Retour aux ressources
PARAMETRES CONFIGURATION DES CHAMPS CHAMPS PERSONNALISES

Configuration des champs et champs personnalises

La Configuration des champs et champs personnalises vous permet de controler les informations que votre cabinet suit pour chaque entreprise, et la facon dont elles apparaissent dans le module Entreprises et les tableaux.
Comment utiliser Bookwits
8 min de lecture
Important : c'est un parametre global d'equipe Vous le trouverez dans Parametres → Configuration des champs. Toute modification s'applique a toute l'equipe et a toutes les entreprises actuelles + futures. Si un champ est active/visible, il sera visible de facon coherente dans votre espace de travail.

1) Ce qu'est la configuration des champs entreprise

Voyez ceci comme la structure standard du profil entreprise de votre cabinet. Si un champ est Visible, votre equipe le voit et peut l'utiliser. S'il n'est pas active/visible, il n'encombre pas les ecrans ni les tableaux.
L'objectif
Suivre ce que votre equipe utilise reellement pour faire le travail et garder les donnees entreprise coherentes entre les membres du personnel.
Comme ceci se trouve dans Parametres → Configuration des champs, c'est le bon endroit pour definir « comment on fait ici » pour toute votre equipe.

2) Champs du profil entreprise (integres)

Ce sont les champs d'identite de base de l'entreprise. Dans votre configuration, ils sont visibles :
Nom de l'entreprise Nom legal principal de l'entite
Numero d'entreprise Numero d'entreprise de l'ARC (NE)
Revenus de l'entreprise Informations sur les revenus
Activite commerciale Description du secteur et des operations
Fin d'exercice de l'entreprise Date de fin d'exercice (MM/JJ)
Cle societe/entreprise Identifiant interne essentiel pour votre cabinet
Comment utiliser ces champs
  • Nom de l'entreprise + NE : eviter les doublons et conserver des dossiers exacts
  • Fin d'exercice : soutien a la planification et au suivi des echeances
  • Activite + Revenus : notes de complexite et decisions de dotation
  • Cle entreprise : emplacement previsible pour les identifiants internes

3) Inscriptions et obligations fiscales (declencheurs de flux)

Ce sont des questions oui/non qui servent d'indicateurs de conformite. Dans votre configuration, ils sont visibles :
  • TPS/TVH : « L'entreprise est-elle inscrite a la TPS/TVH ? »
  • WSIB : « L'entreprise a-t-elle la WSIB ? »
  • Remises de paie : « L'entreprise verse-t-elle des remises de paie ? »
  • TVP : « L'entreprise est-elle inscrite a la TVP ? »
  • EHT : « L'entreprise a-t-elle l'EHT ? »
Pourquoi c'est important
Ces indicateurs deviennent votre vue de conformite « en un coup d'oeil ». Ils aident votre equipe a determiner :
  • Cette entreprise doit-elle etre incluse dans les flux TPS/TVH ?
  • L'entreprise a-t-elle des exigences de paie a gerer ?
  • Y a-t-il des declarations WSIB a suivre ?
  • La TVP est-elle pertinente ?
  • L'EHT s'applique-t-elle ?
Meme si vous n'avez pas toutes les reponses le premier jour, garder ces champs visibles garantit que votre equipe collecte les memes informations au meme endroit.

4) Configuration des formulaires fiscaux et de paie

Activez ou desactivez des formulaires de declaration specifiques par profil entreprise (suivi structure de « quelles declarations existent »).
Visibles dans votre configuration
T4 T5 T5018 T4A Avantage automobile
Comment utiliser ceci
  • Saisir les declarations de facon coherente et filtrable
  • Reduire les declarations oubliees (surtout quand le dossier change de main)
  • Facilite la mise en place de taches et listes recurrentes par la suite
Exemple : une entreprise peut avoir besoin de T4 + T4A mais pas de T5 ; les contextes de construction exigent souvent le T5018.

5) Synchronisation des adresses (Client ↔ Entreprise)

Correspondance des adresses client « L'adresse du client est-elle la meme que celle de l'entreprise ? »
Quand c'est utile
Si active plus tard, c'est utile quand les adresses client + entreprise correspondent generalement et que vous voulez eviter d'entretenir deux valeurs separees. Si cela reste desactive, cela signifie en general que votre cabinet prefere gerer l'adresse entreprise independamment.

