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DEMARRAGE LISTE DE CONTROLE NOUVEL UTILISATEUR DEBUTANT

Liste de controle nouvel utilisateur Bookwits

Utilisez cette liste de controle pour bien configurer une seule fois afin que les clients, modeles et flux courriel fonctionnent sans friction des le premier jour. La plupart des equipes terminent la configuration de base en moins d'une heure.
Demarrage
8 min de lecture (configuration)

Le parcours de configuration (dans l'ordre)

1
Creer votre compte et votre profil
2
Verifier votre courriel pour que tout fonctionne
3
Creer un vrai client pour tester votre flux
4
Importer des clients si vous avez 10+ clients
5
Configurer les modeles taches + courriels + liste de controle fiscale
6
Ajouter votre equipe (optionnel)
7
Connecter le courriel Gmail / Outlook
8
Configurer des rappels suivis planifies
Faites les etapes 3 a 5 avant la configuration du courriel. Cela garantit que vos modeles et champs intelligents ont de vraies donnees a utiliser.

1) Creer votre compte

Inscrivez-vous a Bookwits
Definissez votre mot de passe
Ajoutez votre nom (ce que votre equipe verra)
Utilisez le format de nom que vous voulez montrer aux clients/collegues dans les courriels et l'activite des taches.

2) Confirmer votre adresse courriel

Ouvrez le courriel de verification
Cliquez sur Confirmer le courriel
Revenez dans Bookwits et assurez-vous que votre compte est verifie
Si vous ne voyez pas le courriel
  • Verifiez les courriels indesirables/spam
  • Cherchez "Bookwits" dans votre boite de reception
  • Renvoyez la verification depuis l'application (si disponible)

3) Creer votre premier vrai client (configuration client test)

Choisissez un client actif sur lequel vous travaillez actuellement. Il devient votre client test pour valider le flux de bout en bout.
1
Creer un client
2
Ajouter une entreprise (if applicable)
3
Creer une annee d'impot personnel (si vous faites des declarations T1)
N'utilisez pas un faux client. De vraies donnees rendent les modeles + rappels + champs intelligents plus faciles a valider.

4) Importer des clients en lot (CSV + correspondance)

Si vous avez plus de ~10 clients, faites-le maintenant.
  1. Exportez votre liste en CSV
  2. Televersez le CSV
  3. Faites la correspondance des colonnes (Prenom, Nom, Courriel, Entreprise, etc.)
  4. Verifiez rapidement 3 clients pour l'exactitude
Verification rapide (rapide et efficace)
  • Un client avec une entreprise
  • Un client sans entreprise
  • Un client avec caracteres speciaux / noms longs

5) Configurer les modeles (Taches + Courriels + Liste de controle d'impot personnel)

Configurez-les une seule fois pour standardiser votre flux des le premier jour.
Modeles de taches Modeles → Taches
  • Integration client
  • Tenue de livres mensuelle
  • Flux d'impot personnel
  • Flux de fin d'annee corporative
Modeles de courriels
  • Bienvenue / integration
  • Demande de documents
  • Suivi des elements manquants
  • Lancement de la saison fiscale
  • Lancement de fin d'annee
Modeles de liste de controle d'impot personnel
  • Collecte T1 et acces ARC
  • Collecte des feuillets (T4/T4A/T5/T3)
  • Deductions et recus (REER/medical/garde d'enfants)
  • Ajout travailleur autonome / location (T2125/T776)
  • Lancement de fin d'annee
Testez chaque modele une fois : creez une tache depuis un modele + appliquez un modele de courriel + appliquez la liste de controle fiscale.

6) Ajouter votre equipe (optionnel)

Si vous ne travaillez pas seul :
  • Invitez les membres de l'equipe
  • Definissez les roles (Proprietaire/Admin/Membre)
  • Confirmez qui peut voir/modifier les clients, taches, documents et approbations
Regle rapide sur les roles
Donnez Admin/Proprietaire seulement aux personnes qui doivent revoir/approuver le travail et controler la facturation.

7) Connecter votre courriel (Gmail ou Outlook)

  1. Allez dans l'onglet Courriel → Configurer les parametres courriel
  2. Choisissez Gmail ou Outlook
  3. Connectez-vous et approuvez l'acces
  4. Envoyez-vous un courriel test
Envoyez un test avec un modele + champ intelligent pour confirmer que les bonnes donnees client/entreprise sont utilisees.

8) Configurer les rappels courriel (envois planifies)

Creer votre premier rappel
  • Nom, objet, message
  • Planification ponctuelle ou recurrente
  • Selectionner les entreprises clientes en lot
  • Utiliser un modele de courriel + champs intelligents dans le message du rappel
Suggestion pour le premier rappel
Commencez par un rappel ponctuel qui fait gagner du temps immediatement (exemple : « lancement de la saison fiscale »). Ensuite ajoutez des rappels recurrents (TPS/TVH, fin d'annee, tenue de livres mensuelle) quand vous etes a l'aise.
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