COMMENT UTILISER BOOKWITS DOCUMENTS DEBUTANT

Guide du module Documents

Le module Documents est l'endroit ou vous stockez, organisez et partagez les fichiers clients dans une structure de dossiers claire, afin d'eviter les pieces eparpillees entre courriels, dossiers locaux et liens disperses.

Comment utiliser Bookwits

9 min de lecture

A quoi sert « Documents » (version simple)

Utilisez Documents pour :

Conserver tous les fichiers clients dans un endroit securise
Partager des dossiers avec les clients via le portail
Controler ce que les clients peuvent voir (ou non)
Eviter les boucles « pouvez-vous renvoyer ce PDF ? » et « ou dois-je televerser ? »

Dans Bookwits, les documents sont generalement organises autour des Entreprises (travail par entite) et des Annees d'impot personnel (travail T1 par annee).

Creation de dossiers dans Bookwits (automatique + manuelle)

Dossiers automatiques

Les dossiers sont crees automatiquement quand vous :

Ajoutez une Entreprise
Ouvrez une nouvelle Annee d'impot personnel

Dossiers manuels

Vous pouvez aussi creer des dossiers manuellement a tout moment selon le processus de votre cabinet.

Exemples courants de dossiers manuels

Depots client Mission / Administration Papiers de travail Depose / Finalise CRA / NOA Payroll / T4s

Utilisez la meme structure de dossiers pour tous les clients afin que l'equipe (et les clients) sache toujours ou deposer les fichiers.

Televersement de documents (flux de travail de base)

Allez dans le bon contexte client (Entreprise ou Annee d'impot personnel).
Televersez les fichiers dans le bon dossier/sous-dossier.
Utilisez des noms de fichiers coherents (pour retrouver rapidement les fichiers plus tard).

Exemple de nommage

                        2025_T4_Sarah_Thompson.pdf
                        2025_Interest_T5_Sarah_Thompson.pdf
                        2025_Corp_YearEnd_Workpapers.pdf
                      

Le nommage, c'est la recherche. Si les noms sont coherents, vous trouverez les documents en quelques secondes.

Partager un dossier avec votre client (acces Portail client)

Le partage donne a votre client un acces portail aux dossiers que vous choisissez.

Etapes

Ouvrez le dossier a partager.
Cliquez sur Gerer l'acces.
Entrez le courriel du client.
Choisissez le role : Voir (lecture seule) ou Administrateur (niveau d'acces plus eleve selon vos autorisations).
Envoyez l'invitation.

Ce qui se passe ensuite (important pour debutants)

Le client recoit une invitation par courriel.
Il doit s'inscrire (creer son compte portail) avant d'acceder aux dossiers partages.
Il verra une vue type dossier limitee a ce que vous avez partage.

Partager seulement certains fichiers ou sous-dossiers Vous n'avez pas a tout partager. Vous pouvez partager seulement un sous-dossier precis (ex. « Depots client ») ou des fichiers precis (ex. lettre de mission).

Commencez de facon restrictive (seulement ce dont le client a besoin), puis elargissez l'acces si necessaire.

Copier et deplacer des dossiers/fichiers (organiser sans reteleverser)

Deplacer Utilisez Deplacer quand un element a ete televerse au mauvais endroit et doit etre relocalise.

« Depots client » → « Papiers de travail »
« Reçus » → « Depose / Finalise »

Copier Utilisez Copier quand le meme fichier doit exister a plusieurs endroits.

PDF final requis dans « Depose / Finalise » et « Support fin d'annee »

Une structure de dossiers propre reduit les relances et facilite le passage de relais entre taches.

Previsualiser un fichier sans telechargement

Vous pouvez consulter le contenu sans telecharger :

Cliquez sur le nom du fichier
Un panneau de previsualisation s'ouvre (souvent a gauche)

Utile pour verifier rapidement

« Est-ce le bon feuillet ? »
« Est-ce la version signee ? »
« La date correspond-elle a l'annee fiscale ? »

Documents depuis un profil client

Vous pouvez acceder aux documents directement depuis le profil client, filtres selon ce sur quoi vous travaillez.

Vue documents entreprise Affiche seulement les dossiers/fichiers de l'entreprise selectionnee.

Vue documents annee d'impot personnel Affiche seulement les dossiers/fichiers de l'annee fiscale selectionnee.

La liste de controle d'impot personnel cree des dossiers supplementaires automatiquement

Quand vous utilisez la liste de controle Fichiers client - Impot personnel, Bookwits cree des dossiers comme :

Autre documentation Reçus Feuillets T

Vous n'avez pas besoin de chercher dans tout le module Documents : Bookwits limite automatiquement a l'entreprise ou a l'annee fiscale en cours.

Securite et stockage (Azure + chiffrement)

Les fichiers sont stockes de facon securisee dans le cloud avec Microsoft Azure et sont chiffres.

Ce que cela signifie pour les clients

Les fichiers ne restent pas sur l'ordinateur d'une personne
L'acces est controle via permissions/roles de dossiers
Le partage se fait via le portail au lieu des pieces jointes courriel

Configuration recommandee (simple et efficace)

Si vous voulez une base qui fonctionne pour la plupart des cabinets, utilisez cette structure et gardez-la coherente.

Pour chaque entreprise

Depots client
Papiers de travail
Depose / Finalise

Pour chaque annee d'impot personnel

Feuillets T
Reçus
Autre documentation
Depose / Finalise

Coherence = vitesse. Votre equipe ira plus vite avec moins d'erreurs et moins de relances client.