Versements Shopify ou Stripe : comment vérifier un dépôt bancaire
Reliez un versement aux ventes, taxes, remboursements et frais. Une feuille de calcul simple aide à expliquer le dépôt et les écarts de dates.
Un dépôt de fournisseur de paiements est souvent inférieur aux paiements clients qui le composent. Le comptabiliser directement comme ventes peut masquer les frais, sous-évaluer les revenus et faire perdre le suivi des taxes. Il manque alors un rapprochement entre l'activité du fournisseur et le montant transféré à la banque.
Ces vérifications peuvent servir avec différents fournisseurs de paiements. Ce n'est pas un guide des écrans Shopify. Shopify Payments et un compte Stripe distinct ne sont pas le même service. Utilisez les rapports, les termes et les règles du compte qui a réellement traité vos paiements.
1. Identifier le compte, la devise et le versement
Partez d'un dépôt bancaire et de la référence du versement correspondant. Confirmez l'entité juridique, le compte fournisseur, la devise de règlement et le compte bancaire destinataire. Des dates proches ou des montants identiques ne prouvent pas que deux écritures vont ensemble.
Distinguez quatre dates lorsqu'elles sont disponibles : la date de l'opération client, la disponibilité des fonds, la date du versement et l'inscription bancaire. Un versement peut regrouper plusieurs journées de ventes; les dernières ventes du mois peuvent être réglées le mois suivant.
Les calendriers, réserves et délais varient selon le fournisseur, le pays et la situation du compte. Vérifiez les renseignements réels au lieu de supposer un nombre fixe de jours entre la vente et le dépôt. Un règlement valide mais retardé ne constitue pas un revenu manquant simplement parce que la banque ne l'a pas encore reçu.
2. Réunir les pièces qui expliquent le dépôt
Obtenez le détail du versement et la liste des opérations qui le composent. Gardez les identifiants, les montants, la devise, les frais, les remboursements, les contestations et les changements au solde du fournisseur. Conservez aussi les documents de vente qui distinguent les revenus des taxes.
Une capture sommaire peut montrer le total sans sa composition. Conservez un export ou un rapport permettant de retracer les lignes. Évitez de combiner des rapports ayant des fuseaux horaires, des statuts ou des filtres de dates différents, puis de classer l'écart comme frais inexpliqués.
- Séparer les paiements réussis des tentatives en attente ou échouées.
- Distinguer un remboursement client d'une annulation de versement.
- Identifier séparément les retenues et les libérations de réserve.
- Séparer les montants en devise étrangère des montants de règlement convertis.
Protégez les renseignements donnant accès aux comptes. Le rapprochement exige des références et des pièces comptables, pas des mots de passe ni des copies non restreintes des données de paiement des clients.
3. Passer des paiements clients au dépôt bancaire
Ce versement est entièrement fictif. Le rapport distingue 3 640 $ de ventes avant taxes et 312 $ de taxes de vente, soit 3 952 $ de paiements clients. Les taxes représentent un total supposé tiré des pièces, pas un exemple de taux universel.
| Élément | Variation | Montant courant |
|---|---|---|
| Paiements clients | +3 952 $ | 3 952 $ |
| Remboursement : vente de 180 $ et taxes de 15 $ | −195 $ | 3 757 $ |
| Frais de traitement | −89 $ | 3 668 $ |
| Nouvelle retenue de réserve | −120 $ | 3 548 $ |
| Libération d'une réserve antérieure | +45 $ | 3 593 $ |
| Dépôt bancaire attendu | Aucun autre changement | 3 593 $ |
Le calcul est de 3 952 $ − 195 $ − 89 $ − 120 $ + 45 $ = 3 593 $. Après le remboursement, les ventes avant taxes sont de 3 460 $ et les taxes de 297 $. Leur somme est de 3 757 $, avant les frais et les mouvements de réserve.
