COMMENT UTILISER BOOKWITS EQUIPE DEBUTANT

Guide du module Equipe

Le module Equipe vous permet d'inviter du personnel, d'attribuer des roles, de controler les clients accessibles et de definir qui est responsable de chaque client.

Comment utiliser Bookwits

8 min de lecture

A quoi sert le module Equipe (version simple)

Utilisez Equipe pour :

Inviter de nouveaux membres dans votre espace
Attribuer des roles (Admin vs Membre)
Controler l'acces aux donnees clients (clients, entreprises, impots personnels, documents et travail lie)
Retirer des membres (acces revoque instantanement)
Voir rapidement qui a acces a quoi et qui est responsable

Voyez Equipe comme votre panneau de permissions et de suivi du responsable de chaque client.

Roles et niveaux d'acces

Bookwits prend en charge deux types d'acces principaux :

Admin

Acces complet a la plateforme.

Inclut l'acces au module Equipe et a tous les clients (et tout ce qui est lie).

Membre

Acces restreint.

Peut acceder uniquement aux clients que vous partagez avec lui. L'acces partage inclut :

Profil client
Entreprises
Impots personnels
Documents
Toutes les donnees/actions liees a ces clients

Rendez quelqu'un Admin uniquement s'il a vraiment besoin d'une visibilite complete sur tout l'espace.

Ajouter un nouveau membre (invitation)

Etapes

Allez dans Equipe
Cliquez sur + Nouveau membre
Saisissez son email
Choisissez le niveau d'acces : Admin (complet) ou Membre (clients partages uniquement)
Envoyez l'invitation

Ce qui se passe ensuite

Le membre recoit un email d'invitation
Il doit s'inscrire sur Bookwits pour rejoindre votre espace
Apres avoir rejoint, l'acces dependra du role et du partage client

Voir votre equipe (liste + infos de base)

Dans Equipe, vous voyez tous les membres et leurs infos de base :

Initiales/avatar
Nom
Email
Role/type d'acces (Proprietaire/Admin/Membre)

Pourquoi c'est important

C'est la facon la plus rapide de confirmer qui est dans l'espace et quel niveau d'acces chaque personne a.

Partager des clients avec un membre (controle d'acces)

Pour les Membres, l'acces est controle par les clients que vous partagez avec eux.

Etapes

Allez dans Equipe
Cliquez sur un membre
Selectionnez les clients auxquels il doit avoir acces
Cliquez sur Enregistrer

Ce que l'acces inclut

Partager un client donne acces a :

Le client
Toutes les entreprises de ce client
Toutes les annees d'impot personnel
Tous les documents
Tout ce qui est lie a ce client (travail + contexte)

Attribuer l'acces lors de la creation ou de l'edition des clients Vous pouvez attribuer l'acces lors de la creation d'un client ou plus tard en le modifiant, pratique pour l'integration du personnel, la reaffectation des responsabilites et le controle de la confidentialite.

Attribution du “gestionnaire” client (clarte des responsabilites)

Vous pouvez attribuer un membre comme Gestionnaire d'un client pour que tout le monde sache :

Qui est responsable
Qui est le point de contact interne principal
Qui doit etre mentionne/recevoir les taches en priorite

Bonne pratique : chaque client devrait avoir un gestionnaire principal unique.

Visibilite des acces d'equipe (tableau Clients)

Le tableau Clients inclut une colonne d'acces Equipe indiquant qui a actuellement acces a ce client.

Pourquoi c'est utile

Auditer les permissions
Verifier qu'un membre voit les bons clients
Eviter les problemes « Je ne vois pas le client »

Voir les taches assignees a un membre

Depuis la fiche d'un membre, vous pouvez verifier quelles taches lui sont assignees pour comprendre la charge et les responsabilites.

Usages courants

Integrer une nouvelle recrue (verifier qu'elle a des taches)
Verifier la capacite (surcharge ou non)
Redistribuer le travail (reassigner les taches si besoin)

Retirer un membre (revoquer l'acces)

Si quelqu'un quitte le cabinet, retirez-le pour revoquer immediatement son acces.

Etapes

Allez dans Equipe
Ouvrez le profil du membre
Cliquez sur Supprimer le membre
Confirmez

Ce que cela fait

Empêche l'acces a la plateforme
Revoque l'acces a tous les clients, documents et donnees de l'espace

Panneau Parametres (ce que vous verrez) Dans le profil d'un membre, vous verrez generalement : type d'acces (Proprietaire/Admin/Membre) et Supprimer le membre.

Problemes courants debutant (corrections rapides)

« Mon membre d'equipe ne voit pas un client »

Cause la plus courante : la personne est Membre et le client n'a pas ete partage.

Correction : Equipe → Membre → selectionner client(s) → Enregistrer.

« Cette personne doit-elle etre Admin ? »

Rendez-la Admin uniquement si elle doit acceder a tous les clients et au module Equipe. Sinon, gardez-la Membre et partagez seulement le necessaire.

« Nous avons reattribue un client - comment le reflecter ? »

Mettez a jour : (1) le gestionnaire du client, et (2) la liste d'acces Equipe pour ce client (retirer l'ancien, ajouter le nouveau).