Facturation progressive et retenues en construction : un exemple simple

Un contrat de construction peut être facturé par étapes sur plusieurs mois. Le bordereau de prix indique le prix de chaque partie des travaux. Une partie de chaque facture peut rester impayée jusqu’à une étape prévue, comme l’achèvement substantiel des travaux. C’est la retenue. La loi provinciale et le contrat déterminent quand elle devient payable. La taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) suit une règle distincte pour les retenues admissibles selon la Loi sur la taxe d’accise.

Pourquoi la facturation en construction se fait par étapes

Le bordereau de prix divise le contrat par métier ou par phase. Il peut comprendre la préparation du site, la charpente, l’électricité, le gypse et la finition. À chaque période, l’entrepreneur présente une demande de paiement progressive. Elle indique le pourcentage réalisé pour chaque poste. Le paiement couvre généralement les travaux faits à ce jour, pas tout le projet. Le but est de rapprocher les paiements des travaux réellement exécutés. Les conditions et la protection offerte à chaque partie dépendent du contrat; rien n’est garanti dans tous les cas. Dans les livres, suivez la série de factures partielles. Comparez le total facturé à ce jour au bordereau, plutôt que de regarder une seule facture.

Un exemple détaillé de facturation progressive

Prenons un contrat de rénovation de 120 000 $. La préparation du site, à 10 000 $, est terminée. La charpente, à 40 000 $, l’est aussi. L’électricité vaut 25 000 $ et est réalisée à 60 %, soit 15 000 $ de travaux. Le gypse à 20 000 $ et la finition à 25 000 $ ne sont pas commencés. À la première facturation, les travaux réalisés valent 10 000 $ + 40 000 $ + 15 000 $ = 65 000 $ avant taxes. La demande montre ce plein montant de 65 000 $. Une retenue ne réduit pas le prix comme un rabais commercial, qui change le prix avant son enregistrement. Si une retenue de 10 % s’applique, montrez les 6 500 $ séparément en déduction. Il reste 58 500 $ payables maintenant, avant taxes. Suivez trois totaux : travaux réalisés, montants facturés et sommes retenues. Ils peuvent différer pendant le projet. Ils devraient concorder une fois le projet terminé et la retenue libérée.

Ce qu’est une retenue, et pourquoi elle est retenue

Une retenue, parfois appelée retenue de garantie, garde une partie du paiement jusqu’à ce que certaines conditions soient remplies. Elle peut aider le propriétaire ou l’entrepreneur général à faire corriger des défauts et régler des privilèges, c’est-à-dire des droits liés aux travaux impayés, avant le dernier versement. Les références comptables utilisent souvent environ 10 % comme exemple. Ce n’est pas un taux garanti pour tous les contrats ou toutes les provinces. Suivez la retenue séparément des montants déjà facturés et encaissés, par exemple dans une colonne distincte. Vous saurez combien reste impayé et pourquoi. Le comptable décide comment présenter le montant selon les règles applicables : créance distincte, somme incluse aux comptes clients ou information dans une note. Il n’existe pas un seul traitement pour tous les cas.

Retenues légales, retenue contractuelle et variations provinciales

La loi provinciale sur la construction et le paiement rapide, ainsi que le contrat, fixent les règles. Elles déterminent quand la retenue devient payable et jusqu’à quand un privilège peut être déposé après l’achèvement substantiel. Il n’y a pas de norme nationale unique. Une retenue imposée par la loi diffère d’une somme que le propriétaire négocie de garder selon le contrat. Le montant, les conditions et la date de libération varient selon le cas. Cet article ne résume pas les pourcentages ni les délais provinciaux. Vérifiez le lieu du projet et le contrat. Si vous travaillez dans plusieurs provinces, faites confirmer la date par la loi à jour ou par l’avocat en construction du client. Ne supposez pas que la même date ou méthode s’applique partout.

Le moment de la TPS/TVH sur une retenue admissible

La TPS/TVH devient généralement exigible quand un montant est payé ou devient dû, selon la première date. Cette règle s’applique normalement à chaque paiement progressif. Le paragraphe 168(7) de la Loi sur la taxe d’accise prévoit une règle distincte pour une retenue admissible. La somme doit être retenue en attendant l’exécution complète et satisfaisante du contrat. La retenue doit être exigée par une loi fédérale ou provinciale, ou par une entente écrite relative au contrat admissible. Ce contrat doit viser la construction, la rénovation, la modification ou la réparation d’un immeuble, d’un navire ou d’un autre bâtiment. Si ces conditions sont remplies, la TPS/TVH sur la retenue est reportée. Elle devient exigible quand la retenue est payée ou devient payable, selon la première date, plutôt qu’avec le reste de la facture progressive.

Ces conditions sont importantes. Une entente informelle pour laisser une facture impayée ne suffit pas à rendre la retenue admissible au paragraphe 168(7). Elle doit être exigée par la loi fédérale ou provinciale applicable, ou prévue dans une entente écrite de construction admissible. La somme doit réellement être gardée en attendant un achèvement satisfaisant. Vous ne pouvez pas non plus taxer seulement la retenue et ignorer le reste du paiement progressif. Le montant normal suit la règle habituelle. Seule la partie admissible profite du report. Faites confirmer le cas précis par un fiscaliste. Le nom « retenue » ne suffit pas.

Quels documents une réclamation progressive exige

Gardez les documents qui permettront de vérifier la demande de paiement plus tard. Il faut généralement le bordereau de prix et une confirmation du pourcentage réalisé pour la période. Un surveillant de chantier signe souvent cette confirmation. Gardez aussi les photos ou autres preuves des travaux et le total des retenues à ce jour. Les tâches et documents de Bookwits peuvent conserver la liste des étapes et ces pièces dans le dossier du projet. Bookwits ne calcule pas les délais légaux de privilège ni la fin légale d’une période de retenue. Il ne décide pas non plus si le paragraphe 168(7) s’applique et ne calcule pas la TPS/TVH qui en résulte. Ces questions reviennent au professionnel compétent.