La retenue de 120 $ n'est pas automatiquement une charge, et la libération de 45 $ n'est pas une nouvelle vente. Elles doivent être reliées au solde pertinent du fournisseur. Une contestation peut aussi comprendre plusieurs événements; une retenue temporaire n'est pas nécessairement une perte définitive.
4. Rapprocher le compte de transit, pas seulement le dépôt
Un compte de transit est un compte temporaire dans vos livres. Il peut relier les ventes déjà inscrites à l'argent que le fournisseur envoie plus tard. Selon votre méthode comptable, son solde montre les montants encore à transférer ou à expliquer. Vérifiez le fonctionnement de ce compte avant d'inscrire des ajustements.
Si les ventes et l'activité connexe sont déjà enregistrées, le dépôt de 3 593 $ transfère généralement une valeur du compte de transit approprié à la banque. Inscrire de nouveaux revenus de 3 593 $ compterait les ventes deux fois. Importer les frais par deux sources peut aussi doubler la charge.
Examinez le solde reporté après le versement. Il peut comprendre des opérations non réglées et des réserves plutôt qu'une erreur. Le solde initial, plus l'activité comptabilisée, moins les transferts doit expliquer le solde final, avec des pièces pour chaque composante.
Suivez séparément les comptes de fournisseurs de paiements et les devises si les regrouper masque les détails. Un total peut sembler juste même si un compte est trop élevé et un autre trop bas.
5. Examiner les écarts dans un ordre constant
- Périmètre : même compte, devise, référence et base de dates?
- Exhaustivité : remboursements, contestations, frais ou ajustements manquants?
- Doublons : import répété, rapprochement bancaire répété ou vente en double?
- Dates : activité en attente ou inscription bancaire dans une autre période?
- Conversion : devise de règlement, frais de change ou arrondis?
Comparez les identifiants avant de changer les montants. Deux paiements distincts peuvent avoir la même valeur. Ne radiez pas automatiquement un petit écart : déterminez d'abord s'il s'agit d'un arrondi ou d'une opération manquante aux conséquences plus larges.
Si le fournisseur indique un versement terminé mais que le dépôt est introuvable, conservez la référence et utilisez sa procédure de suivi officielle. N'inventez pas une réception bancaire pour forcer la concordance.
6. Terminer par une révision et un suivi
Gardez les filtres et les dates du rapport, la feuille de calcul, la référence du versement, le dépôt correspondant et l'explication du solde restant. Confiez chaque question non résolue à une personne qui fera le suivi. Revenez-y quand vous terminerez les livres de la période suivante. Attendre rend souvent les vieux écarts plus difficiles à expliquer.
Bookwits peut coordonner les demandes de documents, les tâches de révision et les suivis. Il ne se connecte pas aux réseaux bancaires et ne rapproche pas automatiquement les versements Shopify ou Stripe. Les écritures et les rapports demeurent dans leurs systèmes respectifs.
Effectuez ensuite le rapprochement bancaire habituel. Faire correspondre le dépôt net est nécessaire, mais ne prouve pas à lui seul que les revenus, les frais, les taxes et les soldes non réglés sont correctement comptabilisés.
Questions fréquentes
Faut-il comptabiliser chaque dépôt de fournisseur de paiements comme une vente?
Pas si les ventes sous-jacentes sont déjà enregistrées. Le dépôt peut régler un compte de transit. Examinez la configuration pour ne ni omettre ni doubler les revenus.
Pourquoi un versement peut-il chevaucher la fin du mois?
Le client peut payer à une date, l'argent devenir disponible à une autre, puis le versement et le dépôt arriver plus tard. Les rapports du fournisseur aident à expliquer les montants encore attendus et à inscrire les opérations dans la bonne période comptable.
Les fonds en réserve sont-ils toujours des frais de traitement?
Non. Une retenue peut correspondre à des fonds conservés par le fournisseur plutôt qu'à des frais ou à une perte définitive. Suivez sa nature et sa libération ou son autre résolution avec les pièces justificatives.