Guide du module Bookwits Sign

Commencez une demande de signature lorsqu’un document nécessite une signature, des initiales, une case de confirmation ou un autre champ à remplir par le client.

1. Choisissez Sign dans le menu de gauche, puis la nouvelle demande de signature au-dessus des demandes. Créez un dossier pour les documents concernés plutôt que de réutiliser une demande terminée sans rapport.
2. Nommez la demande en précisant son objet et sa période, par exemple « Maple Grove — lettre de mission 2026 ». Vérifiez le client et le mode : signatures simultanées ou successives selon l’ordre nécessaire.
3. Gardez la demande en brouillon pendant sa préparation. Ajoutez les documents, les vrais destinataires et les champs de chaque signataire dans leurs sections. Donner un nom ne suffit pas à envoyer un dossier prêt à signer.
4. Révisez chaque page et destinataire avant l’envoi final. Retrouvez le brouillon dans les demandes pour continuer sa préparation plutôt que d’en créer un autre après avoir fermé l’éditeur.

La demande de signature apparaît dans votre liste comme brouillon. Les brouillons peuvent encore être modifiés. Après l’envoi de la demande, les modifications aux documents et aux champs sont restreintes afin que le dossier de signature demeure cohérent.

Téléversez le ou les fichiers que le destinataire doit signer ou examiner. Vous pouvez inclure un seul document ou plusieurs documents dans la même demande de signature.

Bookwits Sign est conçu autour des PDF pour la signature. Les flux de téléversement pris en charge peuvent convertir des types de documents courants comme TXT et DOCX en PDF pendant le téléversement, puis conserver la copie de signature en PDF pour le placement des champs et la complétion.

1. Dans Sign, ouvrez le brouillon voulu et la zone des documents téléversés. Vérifiez le nom et le client avant de choisir les fichiers.
2. Utilisez le téléversement pour choisir la version finale. Attendez la fin du transfert ou de la conversion avant de placer des champs. Un nom dans la fenêtre de sélection ne prouve pas que le fichier a été téléversé.
3. Ouvrez l’aperçu et vérifiez toutes les pages, leur orientation, leur ordre et la lisibilité. Retirez un mauvais fichier du brouillon et ajoutez la bonne version avant de poursuivre.
4. Après un remplacement ou un réordonnancement, vérifiez à nouveau les champs. Une position correcte sur l’ancienne page peut devenir incorrecte sur la nouvelle.

Ajoutez chaque personne qui doit signer ou recevoir une copie complétée. Les destinataires peuvent être liés à des clients, contacts ou entreprises existants dans Bookwits, lorsque cela s’applique.

• Doit signer : reçoit un lien de signature et doit remplir les champs attribués.
• Reçoit une copie : reçoit le document complété après la fin de la demande de signature, mais ne signe pas.

1. Ouvrez le brouillon et repérez les Destinataires. Ajoutez le nom complet et le courriel de la personne; comparez l’adresse aux renseignements du mandat.
2. Choisissez si la personne doit signer ou reçoit seulement une copie. Un destinataire en copie n’est pas un signataire; un signataire doit disposer des champs qui lui sont affectés.
3. Pour les signatures successives, définissez l’ordre voulu. Un premier administrateur peut devoir signer avant le deuxième. Revérifiez cet ordre après chaque ajout ou retrait.
4. Enregistrez les destinataires et sélectionnez chaque signataire au moment de placer ses champs. Si la personne change, vérifiez ensemble le courriel et l’affectation des champs, pas seulement le nom affiché.

Utilisez la signature simultanée lorsque tous les signataires peuvent recevoir le document en même temps. C’est habituellement plus rapide pour les formulaires simples, les documents de consentement et les cas où l’ordre n’a pas d’importance.

Utilisez la signature ordonnée lorsqu’une personne doit signer avant que la personne suivante reçoive son lien de signature. C’est utile pour les approbations, les flux de révision interne, les séquences conjoint/administrateur ou les documents où les signatures précédentes devraient être visibles par les signataires suivants.

• En signature simultanée, tous les signataires actuels peuvent recevoir la demande en même temps.
• En signature ordonnée, seul le groupe d’ordre actuel reçoit le lien de signature actif.
• Après la complétion par le signataire actuel, le destinataire suivant dans l’ordre peut être avisé.
• Les destinataires qui reçoivent seulement une copie ne sont pas invités à remplir des champs.

