Le compte d’actionnaire : qui doit de l’argent à qui?

Transférer de l'argent entre une société et son propriétaire ne rend pas cet argent non imposable. Appeler l'opération un « prêt » ne règle pas non plus son traitement juridique ou fiscal. Le compte d'actionnaire suit les sommes dues entre les parties. Son utilité dépend des pièces qui expliquent chaque écriture.

Une société est juridiquement distincte de son propriétaire. Sortir son argent n'est donc pas la même chose qu'un retrait personnel dans une entreprise individuelle. Demandez-vous d'abord à qui appartenait l'argent, à quoi servait le paiement et qui doit maintenant rembourser qui.

Lire le solde du point de vue de la société

Dans les livres de la société, un solde créditeur d'un compte de sommes dues à un actionnaire signifie généralement que la société lui doit de l'argent. Un solde débiteur signifie généralement que l'actionnaire doit de l'argent à la société. Certains systèmes séparent la créance à l'actif et la dette au passif; confirmez le libellé et la convention de présentation.

Si le propriétaire prête de l'argent à la société, celle-ci débite son compte bancaire et crédite la somme due à l'actionnaire. Un remboursement ultérieur par la société débite ce solde et crédite la banque.

Si la société avance des fonds à usage personnel et qu'une créance est comptabilisée de façon appropriée en attendant la révision, elle débite le compte d'actionnaire et crédite la banque. Un remboursement par l'actionnaire crédite le compte d'actionnaire et débite la banque.

Un signe moins ne suffit pas à interpréter un rapport. Vérifiez si le logiciel présente les passifs en positif, les crédits en négatif ou des comptes distincts de sommes à recevoir et à payer. Documentez la convention avant d'expliquer le solde.

Les questions à poser avant d'inscrire un paiement

1. S'agit-il d'un achat d'entreprise justifié, payé personnellement? Examinez la facture, le motif commercial et les taxes. La société peut devoir rembourser le propriétaire.
2. La société rembourse-t-elle une dette existante justifiée? Retracez le solde initial et le paiement plutôt que de présumer que tout retrait est admissible.
3. S'agit-il d'un salaire approuvé ou d'un dividende déclaré? Utilisez les documents et comptes de paie ou de dividendes appropriés.
4. Des fonds sont-ils avancés pour un usage personnel? Réunissez les faits et signalez le prêt ou l'avantage potentiel pour examen professionnel.

Ces questions aident à réunir les bonnes pièces. Elles ne permettent pas de choisir le traitement fiscal le plus facile. On ne peut pas faire d'un virement un dividende simplement pour éviter les retenues sur la paie. Une facture n'est pas une dépense d'entreprise uniquement parce que la société l'a payée.

Pour un achat à usage commercial et personnel, séparez les composantes avec des pièces justifiables. Conservez la facture et l'explication plutôt que de verser tout le montant dans un solde d'actionnaire indifférencié.

Un exemple original passant du crédit au débit

Une société fictive doit 2 100 $ à son actionnaire Leila au début de la période, selon ses pièces. Leila reçoit ensuite 5 700 $ pour un usage personnel, puis rembourse 1 250 $ à la société. Supposons que ces mouvements sont suivis temporairement dans un compte unique pendant leur révision.

Solde fictif du compte d'actionnaire dans les livres de la société

Événement	Mouvement du compte	Solde courant
Somme initiale justifiée due à Leila	Crédit initial	2 100 $ créditeur
La société verse 5 700 $ à Leila	Débit de 5 700 $	3 600 $ débiteur
Leila rembourse 1 250 $	Crédit de 1 250 $	2 350 $ débiteur

Le solde débiteur final est de 5 700 $ − 2 100 $ − 1 250 $ = 2 350 $. Leila doit maintenant cette somme à la société. Les premiers 2 100 $ ont réduit une dette justifiée envers elle; l'excédent n'était pas automatiquement un autre remboursement.

Des écritures équilibrées ne prouvent pas un traitement fiscal acceptable. Les dates, le motif, les modalités et les faits environnants comptent toujours. Les 2 350 $ restants doivent être examinés; rien ne garantit qu'ils peuvent demeurer impayés sans conséquence.

Pourquoi il n'existe pas de délai universel sans impôt

L'article 15 de la Loi de l'impôt sur le revenu porte sur les prêts et avantages aux actionnaires. Ses règles et exceptions dépendent des faits. Certaines exceptions tiennent compte de la date de remboursement, mais cela ne veut pas dire que « chaque propriétaire a droit à une année sans impôt ». Un conseiller doit vérifier l'année d'imposition du prêteur, l'entente et les autres conditions.

Un remboursement suivi d'une nouvelle avance n'est pas automatiquement une solution. Les mouvements répétés peuvent nécessiter l'examen de toute la série, pas seulement du solde final. Conservez les dates au lieu de transmettre uniquement un montant net annuel.

Un avantage imposable à l'actionnaire est aussi distinct d'un salaire ou d'un dividende. Les indications de l'ARC prévoient généralement un T4A pour les avantages aux actionnaires, tandis que les salaires et dividendes suivent d'autres règles. Ne choisissez pas le feuillet avant d'avoir établi la nature de l'opération.

Les intérêts ou d'autres avantages peuvent encore demander un examen séparé, même si une exception semble possible. Faites vérifier votre entente par un comptable ou un préparateur fiscal. Cet article ne permet pas de décider si un prêt précis doit être inclus dans le revenu ni quand il doit être remboursé.

Surveiller le compte pendant l'année

Rapprochez séparément le solde de chaque actionnaire et reliez les opérations aux relevés bancaires, reçus, demandes de remboursement, conventions de prêt ou documents de rémunération approuvés. Un total inexpliqué regroupant plusieurs propriétaires peut masquer qui doit quoi.

Vérifiez aussi les anciens soldes. Un crédit repris d'un ancien logiciel ne se justifie pas à lui seul. Retracez-le aux documents approuvés, surtout avant de traiter un nouveau paiement comme un remboursement de dette.

Surveillez les achats personnels sur carte d'entreprise, les factures personnelles payées par la société, les virements récurrents vagues et les remboursements inscrits deux fois. Ce sont des motifs d'enquête, pas une preuve que toutes les opérations ont le même traitement.

Examinez rapidement les soldes débiteurs pour obtenir des conseils pendant que les pièces et les options sont encore disponibles. Une surprise à la clôture réduit le temps pour comprendre les faits et préparer les documents nécessaires.

Préparer un dossier avec une question claire

• Solde initial et pièces qui le justifient.
• Liste datée par actionnaire indiquant le sens débit ou crédit.
• Motif et documents des éléments inhabituels ou personnels.
• Remboursements, avances ultérieures et modalités écrites.
• Approbations de rémunération et questions non résolues.

Bookwits peut coordonner les demandes, les fichiers et les tâches de révision. Il ne décide pas du traitement fiscal. Gardez le détail du compte dans votre logiciel comptable et la conclusion du comptable avec les pièces. Un compte utile ne fait pas que balancer : chaque montant peut être expliqué.