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COMMENT UTILISER BOOKWITS LISTES DE CLIENTS DEBUTANT

Guide du module Listes de clients

Les listes de clients sont votre tableau de bord de travail pour les echeances et les workflows recurrents. Creez des listes a partir de criteres (fins d'annee, annees d'impot personnel, TPS/TVH, feuillets T, paie, WSIB, etc.), puis suivez l'avancement avec les statuts, notes, taches, actions de masse et exportations.
Comment utiliser Bookwits
9 min de lecture
Presentation video (module Listes de clients)
Si vous avez une video de presentation du module Listes de clients, ajoutez-la ici. C'est ideal pour montrer la configuration, ou trouver les elements, et comment utiliser les fonctionnalites cles en 5 a 10 minutes.
Bientot...
Pourquoi ce module est important Il vous donne une vision claire de ce qu'il faut faire, sans feuilles de calcul, et aide votre equipe a faire avancer le travail dans un workflow coherent.

Ou trouver les listes de clients

Allez a : Clients → Listes de clients
A partir d'ici, vous pouvez
  • Creer une nouvelle liste selon des criteres
  • Voir les listes existantes
  • Mettre a jour les statuts et les notes
  • Generer des rapports
  • Creer des taches depuis les elements de liste

Qu'est-ce qu'une liste de clients ?

Une liste de clients est une liste generee d'elements (clients, entreprises ou enregistrements d'annees fiscales personnelles) selon les criteres que vous choisissez.
Exemples
  • “Company year-end – Dec 31, 2025”
  • “Personal tax year – 2025”
  • « Declaration TPS/TVH - Declarants trimestriels »
  • « Feuillets T - 2025 »
Une fois creee, la liste devient votre outil de suivi operationnel : vous mettez a jour les statuts au fur et a mesure de l'avancement jusqu'a completion.

Creer une nouvelle liste de clients

Etapes
  1. Ouvrez Clients → Listes de clients
  2. Cliquez sur Creer (ou + Liste)
  3. Saisissez un Nom (obligatoire) et une Description (facultative)
  4. Sous Selectionner un critere, choisissez-en un
  5. Cliquez sur Creer
Options de criteres frequentes
Company year-end Entreprise individuelle Feuillets T Declaration TPS/TVH Personal tax year WSIB Versements de paie
Apres avoir choisi un critere, Bookwits demandera le ou les parametres cles necessaires pour generer la liste.

Exemple : liste de fin d'annee d'entreprise (la plus courante)

Lorsque vous selectionnez Fin d'annee d'entreprise, vous choisissez le mois/la date de fin d'annee a recuperer (exemple : decembre (12) → 31 dec. 2025).
Ce qui se passe apres la creation de la liste
  • Bookwits recupere les enregistrements correspondants de la table Entreprises
  • Ils sont affiches sous forme de liste a traiter
  • Vous verrez un en-tete du type « Fin d'annee / Decembre (12) / 31 dec. 2025 » et un compteur de progression du type « Entreprises 3/17 »
Colonnes typiques
  • Nom (nom de l'entreprise)
  • Fin d'annee (ex. 12/31)
  • Statut
  • Mis a jour le
Exemple de ligne : « Bloom Flowers — 12/31 — (statut) — 19 nov. 2025 »

Statuts (suivre l'avancement par ligne)

Chaque ligne a un statut pour rendre le travail visible au fur et a mesure de son avancement.
Statuts par defaut
A faire En cours En revision En attente du client Termine
Statuts personnalises (workflow d'equipe)
Vous pouvez ajouter des statuts personnalises et controler leur ordre pour que les listes correspondent a votre facon de travailler (ex. Preparation → Revue → Depose → Livre).
L'objectif n'est pas d'avoir des statuts compliques, mais d'assurer la coherence. Un langage de statuts partage evite les dossiers oublies.

Notes (contexte rapide par ligne)

Chaque ligne peut inclure une note pour permettre a votre equipe de consigner les blocages, demandes et prochaines etapes.
Exemples
  • “Waiting on bank statements”
  • « Brouillon T2 pret pour revision »
  • « Le client a confirme l'ecriture d'ajustement de fin d'annee »
Gardez les notes courtes et actionnables, en ecrivant comme si une autre personne allait reprendre le dossier.

Creer des taches depuis les elements de liste (passer du suivi a l'execution)

Les listes de clients ne servent pas qu'au suivi : vous pouvez creer de vraies taches a partir des lignes pour executer le travail dans Taches.
Ce que vous pouvez definir sur la tache
  • Titre de la tache
  • Responsable
  • Date d'echeance
  • Priorite (si utilisee)
  • Sous-taches (si necessaire)
  • Pieces jointes / commentaires (si necessaire)
La liste reste le suivi de haut niveau ; les taches constituent la couche d'execution au quotidien.

Actions de masse (cases a cocher)

Selectionnez plusieurs lignes et appliquez des mises a jour de masse pour aller plus vite, surtout pendant les revues hebdomadaires.
Actions de masse courantes
  • Changement de statut en masse (ex. marquer 10 elements en « En attente du client »)
  • Mise a jour en lot de l'etat du workflow apres une revue
Les mises a jour en masse sont une arme secrete : 5 minutes de mise a jour valent mieux qu'une heure de nettoyage de feuilles de calcul.

Rapports (export CSV / XLS)

Generez des exports pour partager l'avancement en interne, envoyer des resumes ou conserver des sauvegardes hors ligne si necessaire.
CSV XLS
Ce qui est exporte
Les exports sont generes a partir des elements actuellement presents dans la liste (selon les criteres de la liste).

Autres types de listes de clients (ce qu'elles recuperent)

Fin d'annee d'entreprise
Recupere les entreprises selon les criteres de mois/date de fin d'annee. Ideal pour suivre les workflows de fin d'annee entre clients.
Annee d'impot personnel
Specifiez l'annee fiscale (ex. 2025) et Bookwits recupere tous les enregistrements d'annee d'impot personnel pour cette annee. Ideal pour suivre la saison fiscale.
Declaration TPS/TVH
Recupere les entreprises selon l'echeancier de declaration pour suivre les cycles de conformite recurrents.
Feuillets T
Suivez la preparation des feuillets et les echeances de collecte sur plusieurs clients.
Versements de paie / WSIB
Workflows de conformite recurrents qui beneficient d'un suivi centralise dans une vue unique.
Entreprise individuelle
Segmentez les clients et construisez des listes de workflow autour de cette categorie.

Pourquoi les listes de clients font gagner beaucoup de temps

Les listes de clients remplacent les feuilles de calcul et le suivi mental par un workflow structure :
  • Liste claire de ce qui doit etre fait
  • Statuts coherents dans toute l'equipe
  • Mises a jour en masse faciles pendant les revues hebdomadaires
  • Notes centralisees au meme endroit
  • Taches creees depuis les elements de liste pour l'execution
  • Exports quand vous avez besoin de rapports
En bref : cela cree une vision claire et partagee du travail en cours et garde les echeances visibles.
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