6) Champs personnalises dans le formulaire Creer/Modifier entreprise

Dans Creer/Modifier entreprise, la section Champs personnalises vous permet de suivre des informations propres au cabinet, non universelles, mais critiques pour votre facon de travailler.
Types de champs pris en charge
Texte Zone de texte Date Nombre Case a cocher
Creer un champ personnalise (etapes)
  1. Cliquez sur Ajouter un champ personnalise
  2. Selectionnez le type de champ personnalise
  3. Saisissez le nom du champ personnalise (obligatoire)
  4. Choisissez si vous voulez Appliquer a toutes les entreprises
  5. Enregistrer

7) « Appliquer a toutes les entreprises » vs champs propres a une entreprise (regle critique)

Regle
Seuls les champs personnalises definis sur Appliquer a toutes les entreprises apparaitront comme colonnes dans le tableau Entreprises.
Ce qui se passe dans chaque cas
  • Appliquer a toutes les entreprises : devient un champ standardise dans l'espace de travail et s'applique a toutes les entreprises actuelles + futures.
  • Propre a l'entreprise : existe seulement sur ce profil entreprise et ne devient pas une colonne globale de tableau.
Pourquoi c'est important
Cela evite d'encombrer votre tableau Entreprises avec des champs ponctuels, tout en vous permettant de suivre des donnees uniques au besoin. Si vous voulez que votre equipe utilise un champ de facon coherente, marquez-le Appliquer a toutes les entreprises pour qu'il devienne une colonne fiable.

8) Modifier, ordonner et supprimer des champs personnalises

Modification
Dans Modifier les champs personnalises, selectionnez le champ puis mettez a jour le nom/les parametres, puis enregistrez.
Reorganisation
Vous pouvez reordonner les champs personnalises. Si vous activez « Appliquer le changement d'ordre des champs personnalises a toutes les entreprises », le nouvel ordre devient la sequence standard dans tout votre espace de travail.
Suppression : deux portees
  • Supprimer pour cette entreprise : supprime le champ personnalise seulement de l'entreprise actuelle (irreversible).
  • Supprimer pour toutes les entreprises (Tout supprimer) : supprime definitivement le champ personnalise de toutes les entreprises (irreversible).
Approche prudente : retirez d'abord sur une seule entreprise si vous n'etes pas certain qu'il faille le supprimer globalement.

9) Parametres de tableau : masquer des colonnes a tout moment

Meme si un champ apparait comme colonne de tableau, vous pouvez controler sa visibilite avec les Parametres de tableau.
Points cles
  • Les champs peuvent etre actives globalement, tout en restant masques dans la vue tableau
  • C'est la meilleure facon de garder le tableau Entreprises lisible au quotidien
  • Les champs personnalises n'apparaissent dans le tableau Entreprises que s'ils sont sur Appliquer a toutes les entreprises
  • Desactivez les colonnes que vous ne voulez pas afficher (inutile de supprimer des champs)
Si le tableau devient charge, masquez d'abord des colonnes. Supprimez des champs seulement quand vous etes certain qu'ils ne sont plus necessaires.

10) Flux recommandes et bonnes pratiques

Flux recommande : configuration a l'integration d'une entreprise
  1. Renseigner les essentiels : Nom de l'entreprise, Numero d'entreprise, Fin d'exercice
  2. Renseigner les inscriptions : TPS/TVH, Paie, WSIB, TVP, EHT
  3. Activer les formulaires : T4 / T4A / T5 / T5018 / Avantage automobile au besoin
  4. Ajouter un petit ensemble de champs personnalises globaux (Appliquer a toutes les entreprises)
Bons exemples de champs « Appliquer a toutes les entreprises »
  • Systeme comptable (Texte)
  • Date de debut du mandat (Date)
  • Niveau de complexite interne (Nombre)
  • Acces ARC accorde (Case a cocher)
  • Frequence de tenue de livres (Texte)
Bonnes pratiques (garder un systeme propre et evolutif)
  • Gardez les champs personnalises globaux au minimum qui sert aux decisions
  • Utilisez des cases a cocher pour le suivi de processus (« fait / non fait »)
  • Utilisez Nombre/Date seulement si vous allez filtrer/trier/rapporter avec
  • Si un champ n'est pertinent que pour une entreprise atypique, ne l'appliquez pas globalement
  • Si le tableau devient charge, masquez les colonnes dans les Parametres de tableau plutot que de supprimer des champs immediatement

11) Champs personnalises dans les modeles d'impot personnel (meme idee, autre emplacement)

Il existe un createur similaire de champs personnalises lors de la creation de modeles de checklist d'impot personnel. Les types de champs sont les memes (Texte, Zone de texte, Date, Nombre, Case a cocher), mais l'objectif est different :
  • Champs personnalises entreprise = suivi operationnel interne sur les entites d'affaires
  • Champs personnalises de modele d'impot personnel = questions d'accueil auxquelles un client repond pour une annee fiscale
Meme mecanisme, intention differente : entreprises = operations internes ; impot personnel = accueil client.
Vous voulez un « profil entreprise par defaut » clair pour votre cabinet ? Reservez une demo et nous vous aiderons a choisir les bons champs integres, definir un ensemble minimal de champs personnalises globaux, et garder le tableau Entreprises lisible avec les Parametres de tableau.
Reserver une demo → Commencer l'essai gratuit