sommes que ces clients doivent encore. Ils ne créent pas 1 250 $ de ventes supplémentaires. Dans cet exemple, les factures ont déjà enregistré les ventes. Vous détenez maintenant les paiements plutôt que le droit de les recevoir.
Conservez le lien entre le paiement, le bon client et la bonne facture. Deux clients peuvent verser le même montant : le montant seul constitue donc une preuve insuffisante pour choisir un encaissement.
Regrouper le dépôt réellement reçu par la banque
Le lundi, l’entreprise dépose ensemble seulement les paiements de 430 $ et de 570 $. Le dépôt s’élève à 1 000 $. L’écriture transfère 1 000 $ des fonds non déposés au compte bancaire. Le solde de passage de 250 $ représente le paiement encore détenu en vue d’un dépôt ultérieur.
| Événement | Augmentation | Diminution | Solde de passage |
|---|---|---|---|
| Trois paiements enregistrés | 1 250 $ | 0 $ | 1 250 $ |
| Dépôt du lundi | 0 $ | 1 000 $ | 250 $ |
| Dépôt ultérieur du dernier paiement | 0 $ | 250 $ | 0 $ |
Lorsque la banque indique le dépôt de 1 000 $, rapprochez-le du dépôt déjà enregistré selon la procédure du système comptable. Ne classez pas cette ligne bancaire comme une nouvelle vente après avoir saisi les factures et les paiements. Le deuxième dépôt suit la même logique lorsque le dernier encaissement parvient à la banque.
Distinguer le compte de passage du décalage bancaire
Un paiement encore dans vos mains diffère d’un dépôt déjà inscrit au compte bancaire dans vos livres. Si ce dépôt n’apparaît pas encore à la banque, c’est un dépôt en transit. Vous expliquez ce décalage quand vous comparez les livres au relevé bancaire. Dans les deux cas, il ne faut pas inventer un revenu pour régler l’écart.
Conservez le bordereau ou les pièces qui détaillent les encaissements regroupés, ainsi que la confirmation bancaire lorsqu’elle est disponible. Les dates, montants et références doivent former un ensemble cohérent. Ne regroupez pas des dépôts sans lien simplement parce que leur somme correspond par hasard à une ligne bancaire.
Un fournisseur de paiements par carte peut déduire des frais, des remboursements ou une réserve avant de vous verser l’argent. Il faut alors vérifier le détail du versement. Notre exemple de 1 250 $ ne comporte aucun de ces ajustements. Si la banque reçoit moins que le paiement du client, ne supposez pas que l’écart est une charge à retirer des fonds non déposés.
Expliquer les anciens soldes avant de les retirer
- Retrouvez le paiement précis derrière le solde, le client et la date d’origine.
- Vérifiez s’il attend vraiment un dépôt, s’il a été retourné ou s’il appartient à un autre dépôt.
- Cherchez une écriture bancaire en double ou un dépôt saisi sans sélectionner le paiement existant.
- Révisez la correction et ses effets sur les comptes clients, le rapprochement bancaire et les taxes de vente.
Un solde négatif peut aussi indiquer un dépôt saisi sans l’encaissement correspondant ou une autre erreur d’écriture. Ne supprimez pas des paiements valides uniquement pour obtenir zéro. Corrigez l’erreur identifiée en préservant la piste de vérification.
Bookwits aide le cabinet à demander les pièces de dépôt et à attribuer l’enquête. Il ne tient pas le compte de passage et ne rapproche pas les opérations d’un flux bancaire. L’objectif comptable reste simple : chaque montant restant doit représenter un élément réel et explicable, non un écart inexpliqué reporté de mois en mois.