Placez les champs après avoir ajouté les documents et les destinataires. Les champs indiquent à Bookwits exactement ce que chaque destinataire doit remplir et où cela doit apparaître sur le PDF final.

• Signature : capture la signature du signataire.
• Initiales : capture les initiales pour des pages ou des clauses.
• Date / Date de signature : ajoute la date pertinente.
• Nom complet / Courriel / Nom de l’entreprise / Titre : remplit les champs d’identité.
• Champ de texte : permet au signataire de saisir une courte réponse.
• Case à cocher : permet au signataire de confirmer une option ou une reconnaissance.
• Étiquette : ajoute du texte d’aide ou des instructions non modifiables.

1. Ouvrez l’aperçu du document dans le brouillon et choisissez le signataire concerné. Vérifiez cette sélection avant de placer le premier champ.
2. Choisissez le type nécessaire : signature, initiales, date, texte ou case à cocher selon les options. Utilisez un champ texte pour une réponse écrite plutôt qu’une signature ressemblant simplement à une ligne vide.
3. Placez le champ sur la bonne page, ajustez sa taille et vérifiez s’il est obligatoire. Gardez-le dans la page sans masquer le texte que le signataire doit lire.
4. Répétez pour les autres champs et signataires, puis examinez le dossier destinataire par destinataire. Un champ affecté à une personne ne remplace pas l’action requise d’une autre.
5. Enregistrez le brouillon et effectuez la révision finale avant l’envoi. Si un document est remplacé, contrôlez tous les emplacements concernés.

Envoyez seulement lorsque les documents, les destinataires et les champs obligatoires sont complets. Le message courriel est ce que les destinataires reçoivent avec leur lien de signature sécurisé.

1. Ouvrez la demande préparée dans Sign et lisez l’objet ainsi que le message destinés aux personnes. Expliquez le dossier et l’action attendue; retirez les passages du modèle qui ne conviennent pas.
2. Vérifiez le courriel, le rôle et l’ordre de chaque destinataire, puis les champs obligatoires de chaque signataire dans tous les documents. Contrôlez aussi les versions finales.
3. Utilisez Envoyer une seule fois lorsque le dossier est prêt, puis attendez le résultat et examinez son statut ou activité. Ne cliquez pas plusieurs fois pendant le traitement.
4. Suivez ensuite la demande. Envoyée ou en attente ne signifie pas signée, et signée ne signifie pas qu’une déclaration fiscale est transmise. En cas d’erreur, utilisez l’arrêt ou la correction autorisée plutôt que de faire signer un document incorrect.

Chaque signataire reçoit un courriel avec un lien d’accès sécurisé. Il ouvre le document, examine le contenu, remplit les champs qui lui sont attribués et soumet sa signature. Les destinataires qui reçoivent seulement une copie ne signent pas; ils reçoivent les documents complétés après la fin de la demande.

Utilisez le statut de la demande de signature pour savoir si elle est encore en brouillon, en attente des destinataires, partiellement signée, complétée, refusée, expirée, annulée ou archivée.

• Brouillon : pas encore envoyé et toujours modifiable.
• Envoyé / En attente : envoyé à au moins un destinataire.
• Consulté : un destinataire a ouvert le document.
• Partiellement signé : au moins un signataire a complété, mais tous les signataires requis n’ont pas terminé.
• Complété : tous les signataires requis ont complété la demande.
• Refusé : un destinataire a refusé de signer.
• Expiré : le lien de signature actif a expiré avant la complétion.
• Annulé : l’expéditeur a annulé ou invalidé la demande de signature.

Utilisez le renvoi lorsqu’un destinataire ne trouve pas le courriel original, lorsque son lien doit être actualisé ou lorsque vous voulez envoyer de nouveau la demande à un signataire en attente.

Utilisez les rappels lorsqu’un signataire en attente n’a pas complété la demande. Les rappels devraient seulement être envoyés aux destinataires qui doivent encore agir.

• Les destinataires qui ont signé sont ignorés.
• Les destinataires qui reçoivent seulement une copie sont ignorés.
• En signature ordonnée, seul l’ordre de signature actuel reçoit un rappel ou un renvoi.
• Les demandes annulées, refusées, complétées et expirées doivent être traitées avec prudence, car elles ne sont plus des flux de signature actifs normaux.

