Retraits, salaire et dividendes : ce qui change dans les livres
Apprenez à comptabiliser les retraits, le salaire et les dividendes, à garder les bonnes pièces et à distinguer l’argent reçu du revenu imposable.
Un propriétaire peut recevoir de l'argent de son entreprise de plusieurs façons, mais elles ne sont pas interchangeables. La structure juridique vient en premier. Un retrait dans les capitaux propres d'une entreprise individuelle diffère d'un salaire, d'un dividende ou du règlement d'un compte d'actionnaire par une société.
La question comptable n'est pas seulement « Combien est entré dans mon compte personnel? », mais « Qu'est-ce qui autorise le paiement, que représente-t-il et quelles pièces doivent l'expliquer? ». Cette comparaison est éducative et ne recommande aucune répartition universelle entre salaire et dividendes.
Commencer par la structure de l'entreprise
Dans une entreprise individuelle, le propriétaire et l'entreprise ne sont pas des personnes juridiques distinctes comme le sont une société et son actionnaire. Un transfert pour usage personnel est généralement un retrait réduisant les capitaux propres, pas une charge salariale du propriétaire. Le retrait ne détermine pas le bénéfice de l'entreprise.
Une société est distincte de son actionnaire. Un paiement au propriétaire exige un fondement approprié : rémunération d'emploi, dividende déclaré correctement, remboursement de dépense, remboursement de dette ou autre opération à examiner. Les « retraits du propriétaire » ne devraient pas devenir un compte de charges passe-partout dans une société.
Vous pouvez être à la fois actionnaire et employé de votre société. Pour chaque paiement, précisez à quel titre vous recevez l'argent. Gardez la décision qui le justifie. Une note sur le virement bancaire ne suffit pas.
Comparer les pièces avant de comparer les montants
| Mode | Contexte habituel | Effet comptable | Pièces essentielles |
|---|---|---|---|
| Retrait du propriétaire | Entreprise individuelle | Réduit les capitaux propres et la banque; pas une charge salariale | Preuve du transfert et suivi des capitaux propres; aucun feuillet d'emploi pour le seul retrait |
| Salaire | Société employant son propriétaire | Charge brute, retenues à remettre et paiement net | Dossiers de paie, remises et déclaration T4 selon les règles applicables |
| Dividende | Société payant un actionnaire | Distribution de capitaux propres et dette ou paiement; pas une charge salariale | Déclaration, registres de société et déclaration T5 selon les règles applicables |
| Règlement du compte d'actionnaire | Société et actionnaire | Modifie une somme justifiée due à l'actionnaire ou par celui-ci | Solde rapproché, motif de l'opération et preuve du remboursement |
Un avantage imposable à l'actionnaire est une autre catégorie : de l'argent ou un autre avantage accordé à l'actionnaire qui doit être inclus dans son revenu. Les indications de l'Agence du revenu du Canada (ARC) prévoient généralement un feuillet fiscal T4A pour ces avantages. N'utilisez pas cette catégorie comme remplacement improvisé du salaire ou du dividende parce que l'argent ou la valeur a déjà été transféré.
Trois exemples de dossiers, pas des revenus nets équivalents
Ces exemples fictifs utilisent volontairement des montants différents. Ils illustrent les pièces et écritures, pas des résultats après impôt comparables. Ils ne supposent aucun taux d'impôt, revenu net équivalent ou conseil de rémunération.
Retrait d'un propriétaire unique : Niko transfère 2 400 $ du compte bancaire de l'entreprise pour un usage personnel. L'entreprise débite les retraits dans les capitaux propres et crédite la banque de 2 400 $. Elle n'inscrit pas de charge salariale pour ce retrait.
Le propriétaire peut toujours devoir prévoir ses obligations fiscales personnelles. Laisser l'argent dans l'entreprise ou le retirer ne change pas, à lui seul, le bénéfice gagné par l'entreprise individuelle.
Salaire dans une société : une paie fictive déjà préparée indique un salaire brut de 3 200 $, des retenues salariales totales de 620 $ et un net de 2 580 $. L'écriture simplifiée débite la charge salariale de 3 200 $, crédite les retenues à remettre de 620 $ et crédite la banque de 2 580 $.
Le calcul est de 3 200 $ − 620 $ = 2 580 $. Les 620 $ sont un résultat de paie supposé, pas un calcul des retenues légales actuelles. Les charges patronales et leurs écritures sont exclues et doivent être inscrites séparément lorsqu'elles s'appliquent. Payer le net ne règle pas les retenues à remettre.
