Créer un plan comptable pour une petite entreprise canadienne

Le plan comptable est la liste des catégories utilisées pour tenir les livres de votre entreprise. Chaque catégorie s'appelle un compte. Cette liste aide à classer les opérations de la même façon chaque fois. Par exemple, l'achat d'un ordinateur ne va pas nécessairement dans le même compte qu'un abonnement mensuel. Un paiement client demande aussi plus de précision qu'une simple « entrée d'argent ».

Le meilleur plan n'est ni la liste la plus courte ni le modèle le plus détaillé. C'est celui que l'entreprise peut appliquer de façon constante pour répondre à ses vraies questions. Partez des rapports nécessaires, puis prévoyez le niveau de détail qui les rendra utiles.

Partir des décisions que les rapports doivent éclairer

Avant de créer des comptes, notez ce que vous voulez comprendre chaque mois. Un studio de design pourrait comparer les revenus de projets aux revenus de soutien continu, surveiller la sous-traitance et distinguer les dépenses courantes des achats d'équipement. Un détaillant aurait besoin d'une autre structure, notamment pour ses stocks et son coût des marchandises vendues.

Déterminez aussi qui utilisera la liste. La propriétaire, la personne responsable de la tenue de livres et le comptable externe ne devraient pas avoir trois interprétations des « Honoraires professionnels ». Convenez d'exemples et d'exclusions pendant que le plan est encore simple.

Distinguez les catégories des autres renseignements à suivre. Votre logiciel comptable peut offrir des champs pour le client, le projet, l'établissement ou le service. Utilisez-les si c'est possible. Un compte de revenus par client ajoute généralement du travail sans rendre le classement plus utile.

Garder les cinq grandes familles reconnaissables

• Actif : ce que l'entreprise possède ou ce qu'on lui doit : soldes bancaires, factures clients impayées, frais payés d'avance et équipement.
• Passif : obligations comme les factures fournisseurs, les cartes de crédit, les emprunts et les taxes à payer.
• Capitaux propres : la part du propriétaire une fois les dettes soustraites de l'actif. Dans une entreprise individuelle, elle comprend les sommes que le propriétaire ajoute ou retire.
• Revenus : sommes gagnées dans le cadre des activités de l'entreprise.
• Charges : coûts comptabilisés pour exploiter l'entreprise.

Les numéros facilitent le classement, mais ils constituent une convention, pas une obligation légale universelle au Canada. On peut réserver les numéros 1000 à l'actif et les numéros 4000 aux revenus. Laisser des espaces entre les numéros évite de tout renuméroter lors d'un ajout.

Le nom demeure plus important que le code. « Compte bancaire courant » se distingue mieux de « Compte d'épargne » que deux comptes nommés « Banque ». Gardez les comptes personnels à l'extérieur du plan de l'entreprise, sauf pour une écriture précise liée au propriétaire et déterminée avec le comptable.

Une liste de départ adaptable pour un studio de design

Cet exemple vise une entreprise canadienne fictive de design graphique. C'est une entreprise individuelle : elle appartient à une personne et n'est pas constituée en société. Ces 25 comptes sont un point de départ, pas une norme imposée. L'inscription aux taxes, le financement et les rapports nécessaires peuvent demander d'autres comptes ou plus de détails. Dans le tableau, TPS signifie taxe sur les produits et services, et TVH, taxe de vente harmonisée.

Exemple de plan de 25 comptes pour une petite entreprise de design

Famille	Numéro	Compte
Actif	1010	Compte bancaire courant
Actif	1050	Compte d'épargne
Actif	1120	Comptes clients
Actif	1240	Frais payés d'avance
Actif	1530	Matériel informatique
Actif	1540	Amortissement cumulé : informatique
Passif	2010	Comptes fournisseurs
Passif	2130	Carte de crédit d'entreprise
Passif	2240	TPS/TVH perçue
Passif	2250	Compte de contrôle de la TPS/TVH récupérable
Passif	2420	Emprunt d'entreprise
Capitaux propres	3010	Capital du propriétaire
Capitaux propres	3120	Apports du propriétaire
Capitaux propres	3230	Retraits du propriétaire
Revenus	4010	Projets de design
Revenus	4140	Soutien continu en design
Charges	5010	Design en sous-traitance
Charges	5130	Abonnements logiciels
Charges	5240	Loyer du studio
Charges	5350	Téléphone et Internet
Charges	5460	Assurances
Charges	5570	Honoraires professionnels
Charges	5680	Fournitures de bureau
Charges	5790	Frais bancaires et de traitement
Charges	5890	Charge d'amortissement

Le compte de taxes récupérables sert à suivre les taxes que l'entreprise pourrait récupérer. Il a normalement un solde au débit, même s'il est regroupé ici avec les comptes de taxes à payer. Votre comptable peut plutôt le présenter à l'actif ou réunir les soldes de taxes dans un seul compte. Choisissez une méthode facile à vérifier avec vos registres de taxes. Le numéro du compte ne détermine ni le côté où se trouve son solde ni le droit de récupérer les taxes.

Quand faut-il subdiviser un compte?

Demandez-vous si un solde distinct changera une décision. Si les coûts logiciels sont modestes et stables, un compte d'abonnements peut suffire. Si le studio commence à revendre des logiciels aux clients, distinguer les abonnements internes des coûts liés à la revente peut devenir utile.

Le volume n'est pas le seul critère. Une petite dépense peut nécessiter un examen particulier, alors que des dizaines d'opérations semblables peuvent rester dans une catégorie bien définie. Ne créez pas de nouveaux comptes simplement parce que les fournisseurs ont des noms différents.

Écrire des règles simples avant de terminer le premier mois

Pour les comptes faciles à confondre, gardez une courte note sur ce qui y entre, ce qui en est exclu et la personne qui tranche les cas incertains. Précisez comment faire réviser les abonnements annuels, les achats d'équipement et les dépenses d'entreprise payées personnellement, sans les classer au hasard.

Utilisez un compte temporaire pour les questions seulement si quelqu'un doit en faire le suivi. Ne laissez pas « Divers » ou « À demander au comptable » devenir une catégorie permanente. Vérifiez chaque opération avant de terminer les rapports et gardez une note qui explique les corrections.

Bookwits peut coordonner cet examen avec des tâches, des listes de vérification et les pièces justificatives. Le plan comptable et les écritures restent dans votre logiciel comptable; un outil de coordination ne remplace pas le grand livre.

Entretenir le plan sans perdre son historique

Revoyez la liste après les premières clôtures et lorsque l'entreprise évolue. Cherchez les catégories en double, les comptes inutilisés, les éléments constamment en attente et les noms qui ne décrivent plus leur contenu.

Ne supprimez pas un compte ayant un historique simplement pour nettoyer l'écran. Vérifiez comment le logiciel gère la désactivation, la fusion et les rapports antérieurs. Avant une fusion, confirmez que les comptes représentent vraiment la même chose et gardez une trace de la décision.

Pour finir, présentez la même opération à deux personnes qui utilisent le plan. Si elles choisissent des comptes différents, améliorez les définitions. Une classification fiable vaut davantage qu'une longue liste que personne n'applique de la même façon.