Lorsque tous les signataires requis complètent la demande, Bookwits Sign génère le PDF signé complété et un certificat de complétion. Le PDF complété montre le document final avec les champs de signature appliqués. Le certificat consigne les principaux détails de signature et la piste d’audit.

• ID de la demande de signature et ID du certificat
• Statut, sujet, nombre de documents, nombre de pages et type de signature
• Nom et courriel de l’expéditeur
• Noms des signataires, types de destinataires, ordre de signature et statut
• Horodatages d’envoi, de consultation, de signature, de refus et de complétion, lorsqu’ils sont disponibles
• Adresse IP et agent utilisateur, lorsqu’ils sont capturés
• Hachages SHA-256 du document original et du document signé pour le suivi de l’intégrité

1. Ouvrez Sign, trouvez la demande terminée et vérifiez le client, l’objet et son état. Le fichier original du brouillon ne prouve pas une signature terminée.
2. Ouvrez les documents terminés et examinez les signatures ainsi que les pages. Téléchargez le PDF signé pour le conserver selon le classement approuvé par votre cabinet.
3. Téléchargez le certificat de réalisation lorsqu’il est disponible et nécessaire. Conservez-le avec le dossier signé correspondant, pas avec une demande semblable d’une autre année.
4. Si la demande n’est pas terminée, vérifiez les destinataires ou actions manquants. Une copie non signée ou un courriel envoyé ne remplace pas le résultat final.

Un destinataire peut refuser lorsqu’il ne souhaite pas signer. La demande de signature est marquée comme refusée et l’expéditeur peut consulter la raison du refus.

Utilisez invalider/annuler lorsque l’expéditeur veut arrêter une demande qui ne devrait plus être signée, par exemple lorsqu’un mauvais document a été envoyé.

Une demande peut expirer lorsque le lien de signature n’est plus valide. Si la demande doit encore être signée, créez une nouvelle version ou utilisez le flux de renvoi ou de réouverture approprié pris en charge par votre configuration.

Archivez les anciennes demandes pour garder la liste principale propre sans supprimer l’historique de signature utile.

Dupliquez une demande complétée, refusée, expirée ou annulée lorsque vous avez besoin d’une nouvelle version modifiable utilisant des documents, destinataires ou champs semblables.

Utilisez les modèles pour les documents que vous envoyez régulièrement, comme les lettres de mission, les formulaires d’autorisation, les ententes de tenue de livres, les formulaires d’accueil, les formulaires de consentement annuels et les documents d’approbation interne.

Un modèle est une configuration réutilisable. Il peut conserver la structure du document, le placement des champs, les rôles de signature, l’ordre de signature, la catégorie et le message courriel par défaut. Lorsque vous utilisez un modèle, vous créez une nouvelle demande de signature à partir de celui-ci, puis vous ajoutez les vrais noms et adresses courriel des destinataires.

Les modèles n’ont pas toujours besoin de vrais noms ou courriels. Utilisez plutôt des rôles comme Client, Conjoint, Administrateur, Dirigeant, Réviseur interne ou Destinataire en copie. Lorsque vous créez une demande de signature active à partir du modèle, remplacez ces rôles par les personnes réelles.

1. Choisissez Modèles → Sign dans la navigation et créez un modèle. Nommez le dossier réutilisable selon son objectif plutôt que selon le mandat actuel d’un seul client.
2. Ajoutez le document réutilisable et révisez ses pages. Lorsque le modèle le permet, utilisez des rôles comme Client ou Administrateur plutôt que le courriel d’une personne précise sans rapport avec les futurs mandats.
3. Placez les champs requis pour chaque rôle, puis enregistrez. Retirez les montants, dates et consignes propres à un client, sauf s’ils doivent être remplacés délibérément à chaque utilisation.
4. Créez ensuite une vraie demande à partir du modèle, indiquez les personnes réelles et révisez tout le dossier avant l’envoi. Modifier le modèle ne corrige pas automatiquement une demande déjà envoyée.

Utilisez les catégories et les filtres lorsque votre cabinet envoie de nombreuses demandes et doit trouver rapidement des lettres de mission, autorisations, formulaires de consentement, documents fiscaux, documents de paie, documents corporatifs ou documents internes.

• Brouillons : demandes encore en préparation.
• En attente : demandes en attente des destinataires.
• Complété : demandes terminées avec documents signés.
• Archivés : anciennes demandes masquées de la liste active.
• Filtres de catégorie : regroupement par type de document, flux de travail ou département.