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COMMENT UTILISER BOOKWITS MODELES DE DOCUMENTS DEBUTANT

Modeles de documents

Les modeles de documents se trouvent dans Modeles → Documents. Ils vous permettent de definir une structure de dossiers par defaut qui est creee automatiquement lorsque vous ajoutez une nouvelle Entreprise ou une nouvelle Annee d'impot personnel, afin que les documents restent organises des le depart.
Comment utiliser Bookwits
6 min de lecture
Presentation video (Modeles de documents)
La presentation la plus utile explique comment creer des modeles de documents pour les entreprises et l'impot personnel, construire des arborescences de dossiers, et gerer les modeles actifs ou inactifs.
Bientot...
Definissez la structure de dossiers une fois, reutilisez-la a chaque fois Lorsqu'un modele de documents actif existe, Bookwits applique automatiquement ses dossiers et sous-dossiers lors de la creation d'une nouvelle entreprise ou d'une nouvelle annee d'impot personnel.

Ou trouver les modeles de documents

Les modeles de documents se trouvent dans : Modeles → Documents.
Ce que vous trouverez dans ce module
Vous pouvez gerer des structures de dossiers reutilisables pour deux types d'enregistrements :
Modeles de documents entreprise Modeles de documents impot personnel Dossiers Sous-dossiers Statut du modele
Utilisez cet espace pour creer la structure de documents exacte que votre equipe veut utiliser par defaut.

A quoi servent les modeles de documents (simplement)

Les modeles de documents vous aident a :
  • Standardiser les structures de dossiers pour tous les dossiers clients
  • Eviter de recreer manuellement les memes dossiers encore et encore
  • Garder les fichiers de comptabilite, paie, fiscalite et support bien organises
  • Reduire le risque d'oublier des categories de documents importantes
Un modele de documents est lie a
  • Un type de modele precis
  • Soit Entreprise, soit Impot personnel
  • Une arborescence de dossiers reutilisable geree par votre equipe

Les 2 types de modeles de documents

1. Modele de documents entreprise
Definit la structure de dossiers par defaut pour les dossiers entreprise. Lorsqu'une nouvelle entreprise est creee, ce modele genere automatiquement des dossiers et sous-dossiers organises pour des elements comme les fichiers comptables, la paie et les documents fiscaux.
Fichiers comptables Dossiers de paie Documents fiscaux
2. Modele de documents impot personnel
Definit la structure de dossiers par defaut pour les annees d'impot personnel. Lorsqu'un nouveau dossier d'impot personnel est cree, ce modele configure automatiquement les dossiers et sous-dossiers pour des elements comme les feuillets T, recus et pieces justificatives.
Feuillets T Recus Pieces justificatives

Comment l'automatisation fonctionne

1
Creez ou modifiez le modele Construisez l'arborescence de dossiers que vous voulez que Bookwits utilise par defaut.
2
Gardez le modele actif Seuls les modeles actifs sont utilises lors de la creation d'une entreprise ou d'une annee d'impot personnel.
3
Creez une nouvelle Entreprise ou Annee d'impot personnel Bookwits cree le dossier principal de ce nouvel enregistrement puis applique la structure du modele correspondant a l'interieur.
4
Les dossiers sont prets immediatement Votre equipe peut commencer a televerser des documents dans une structure propre et coherente sans attendre.

Construire la structure de dossiers

Les modeles prennent en charge les dossiers imbriques, vous pouvez donc creer une structure avec dossiers et sous-dossiers qui correspond au fonctionnement de votre cabinet.
Exemple de structure entreprise
Fichiers comptables
Organisez les documents de tenue de livres et de comptabilite.
Banque et transactions Comptes clients Comptes fournisseurs
Dossiers de paie
Stockez les fichiers des employes et le traitement de la paie.
Informations des employes Traitement de la paie Remises
Documents fiscaux
Conservez les declarations, avis et depots ensemble.
Impots des societes Declarations T2 Avis de cotisation
Gardez des noms de dossiers pratiques et precis. Des noms clairs permettent a votre equipe et a vos clients de savoir facilement ou classer les documents.

Etape 1 : Creer un nouveau modele

Etapes
  1. Allez dans Modeles → Documents
  2. Choisissez le type de modele : Entreprise ou Impot personnel
  3. Entrez un nom de modele
  4. Ajoutez une description interne si necessaire
Ce que cela fait
Cela cree l'enregistrement de modele reutilisable qui contiendra votre structure de dossiers.

Etape 2 : Ajouter des dossiers et sous-dossiers

Construisez votre structure en ajoutant d'abord des dossiers racine puis des sous-dossiers en dessous.
Ce que vous pouvez faire
  • Ajouter des dossiers racine
  • Ajouter des sous-dossiers dans chaque dossier
  • Reordonner les elements selon votre organisation preferee
  • Supprimer les dossiers dont vous n'avez plus besoin
Approche recommandee
  • Commencez par des categories larges
  • Puis creez des sous-dossiers plus precis a l'interieur
  • Evitez de rendre la structure plus profonde que necessaire

Modeles actifs vs inactifs

Active
Le modele sera utilise automatiquement lors de la creation d'une nouvelle entreprise ou d'une nouvelle annee d'impot personnel du type correspondant.
Inactif
Le modele reste enregistre dans Bookwits, mais ne sera pas utilise pendant la creation.
Desactiver un modele ne modifie pas les enregistrements existants. Cela affecte uniquement les futures entreprises ou annees d'impot personnel creees apres ce moment.

Comment desactiver un modele

Pour arreter d'utiliser un modele sans le supprimer, ouvrez le modele et cliquez sur les 3 points en haut a droite.
Pourquoi desactiver plutot que supprimer
  • Conserver la structure pour reference future
  • Mettre en pause d'anciens processus sans perdre le travail de configuration
  • Passer a un modele plus recent lorsque votre processus change

Ou gerer les modeles de documents

Allez dans : Modeles → Documents
Depuis cet espace, vous pouvez
  • Creer de nouveaux modeles
  • Modifier les noms et descriptions des modeles
  • Construire ou mettre a jour les structures de dossiers
  • Activer ou desactiver des modeles
Pensez a cet espace comme a votre bibliotheque reutilisable d'organisation de documents.

Bonnes pratiques (par quoi commencer)

Si vous configurez cela pour la premiere fois
  • Commencez avec un seul modele par defaut propre par type
  • Utilisez d'abord des categories simples de premier niveau
  • Nommez les dossiers selon l'usage reel des documents
  • Evitez de creer trop de niveaux imbriques
  • Revoyez la structure avant de l'activer
Une structure par defaut solide est generalement preferable a de nombreuses variantes de modeles compliquees. Restez simple sauf si les processus sont reellement differents.
Besoin d'aide pour organiser votre structure de documents ? Reservez une demo et nous vous aiderons a creer des modeles de documents qui gardent les fichiers d'entreprise et d'impot personnel organises des la creation d'un nouvel enregistrement.
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