Dividende d'une société : un dividende fictif de 2 850 $ est autorisé et déclaré correctement. La société débite le compte approprié de dividendes ou de capitaux propres et crédite les dividendes à payer. Au paiement, elle débite cette dette et crédite la banque de 2 850 $.
Le dividende n'est pas une charge de paie. Son admissibilité, sa désignation fiscale, son autorisation et sa déclaration exigent une révision appropriée. Recevoir 2 850 $ ne signifie pas que l'actionnaire ne doit aucun impôt personnel sur ce montant.
Trois mythes qui compliquent les dossiers
« Les dividendes n'exigent pas de paperasse. » Ils nécessitent des registres de société et une déclaration fiscale appropriée. Ajouter ce mot au grand livre après coup ne transforme pas un virement inexpliqué en dividende valide.
« L'entreprise peut déduire chaque paiement qu'elle me fait. » Les retraits et dividendes ne sont pas des charges salariales. Un vrai remboursement de dépense ou de dette a son traitement propre. Classez l'opération selon sa nature, pas seulement parce que l'argent est sorti.
« Je peux utiliser le compte d'actionnaire indéfiniment. » Ce compte suit qui doit quoi; il n'accorde aucun délai universel d'emprunt sans impôt. Les avances personnelles et les soldes débiteurs récurrents exigent un examen professionnel en temps utile.
Ces erreurs commencent souvent par un paiement effectué avant de convenir de sa nature. Une courte décision documentée avant le virement est plus facile à justifier qu'une année de retraits inexpliqués.
Choisir selon le contexte, sans formule universelle
Le salaire et les dividendes peuvent avoir des effets différents sur les cotisations et l'épargne-retraite. Cela comprend le Régime de pensions du Canada (RPC) ou le Régime de rentes du Québec (RRQ), selon le cas, et les droits de cotisation au régime enregistré d'épargne-retraite (REER). Vos besoins d'argent, les échéances, la situation de la société et l'ensemble de votre situation fiscale comptent aussi. Il faut comparer plus que le montant d'un dépôt.
Le salaire brut est le salaire avant les retenues de l'employé. Ne le comparez pas à un dividende en appelant les deux un « revenu net ». Pour une comparaison juste, utilisez la même période et des hypothèses cohérentes pour les impôts personnels, ceux de la société et les coûts de l'employeur. Cet article ne fait pas ce calcul.
Faites examiner les méthodes possibles et les exigences de la société par un comptable avant d'instaurer un rythme de paiements. Revoyez le plan lorsque la situation change plutôt que de supposer que le choix de l'an dernier convient toujours.
Prévoir une révision mensuelle des paiements
- Identifier l'entité et le destinataire de chaque virement.
- Relier les salaires aux paies approuvées et aux dettes correspondantes.
- Relier les dividendes aux déclarations, aux paiements et aux exigences fiscales.
- Séparer les remboursements justifiés des avances personnelles.
- Rapprocher les capitaux propres ou les comptes d'actionnaires, selon le cas.
- Attribuer les classifications non résolues avant la fin d'exercice.
Bookwits peut coordonner les approbations, les demandes de documents et les révisions régulières. Il ne calcule pas la paie et ne choisit pas de stratégie fiscale. Gardez des documents qui expliquent chaque paiement et qui appuient son traitement juridique et comptable.
Questions fréquentes
Un propriétaire unique crée-t-il une déduction salariale en se payant?
Son retrait personnel est généralement un mouvement de capitaux propres, pas sa propre charge salariale. Le bénéfice de l'entreprise et le montant retiré sont des mesures différentes.
Une société peut-elle appeler tous les virements au propriétaire des retraits?
Ce nom ne détermine pas le traitement. Les virements doivent être examinés comme salaires, dividendes, remboursements, mouvements de dette ou autres opérations selon les faits.
Le paiement net représente-t-il tout le coût du salaire?
Non. Le net est ce que l'employé reçoit après les retenues. Le brut comprend aussi ces retenues, qui doivent être remises à l'autorité concernée. Les cotisations de l'employeur peuvent ajouter des coûts. Le paiement à l'employé ne montre pas tous ces montants.
Les dividendes éliminent-ils l'impôt personnel de l'actionnaire?
Non. Ils ont leur propre traitement fiscal personnel. Leur déclaration et leur désignation éventuelle doivent être examinées; l'absence de retenues salariales ne les rend pas automatiquement non imposables.